Muốn vắng một tháng mà cửa hàng vẫn chạy, chủ cần chuẩn bị từ vài tháng trước chứ không phải vài ngày: thử vắng ngắn trước, ghi lại mọi việc chỉ mình đang làm, giao từng việc cho một người cụ thể, để lại danh bạ và quyền truy cập cần thiết, thống nhất nhịp báo cáo và những tình huống thật sự phải gọi. Chuyến đi một tháng là bài kiểm tra cho cả bộ máy.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Có thể bạn cần đi chữa bệnh, chăm người nhà, đi học một khoá dài, hoặc đơn giản là nghỉ ngơi sau nhiều năm không có kỳ nghỉ nào. Nhiều chủ không dám đi vì sợ về thấy tiệm tan hoang. Tập này mình kể cách chuẩn bị để đi thật yên tâm.
Thử vắng ngắn trước khi vắng dài
Đừng để lần vắng đầu tiên là một tháng. Hãy thử trước: một ngày không tới tiệm, rồi một cuối tuần, rồi một tuần. Mỗi lần thử, chỉ nghe điện thoại khi thật sự khẩn cấp.
Ghi lại mọi cuộc gọi, tin nhắn hỏi trong thời gian vắng. Mỗi câu hỏi là một thứ bộ máy chưa tự trả lời được. Sau mỗi lần thử, xử lý từng câu: viết quy trình, giao quyền, hoặc để lại thông tin.
Lần thử cũng cho người quản lý tập dượt. Họ quen dần với việc tự quyết, và bạn quen dần với việc không biết mọi thứ ngay lập tức. Phần sau này nhiều khi khó hơn phần trước.
Khi một tuần vắng mà chỉ có vài câu hỏi thật sự cần bạn, bộ máy đã sẵn sàng cho chuyến đi dài hơn.
Liệt kê mọi việc chỉ mình đang làm
Trong vài tuần trước khi đi, mỗi ngày ghi lại mọi việc bạn làm ở tiệm, kể cả những việc nhỏ như nếm nồi nước dùng buổi sáng, trả lời tin nhắn khách quen, duyệt đơn đặt hàng, chuyển tiền cho nhà cung cấp.
Bạn sẽ ngạc nhiên vì danh sách dài thế nào. Rất nhiều việc bạn làm theo thói quen mà chưa bao giờ nghĩ đó là việc.
Với mỗi việc, quyết định: giao cho ai, hoặc tạm dừng trong tháng vắng, hoặc làm từ xa. Không việc nào được để trống không có chủ.
Những việc cần kỹ năng như nếm và chỉnh vị, cần được dạy trước cho người nhận, và để họ làm thử vài lần khi bạn còn ở đó.
Cũng nên xem lại lịch của tháng vắng: có đợt lễ nào, có đơn đặt tiệc nào, hợp đồng nào tới hạn gia hạn, giấy phép nào cần nộp lại. Những việc rơi đúng vào tháng đó cần được làm trước khi đi, hoặc giao rõ cho ai đó kèm hướng dẫn cụ thể. Chuyện bất ngờ thì không lường được, nhưng chuyện đã có trên lịch thì không nên để bất ngờ.
Danh bạ, quyền truy cập và những thứ để lại
Để lại một bộ hồ sơ gọn cho quản lý: danh bạ nhà cung cấp, thợ sửa, chủ nhà, kế toán, khách lớn. Mật khẩu hoặc quyền truy cập những tài khoản quản lý cần dùng. Lịch các khoản phải trả trong tháng.
Với tiền, quyết định rõ trước: quản lý được chi tới mức nào, những khoản lớn như tiền hàng, lương, tiền thuê sẽ được trả thế nào. Có thể chủ chuẩn bị trước, đặt lịch chuyển tiền, hoặc tạm nâng hạn mức cho quản lý trong tháng vắng.
Báo cho nhà cung cấp và khách lớn biết trong tháng này họ liên hệ ai. Đừng để họ gọi cho bạn rồi bạn phải chuyển lời.
Chủ vẫn giữ quyền truy cập mọi tài khoản của cửa hàng. Giao quyền dùng không có nghĩa là trao quyền sở hữu.
Báo cáo định kỳ và khi nào thật sự phải gọi
Thống nhất một nhịp báo cáo gọn: mỗi cuối ngày một tin nhắn ngắn theo mẫu, mỗi cuối tuần một cuộc gọi mười lăm phút. Như vậy bạn biết tình hình mà không phải hỏi, và quản lý biết khi nào sẽ được nghe ý kiến của bạn.
Viết rõ những tình huống phải gọi ngay, bất kể giờ nào: có người bị thương, cơ quan chức năng tới làm việc, sự cố lớn như cháy hay ngập, khách lớn đòi huỷ hợp đồng, nhân viên chủ chốt xin nghỉ.
Những chuyện khác thì chờ báo cáo cuối ngày hoặc cuối tuần. Nếu bạn trả lời mọi tin nhắn ngay lập tức, quản lý sẽ tiếp tục hỏi mọi thứ, và chuyến đi thành một tháng làm việc từ xa.
Có thể chỉ định thêm một người thứ hai, như một người thân tin cậy hay kế toán, để quản lý hỏi ý khi không liên lạc được với bạn.
Khi quay lại: nghe trước, sửa sau
Ngày đầu quay lại, đừng vội sửa những gì bạn thấy khác. Hãy nghe quản lý kể lại một tháng: chuyện gì khó, đã quyết định thế nào, vì sao.
Ghi nhận những quyết định tốt. Với những quyết định bạn sẽ làm khác, bàn nhẹ nhàng cho lần sau. Nếu quay lại mà đảo ngược mọi thứ, lần sau quản lý sẽ không dám quyết gì nữa.
Có thể bạn sẽ phát hiện vài cách làm của quản lý tốt hơn cách của mình. Giữ lại.
Một tháng vắng mà tiệm vẫn chạy là dấu hiệu bạn đã xây được một bộ máy, chứ không chỉ là một công việc. Nếu phải đi xa một tháng bắt đầu từ tuần sau, bạn lo nhất điều gì ở tiệm mình?
Câu hỏi thường gặp
Chủ cửa hàng nhỏ có thể vắng một tháng không?
Có thể, nếu chuẩn bị từ sớm: thử vắng ngắn trước, giao từng việc cho người cụ thể, để lại thông tin và quyền truy cập, và thống nhất cách báo cáo. Không chuẩn bị thì rất rủi ro.
Nên chuẩn bị trước bao lâu khi định vắng dài ngày?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là vài tháng để có thời gian thử vắng ngắn, dạy những việc cần kỹ năng và sửa các lỗ hổng phát hiện được.
Khi vắng có nên trả lời mọi tin nhắn của quản lý?
Không nên. Thống nhất những tình huống phải gọi ngay và để các chuyện khác vào báo cáo định kỳ. Trả lời mọi tin nhắn ngay khiến quản lý không tập được việc tự quyết.
Làm sao trả tiền hàng và lương khi chủ vắng?
Chuẩn bị lịch các khoản phải trả, đặt lịch chuyển tiền trước nếu được, hoặc tạm nâng hạn mức cho quản lý với quy trình chứng từ rõ ràng. Chủ vẫn giữ quyền kiểm tra tài khoản.
Quay lại thấy quản lý làm khác ý mình thì sao?
Nghe lý do trước, ghi nhận quyết định tốt, bàn nhẹ nhàng những điều muốn làm khác cho lần sau. Đảo ngược mọi thứ ngay khiến quản lý không dám quyết nữa.
