Có nên giữ hai nhà cung cấp cho một mặt hàng? Nên, với những mặt hàng mà thiếu một ngày là cửa hàng phải dừng. Cách hợp lý là một nhà cung cấp chính nhận phần lớn đơn, và một nhà cung cấp phụ nhận đều đặn một phần nhỏ, để khi cần tăng lên đột ngột, họ đã quen hàng của bạn, quen giờ giao, quen cách làm việc.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Rất nhiều chủ cửa hàng chỉ nghĩ tới nhà cung cấp dự phòng vào đúng buổi sáng nhà cung cấp chính không giao. Lúc đó đi tìm người mới thì vừa đắt, vừa không biết chất lượng. Tập này mình bàn cách chuẩn bị trước, và cả khi nào thì không cần.
Mặt hàng nào cần có nhà cung cấp thứ hai?
Không phải mặt hàng nào cũng cần. Hãy hỏi: nếu mặt hàng này không về hôm nay, tiệm mình sẽ ra sao. Nếu câu trả lời là phải đóng cửa hoặc bỏ món chính, đó là mặt hàng cần dự phòng.
Với quán phở, đó là xương và thịt bò, bánh phở. Với tiệm bánh mì, là bột mì và bánh nếu mua ngoài. Với xưởng may, là vải chính và phụ liệu đặc thù. Với quán cà phê, là hạt cà phê và sữa.
Những mặt hàng phụ, dễ mua ở chợ hay siêu thị gần đó, như hành, chanh, khăn giấy, thì không cần. Lỡ thiếu, cho người chạy ra mua là xong.
Thêm một câu hỏi nữa: nhà cung cấp hiện tại có rủi ro gì đặc biệt không. Chỉ có một người giao. Ở xa, hay kẹt đường mùa mưa. Đang có dấu hiệu làm ăn khó khăn. Những rủi ro đó làm nhu cầu dự phòng gấp hơn.
Vì sao nhà cung cấp dự phòng phải được dùng đều đặn?
Sai lầm phổ biến là ghi sẵn số điện thoại một nhà cung cấp khác, rồi chỉ gọi khi có chuyện. Khi gọi, họ có thể không còn hàng, không biết bạn là ai, không ưu tiên bạn, và hàng họ giao có thể khác hẳn thứ bếp bạn quen.
Nhà cung cấp dự phòng thật sự là người đang giao cho bạn một phần nhỏ mỗi tuần. Họ quen địa chỉ, quen giờ, quen yêu cầu. Bếp quen hàng của họ. Khi nhà cung cấp chính gặp trục trặc, bạn chỉ cần tăng đơn với người phụ, không phải bắt đầu lại từ đầu.
Phần chia cho nhà cung cấp phụ không cần lớn. Một phần nhỏ nhưng đều đặn đủ để giữ quan hệ, đủ để họ coi bạn là khách quen.
Việc này có thể tốn thêm một chút, vì đơn nhỏ thường giá không tốt bằng đơn lớn. Hãy coi khoản chênh lệch đó là tiền bảo hiểm cho những buổi sáng không có hàng.
Giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp chính khi có người thứ hai
Nhiều chủ ngại vì sợ nhà cung cấp chính biết mình mua thêm chỗ khác thì phật lòng, hoặc bớt ưu đãi. Thật ra phần lớn nhà cung cấp làm ăn lâu năm hiểu chuyện này, và cũng tự có nhiều nguồn hàng của họ.
Cách tốt nhất là nói thẳng nhưng khéo: bên em vẫn lấy chính của anh, chỉ giữ thêm một chỗ nhỏ phòng khi anh kẹt hàng, để cả hai bên không bị động. Nói vậy cho thấy bạn là khách chuyên nghiệp chứ không phải khách đang tìm cách ép giá.
Đừng dùng nhà cung cấp phụ làm công cụ ép giá liên tục. Làm vậy vài lần, cả hai sẽ thấy bạn chỉ quan tâm giá, và sẽ đối xử với bạn đúng như vậy.
