Nên chuyển từ sổ tay sang phần mềm bán hàng khi sổ tay bắt đầu gây sai sót đắt tiền, như tính nhầm tiền, lệch kho không biết vì sao, hoặc khi cộng sổ cuối ngày chiếm quá nhiều thời gian. Cách chuyển an toàn gồm năm bước: chọn phần mềm theo quy trình của mình, nhập dữ liệu gốc thật cẩn thận, chạy song song sổ và máy vài tuần, đào tạo người dùng, và giữ quyền quản trị trong tay chủ.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mình sẽ không giới thiệu hay chấm điểm phần mềm nào ở đây. Mình chỉ nói về quá trình chuyển đổi, vì phần lớn thất bại khi số hoá không đến từ phần mềm dở, mà đến từ cách chuyển vội vàng.
Dấu hiệu đã tới lúc bỏ sổ tay
Sổ tay không có gì xấu. Nhiều cửa hàng chạy tốt bằng sổ tay nhiều năm. Câu hỏi không phải là sổ tay có lỗi thời không, mà là sổ tay có đang làm mình mất tiền hay mất thời gian không.
Dấu hiệu thứ nhất là sai sót tăng: tính nhầm tiền cho khách, cộng nhầm sổ, không biết hàng nào sắp hết. Dấu hiệu thứ hai là thời gian: cộng sổ cuối ngày mất cả tiếng, kiểm kho mất cả ngày.
Dấu hiệu thứ ba là không trả lời được những câu hỏi đơn giản: tháng này mặt hàng nào bán chạy nhất, khách quen nào lâu rồi không quay lại. Thông tin có trong sổ, nhưng lục ra thì quá mất công.
Dấu hiệu thứ tư là cửa hàng bắt đầu có nhiều người cùng bán, nhiều ca, hoặc bán cả tại chỗ lẫn trực tuyến. Một cuốn sổ khó theo kịp nhiều người và nhiều kênh.
Chọn phần mềm theo quy trình của mình
Đừng bắt đầu bằng việc xem phần mềm nào nhiều tính năng nhất. Hãy bắt đầu bằng việc viết ra quy trình bán hàng của chính tiệm mình: khách gọi món thế nào, thanh toán bằng những cách nào, có công nợ không, có bán theo cân không, có nhiều chi nhánh không.
Rồi mang danh sách đó đi thử từng phần mềm. Phần mềm nào làm được đúng những việc mình cần, đơn giản nhất cho nhân viên, là phần mềm phù hợp. Tính năng thừa chỉ làm rối.
Hỏi kỹ về những thứ ít ai hỏi: xuất dữ liệu ra được không nếu sau này muốn đổi, khi mất mạng thì còn bán được không, hỗ trợ kỹ thuật liên hệ thế nào, dữ liệu được lưu ở đâu.
Nếu có thể, hỏi những cửa hàng cùng loại đang dùng phần mềm đó. Họ sẽ kể những điều mà trang giới thiệu không bao giờ nói.
Nhập dữ liệu gốc: phần tốn công nhất và quan trọng nhất
Phần mềm chỉ tốt bằng dữ liệu bạn nhập vào. Danh mục hàng hoá, giá, đơn vị tính, tồn kho ban đầu, danh sách khách công nợ. Nhập sai từ đầu thì mọi báo cáo sau đó đều sai.
Dành thời gian làm cẩn thận, tốt nhất vào ngày vắng hoặc ngoài giờ. Đặt tên hàng thống nhất, một mặt hàng một tên, không để cùng một thứ có ba cách viết khác nhau.
Kiểm kho thật một lần ngay trước khi nhập tồn ban đầu. Đừng nhập tồn theo sổ cũ nếu sổ cũ đã lệch.
Nhờ một người thứ hai kiểm lại bảng giá sau khi nhập. Một con số giá sai có thể bán lỗ cả tuần mà không ai để ý.
Chọn ngày chuyển đổi cho khéo: đầu tuần, đầu tháng, sau một lần kiểm kho, và tránh xa mùa cao điểm. Chuyển đổi vào tuần trước Tết là tự làm khó mình. Ngày đầu dùng máy, chủ hoặc người thạo nhất nên có mặt suốt ca để gỡ vướng ngay tại chỗ.
Chạy song song vài tuần, rồi mới bỏ sổ
Trong vài tuần đầu, vẫn ghi sổ tay song song với phần mềm. Cuối ngày so hai bên. Nếu khớp, tốt. Nếu lệch, tìm hiểu vì sao: nhân viên bấm sai, dữ liệu gốc sai, hay phần mềm tính khác cách mình hiểu.
Việc chạy song song tốn thêm công, nhưng nó bảo vệ bạn khỏi một tháng số liệu sai mà không biết.
Đào tạo từng người dùng, không chỉ đưa tài liệu. Cho mỗi người bán thử vài đơn giả trước khi bán thật. Chuẩn bị một tờ hướng dẫn ngắn dán ở quầy cho những thao tác hay dùng nhất và những lỗi hay gặp.
Chọn một người trong tiệm làm người thạo nhất, người mà các bạn khác hỏi khi vướng. Người đó được học kỹ hơn và có số liên hệ hỗ trợ kỹ thuật.
Giữ quyền quản trị trong tay chủ
Tài khoản quản trị của phần mềm, loại tài khoản đổi được giá, xoá được đơn, xem được mọi báo cáo, phải do chủ giữ. Nhân viên và quản lý dùng tài khoản riêng với quyền phù hợp.
Đừng để phần mềm đăng ký bằng email hay số điện thoại cá nhân của nhân viên. Khi người đó nghỉ, bạn có thể mất quyền vào chính phần mềm của mình.
Để ý những thao tác nhạy cảm như huỷ đơn, giảm giá, sửa giá. Phần lớn phần mềm có ghi lại ai làm gì lúc nào. Thỉnh thoảng xem qua, không phải để nghi ngờ, mà để biết.
Số hoá không phải mục tiêu. Mục tiêu là ít sai hơn, ít tốn thời gian hơn, và biết rõ hơn chuyện gì đang xảy ra trong tiệm. Nếu tối nay bạn phải trả lời mặt hàng nào bán chạy nhất tháng qua, bạn mất bao lâu?
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ có cần phần mềm bán hàng không?
Không bắt buộc. Nếu sổ tay vẫn chạy tốt, ít sai sót và không tốn nhiều thời gian thì chưa cần. Nên chuyển khi sổ tay bắt đầu gây sai sót đắt tiền hoặc chiếm quá nhiều thời gian.
Chọn phần mềm bán hàng dựa trên tiêu chí gì?
Dựa trên quy trình của chính cửa hàng: cách bán, cách thanh toán, có công nợ, có nhiều chi nhánh không. Kèm theo đó là khả năng xuất dữ liệu, hoạt động khi mất mạng và hỗ trợ kỹ thuật.
Có nên bỏ sổ tay ngay khi dùng phần mềm?
Không nên. Chạy song song vài tuần để so sánh và phát hiện sai sót trong dữ liệu gốc hoặc cách nhân viên sử dụng, rồi mới bỏ sổ.
Ai nên giữ tài khoản quản trị phần mềm?
Chủ cửa hàng. Nhân viên và quản lý dùng tài khoản riêng với quyền phù hợp. Không đăng ký phần mềm bằng email hay số điện thoại cá nhân của nhân viên.
Nhập dữ liệu ban đầu vào phần mềm cần lưu ý gì?
Kiểm kho thật trước khi nhập tồn, đặt tên hàng thống nhất, nhờ người thứ hai kiểm lại bảng giá. Dữ liệu gốc sai thì mọi báo cáo sau đều sai.
