Chọn nhà cung cấp, ngoài giá, cần nhìn năm thứ: chất lượng có đều giữa các lô không, giao có đúng giờ và đủ số không, khi có hàng lỗi họ xử lý thế nào, điều kiện thanh toán ra sao, và họ có nghe máy lúc mình cần gấp không. Giá rẻ mà thiếu mấy thứ này thì thường đắt hơn khi tính cả những buổi sáng phải chạy đi mua bù.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mình không bàn chuyện nên chọn nguồn hàng nào cho chiến lược kinh doanh. Mình bàn chuyện vận hành: nhà cung cấp là một phần bộ máy của bạn, chỉ là họ nằm ngoài cửa. Họ trục trặc thì máy của bạn trục trặc theo.
Chất lượng đều quan trọng hơn chất lượng cao nhất
Một lô rau rất đẹp rồi lô sau héo nửa sọt còn khó chịu hơn những lô rau vừa phải nhưng lần nào cũng như lần nào. Bếp có thể điều chỉnh món theo một nguyên liệu vừa phải. Bếp khó điều chỉnh khi mỗi ngày nhận một thứ khác nhau.
Khi thử nhà cung cấp mới, đừng đánh giá qua lô đầu tiên. Lô đầu thường được chọn kỹ để lấy lòng. Hãy nhìn lô thứ ba, thứ năm, và nhất là lô giao vào những ngày họ bận như cuối tuần hay trước Tết.
Ghi lại mỗi lô một dòng ngắn: đạt, tạm được, không đạt, và lý do. Sau một tháng, bạn có bức tranh rõ về độ đều, thay vì chỉ nhớ lần tốt nhất hoặc lần tệ nhất.
Với hàng đóng gói sẵn, độ đều thể hiện ở hạn dùng còn lại khi giao. Nhà cung cấp hay giao hàng cận hạn là nhà cung cấp đẩy rủi ro sang bạn.
Giao đúng giờ và đủ số: phần hay bị xem nhẹ
Với quán ăn, nguyên liệu tới lúc mười giờ thay vì bảy giờ có thể làm hỏng cả buổi chuẩn bị. Với xưởng nhỏ, vật tư thiếu một phần có thể làm cả chuyền dừng. Giờ giao và số lượng là một phần của sản phẩm, không phải chuyện phụ.
Khi bàn với nhà cung cấp, hỏi rõ: giao mấy giờ, ai giao, nếu trễ thì báo trước bao lâu. Hỏi xem họ có mấy xe, mấy người giao, vì nhà cung cấp chỉ có một người vừa bán vừa giao thì khi người đó ốm là bạn mất hàng.
Trong vài tuần đầu, ghi giờ giao thật và số lượng thật so với đơn đặt. Nhiều nhà cung cấp hứa bảy giờ nhưng thường tới tám giờ. Biết trước thì bạn xếp việc bếp phù hợp, hoặc quyết định tìm người khác.
Giao thiếu một cách đều đặn, dù mỗi lần ít, cũng là tín hiệu. Có thể họ thiếu hàng, có thể họ đang ưu tiên khách khác.
Hỏi trước: khi có hàng lỗi thì xử lý thế nào?
Câu hỏi này nên được hỏi trước khi mua lần đầu, không phải khi đã có hàng lỗi. Hàng hỏng thì đổi hay trừ tiền. Báo trong bao lâu. Cần chụp ảnh hay giữ lại hàng. Ai là người quyết.
Câu trả lời cho thấy nhiều thứ về nhà cung cấp. Người trả lời rõ ràng, có quy định sẵn, thường là người làm ăn lâu dài. Người trả lời chung chung kiểu cứ báo anh, anh lo, có thể vẫn tốt, nhưng bạn nên ghi lại những gì đã nói.
Khi có hàng lỗi thật, hãy xem cách họ phản ứng. Có người đổi ngay trong ngày, không cãi. Có người bắt chụp đủ thứ, hẹn tuần sau. Lần xử lý hàng lỗi đầu tiên là lần bạn hiểu rõ nhất về họ.