Tiếp tục trả tiền đúng hạn cho cả hai. Trong mùa khan hàng, nhà cung cấp luôn ưu tiên khách trả tiền đúng và ít đòi hỏi vô lý.
Khi nào một nhà cung cấp là đủ?
Có những trường hợp giữ một nhà cung cấp lại hợp lý hơn. Khi mặt hàng rất đặc thù, như một loại nước sốt mà chỉ một nơi làm đúng vị, chia đơn có thể khiến món không còn như cũ. Lúc đó, thay vì nhà cung cấp thứ hai, hãy giữ tồn kho dự phòng nhiều hơn.
Khi lượng mua quá nhỏ, chia ra hai nơi có thể khiến không nơi nào coi bạn là khách đáng kể. Với cửa hàng rất nhỏ, một nhà cung cấp tốt, quan hệ tốt, cộng với việc biết một chỗ mua lẻ khẩn cấp, có thể là đủ.
Cũng có khi nhà cung cấp chính đề nghị ưu đãi đáng kể nếu bạn mua hết ở họ. Lúc đó hãy tính: khoản ưu đãi đó có lớn hơn rủi ro mất hàng không, và nếu mất hàng thì mất bao lâu.
Không có câu trả lời chung. Có câu hỏi chung: nếu người này dừng giao ngày mai, mình trụ được mấy ngày.
Tập dượt cho ngày nhà cung cấp chính không giao
Một cách kiểm tra đơn giản là thỉnh thoảng giả định: nếu sáng mai nhà cung cấp chính không giao, mình làm gì. Gọi ai, số điện thoại ở đâu, họ giao được lúc mấy giờ, bếp cần đổi gì.
Viết câu trả lời ra một tờ giấy, để cùng chỗ với danh sách số điện thoại khẩn cấp. Quản lý ca nào cũng làm theo được, không phải chờ chủ.
Vài tháng một lần, cập nhật tờ giấy đó: nhà cung cấp phụ còn làm không, số điện thoại còn đúng không, giá cả thay đổi thế nào.
Nguồn hàng là một phần bộ máy mà bạn không điều khiển được hoàn toàn. Nhưng bạn có thể quyết định mình dễ tổn thương tới mức nào khi nó trục trặc. Trong tiệm bạn, mặt hàng nào đang chỉ trông vào đúng một người?
Câu hỏi thường gặp
Chia đơn cho nhà cung cấp chính và phụ theo tỷ lệ nào?
Không có tỷ lệ chuẩn. Phần cho nhà cung cấp phụ chỉ cần đủ lớn để họ coi bạn là khách quen và đủ đều để bếp quen hàng của họ. Phần lớn vẫn nên dành cho nhà cung cấp chính.
Nhà cung cấp chính có phật lòng khi mình mua thêm chỗ khác?
Có thể, nếu bạn giấu hoặc dùng việc đó để ép giá. Nói thẳng rằng đó là dự phòng phòng khi họ kẹt hàng thường được thông cảm, nhất là khi bạn vẫn trả tiền đúng hạn.
Hàng của hai nhà cung cấp khác nhau thì làm sao giữ món ăn đồng đều?
Cần tiêu chuẩn rõ cho từng mặt hàng như kích cỡ, độ tươi, tỷ lệ mỡ, và thông báo cho cả hai. Bếp nên thử hàng của nhà cung cấp phụ thường xuyên để biết cách điều chỉnh.
Cửa hàng rất nhỏ có cần nhà cung cấp dự phòng?
Với mặt hàng chính thì nên có ít nhất một phương án, có thể là một chỗ mua lẻ đáng tin gần tiệm. Không nhất thiết phải chia đơn đều đặn nếu lượng mua quá nhỏ.
Ngoài nhà cung cấp phụ, còn cách nào giảm rủi ro thiếu hàng?
Giữ thêm tồn kho dự phòng cho mặt hàng quan trọng và để được lâu, chuẩn bị món thay thế trong thực đơn, và giữ quan hệ tốt để được ưu tiên khi hàng khan.
