Hạn mức chi tiêu cho quản lý nên chia theo mức: dưới một ngưỡng thì quản lý tự chi, trên ngưỡng đó thì chi rồi báo, và cao hơn nữa thì phải được duyệt trước. Ngưỡng nên dựa trên những khoản chi thường gặp của chính cửa hàng. Kèm theo đó là một quỹ chi riêng tách khỏi két bán hàng, và thói quen kiểm tổng mỗi tuần thay vì duyệt từng khoản nhỏ.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mười giờ sáng, bình gas hết, cửa hàng gas đòi tiền mặt. Quản lý gọi chủ, chủ đang họp không nghe máy. Bếp đứng. Nếu bạn từng gặp cảnh này, tập này là dành cho bạn.
Vì sao cần hạn mức rõ ràng?
Không có hạn mức, có hai kiểu hỏng. Kiểu thứ nhất là quản lý không dám chi gì, mọi khoản nhỏ đều phải gọi chủ. Việc chậm, chủ bị làm phiền cả ngày, và cửa hàng mất cơ hội vì những khoản vài chục nghìn.
Kiểu thứ hai là quản lý chi thoải mái vì không ai nói giới hạn. Không phải vì họ gian dối, mà vì họ không biết chủ coi khoản nào là lớn.
Một con số rõ ràng giải quyết cả hai. Quản lý biết mình được chi tới đâu, và chi trong mức đó thì yên tâm. Chủ biết những khoản lớn sẽ luôn qua tay mình.
Hạn mức cũng là cách thể hiện niềm tin cụ thể. Tin người ta mà không giao cho họ quyền chi một đồng nào thì niềm tin đó chỉ là lời nói.
Nó còn bảo vệ chính người quản lý. Khi có ai đó thắc mắc sao quản lý lại tự mua cái này, câu trả lời nằm sẵn trên giấy: khoản đó nằm trong mức được giao. Người làm đúng không phải đứng ra giải thích, và không phải mang cảm giác bị nghi ngờ.
Đặt ngưỡng dựa trên khoản chi thường gặp
Nhìn lại các khoản chi của cửa hàng trong vài tháng. Những khoản nhỏ lặp lại thường xuyên như mua bù nguyên liệu, gas, đá, đồ dùng vệ sinh, sửa lặt vặt, tiền ship gấp. Đặt ngưỡng tự chi sao cho phần lớn những khoản này nằm dưới ngưỡng.
Mức thứ hai, chi rồi báo, dành cho những khoản lớn hơn nhưng vẫn là chuyện vận hành bình thường, như gọi thợ sửa máy, mua thêm hàng khi bán chạy bất ngờ.
Mức thứ ba, phải duyệt trước, dành cho những khoản lớn hoặc không thường xuyên: mua thiết bị, trả trước cho nhà cung cấp mới, chi cho quảng cáo.
Con số cụ thể tuỳ quy mô từng tiệm, mình không đưa con số chung. Quan trọng là ngưỡng đủ cao để quản lý không phải hỏi những chuyện vặt, và đủ thấp để chủ ngủ yên.
Quỹ chi riêng, tách khỏi két bán hàng
Đừng để quản lý chi từ két bán hàng. Tiền két lẫn tiền chi thì cuối ca đối soát sẽ rối, và rất khó biết két lệch vì chi hay vì nhầm.
Lập một quỹ chi riêng, có thể là một phong bì tiền mặt, hoặc một tài khoản nhỏ riêng cho chi tiêu vận hành. Chủ nạp vào một khoản cố định, quản lý chi từ đó, hết thì nộp chứng từ để được nạp lại.
Cách nạp lại theo chứng từ này rất gọn: số tiền còn lại trong quỹ cộng với tổng các chứng từ luôn phải bằng khoản ban đầu. Không cần sổ sách phức tạp để kiểm.
Mỗi khoản chi cần có chứng từ: hoá đơn, phiếu mua hàng, hoặc ít nhất một tờ ghi tay có chữ ký người nhận tiền nếu mua ở chợ. Chụp ảnh chứng từ gửi vào một nhóm riêng cũng là cách lưu tiện. Về loại chứng từ cần cho sổ sách thuế, hỏi kế toán.
Kiểm tổng mỗi tuần, không duyệt từng khoản
Sai lầm hay gặp là đặt hạn mức rồi vẫn đòi xem từng khoản trước khi chi. Như vậy hạn mức chẳng có ý nghĩa gì.
Thay vào đó, mỗi tuần ngồi với quản lý mười lăm phút, xem tổng chi trong tuần theo từng loại, và vài khoản đáng chú ý. Hỏi để hiểu, không phải để bắt lỗi: khoản sửa máy này là máy nào, có hay hỏng không.
Nhìn xu hướng qua các tuần: chi mua bù nguyên liệu tăng dần có thể là đặt hàng chưa đủ. Chi sửa lặt vặt tăng có thể là thiết bị đã tới lúc thay.
Việc kiểm tuần cũng là lúc điều chỉnh hạn mức nếu cần. Nếu quản lý thường xuyên phải báo vì khoản chi thường gặp vượt ngưỡng, có thể ngưỡng đang thấp quá.
Khi có khoản chi bất thường
Đôi khi quản lý chi vượt hạn mức vì tình huống gấp thật: máy hỏng giữa ca cao điểm, chủ không liên lạc được. Hãy có sẵn quy định cho trường hợp này: được chi nếu thật sự gấp, và phải báo ngay khi liên lạc được, kèm lý do.
Khi quản lý chi vượt mức không có lý do chính đáng, nói chuyện riêng, rõ ràng, và nhắc lại ranh giới. Nếu lặp lại, đó là chuyện về niềm tin cần xử lý nghiêm túc hơn.
Nhưng phần lớn thời gian, khi hạn mức rõ ràng và có kiểm tuần, những chuyện này rất hiếm.
Một con số được viết ra giúp cả hai bên nhẹ đầu. Quản lý không phải đoán, chủ không phải lo. Nếu bình gas nhà bạn hết lúc mười giờ sáng mai, quản lý có biết mình được tự mua không?
Câu hỏi thường gặp
Hạn mức chi tiêu cho quản lý nên là bao nhiêu?
Không có con số chung. Nên dựa trên những khoản chi thường gặp của cửa hàng, sao cho phần lớn khoản vặt nằm dưới ngưỡng tự chi, còn khoản lớn luôn qua tay chủ.
Quỹ chi vặt hoạt động thế nào?
Chủ nạp một khoản cố định, quản lý chi từ đó và giữ chứng từ. Khi gần hết, nộp chứng từ để được nạp lại đúng bằng số đã chi. Tiền còn cộng chứng từ luôn bằng khoản ban đầu.
Có nên cho quản lý chi từ két bán hàng không?
Không nên. Tách riêng quỹ chi khỏi két giúp đối soát két rõ ràng và biết chính xác đã chi bao nhiêu cho vận hành.
Nên kiểm chi tiêu của quản lý bao lâu một lần?
Mỗi tuần kiểm tổng theo loại và vài khoản đáng chú ý là đủ với cửa hàng nhỏ. Duyệt từng khoản trước khi chi làm mất ý nghĩa của hạn mức.
Quản lý chi vượt hạn mức vì việc gấp thì sao?
Nên có sẵn quy định cho tình huống gấp: được chi khi thật cần và phải báo ngay kèm lý do. Nếu vượt mức không có lý do chính đáng thì cần nói chuyện rõ ràng.