Mình từng biết một chủ quán chọn nhà cung cấp thịt đắt hơn một chút chỉ vì lần duy nhất có lô không đạt, người ta mang lô mới tới trong một giờ và xin lỗi. Chủ quán nói: mình trả thêm cho cái một giờ đó.
Điều kiện thanh toán ảnh hưởng tới dòng tiền vận hành
Hai nhà cung cấp cùng giá, một người đòi tiền mặt khi giao, một người cho trả vào cuối tuần hoặc cuối tháng. Với cửa hàng nhỏ, sự khác biệt đó có thể lớn hơn một khoản chênh lệch giá nhỏ.
Trả chậm giúp tiền của bạn ở lại trong két lâu hơn để xoay những việc khác. Nhưng đừng lạm dụng: trả chậm hơn hạn đã hứa là cách nhanh nhất để mất một nhà cung cấp tốt, hoặc bị họ ưu tiên khách khác khi hàng khan.
Hỏi rõ điều kiện và ghi lại: trả khi nào, bằng cách nào, có hoá đơn chứng từ không. Chuyện hoá đơn nên hỏi kế toán xem tiệm mình cần loại nào để khỏi rắc rối về sau.
Mình sẽ nói kỹ về lịch trả tiền nhà cung cấp trong loạt bài dòng tiền vận hành.
Thử nhà cung cấp mới mà không đặt cược cả tiệm
Đừng đổi hẳn một lần. Cách an toàn là đặt thử nhà cung cấp mới cho một phần nhỏ, một hai mặt hàng, trong vài tuần, trong khi vẫn giữ nhà cung cấp cũ.
Trong thời gian thử, theo dõi năm điều đã nói: độ đều, giờ giao, số lượng, cách xử lý lỗi, và cách họ liên lạc. Hỏi thêm ý kiến người nhận hàng và người đứng bếp, vì họ tiếp xúc với hàng nhiều hơn chủ.
Nếu được, ghé thăm chỗ của nhà cung cấp một lần. Một cái kho gọn gàng, một xưởng sạch sẽ nói lên nhiều điều mà lời chào hàng không nói được.
Nhà cung cấp tốt không phải người rẻ nhất, mà là người khiến buổi sáng của bạn yên ổn. Nếu nhà cung cấp chính của bạn không nghe máy vào bảy giờ sáng mai, bạn sẽ gọi ai?
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn nhà cung cấp rẻ nhất?
Chỉ khi các yếu tố khác tương đương. Nhà cung cấp rẻ mà chất lượng không đều, hay giao trễ thì chi phí ẩn như mua bù, hàng bỏ và khách phàn nàn thường lớn hơn khoản tiết kiệm.
Nên thử nhà cung cấp mới trong bao lâu?
Vài tuần đến một tháng là hợp lý để thấy được độ đều qua nhiều lô, kể cả những ngày họ bận. Đánh giá qua một hai lô đầu thường không chính xác.
Làm sao kiểm tra một nhà cung cấp có đáng tin?
Hỏi rõ cách xử lý hàng lỗi, ghi lại giờ giao và số lượng thật trong vài tuần, ghé thăm kho của họ nếu được, và hỏi thăm những cửa hàng khác đang mua của họ.
Có cần hợp đồng với nhà cung cấp nhỏ không?
Nên có ít nhất một bản thoả thuận ghi giá, giờ giao, cách xử lý lỗi và điều kiện thanh toán. Với những giao dịch lớn, nên nhờ người am hiểu pháp lý xem trước.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp?
Khi lỗi lặp lại sau nhiều lần đã góp ý, khi giao trễ ảnh hưởng thường xuyên tới vận hành, hoặc khi họ không còn trả lời lúc bạn cần. Nên thử người mới song song trước khi đổi hẳn.
