Chuẩn bị nguồn hàng cho mùa Tết nên bắt đầu từ khi còn cách Tết vài tháng chứ không phải vài tuần: nhìn lại sổ bán năm trước, chốt với từng nhà cung cấp lịch giao và ngày họ nghỉ, đặt trước những mặt hàng hay khan, lo chỗ chứa, và lên kế hoạch cho những ngày sau Tết khi chợ và nhà cung cấp chưa mở lại. Mùa Tết không cho ai cơ hội sửa sai.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Với nhiều cửa hàng ở Việt Nam, mấy tuần trước Tết là mùa bán quan trọng nhất năm. Cũng là mùa mà mọi mắt xích đều căng: nhà cung cấp quá tải, xe giao kẹt đường, nhân viên xin về quê sớm. Tập này mình đi theo lịch, từ xa tới gần.
Nhìn lại năm trước: cuốn sổ quý nhất
Nếu năm trước bạn có ghi chép bán hàng theo ngày, đó là tài liệu quý nhất để chuẩn bị. Mặt hàng nào bán chạy nhất những tuần trước Tết, bán từ ngày nào, hết lúc nào, món nào tồn lại sau Tết.
Những câu hỏi cụ thể nên trả lời: năm ngoái hết hàng gì sớm nhất, vào ngày nào. Hàng gì nhập nhiều quá phải bán thanh lý. Ngày nào khách đông nhất. Nhà cung cấp nào trễ.
Nếu năm trước không ghi chép, hỏi nhân viên đã làm năm đó. Trí nhớ không chính xác bằng sổ, nhưng vẫn hơn không có gì. Và năm nay, nhớ ghi lại để năm sau có sổ.
Điều chỉnh theo những gì đã thay đổi: năm nay tiệm có thêm kênh bán trực tuyến không, khu vực có thêm đối thủ không, thực đơn có món mới không.
Chốt lịch với nhà cung cấp từ sớm
Gặp hoặc gọi từng nhà cung cấp chính từ khi còn cách Tết vài tháng. Hỏi ba điều: ngày giao cuối cùng trước Tết, ngày họ bắt đầu nghỉ, ngày giao đầu tiên sau Tết.
Ba ngày đó là khung của cả kế hoạch. Nhiều chủ tiệm chỉ biết nhà cung cấp nghỉ khi gọi đặt hàng và không ai nghe máy.
Hỏi thêm: mặt hàng nào họ dự đoán sẽ khan, họ có nhận đặt trước không, có cần cọc không, giá có thay đổi trong mùa Tết không. Ghi lại tất cả và nhờ họ xác nhận bằng tin nhắn.
Với mặt hàng quan trọng mà hay khan, đặt trước sớm và chốt số lượng. Mùa Tết, nhà cung cấp ưu tiên khách đã đặt trước và khách quen trả tiền đúng hẹn.
Chỗ chứa: nút thắt ít ai tính tới
Đặt hàng đủ rồi, nhưng chứa ở đâu. Hàng Tết thường cồng kềnh, như thùng quà, hộp bánh, két nước. Kho nhỏ nhanh chóng đầy, và hàng bắt đầu tràn ra lối đi, ra khu bếp, ra cả chỗ khách ngồi.
Tính trước diện tích: với lượng hàng dự kiến, kho chứa được bao nhiêu. Nếu không đủ, có thể thuê thêm một chỗ tạm gần tiệm, hoặc thoả thuận với nhà cung cấp giao thành nhiều đợt nhỏ thay vì một lần.
Với hàng lạnh, tủ mát và tủ đông là giới hạn cứng. Nhồi quá đầy thì tủ làm lạnh kém, hàng hỏng. Nếu cần, thuê thêm tủ trong mùa cao điểm, và kiểm tủ cũ trước khi mùa đến.
Sắp xếp kho trước khi hàng về: dọn hàng tồn cũ, đánh dấu vị trí cho từng loại hàng Tết, để lối đi đủ rộng cho người bốc xếp.
Đừng quên an toàn. Kho chất cao hơn thường lệ dễ đổ, lối thoát hiểm dễ bị chặn, ổ điện dễ bị hàng che. Trước mùa Tết, đi một vòng kho với con mắt của người chữa cháy: nếu có khói, người trong kho chạy ra lối nào, bình chữa cháy có với tới được không.
Con người: nhân viên về quê và người giao hàng quá tải
Hàng đủ mà thiếu người bán, người đóng gói, người giao thì cũng như không. Hỏi nhân viên sớm về kế hoạch về quê, và chốt lịch làm những ngày cao điểm.
Cân nhắc tuyển thêm người thời vụ, và đào tạo họ trước khi mùa cao điểm đến, không phải đúng những ngày đông nhất.
Dịch vụ giao hàng những ngày sát Tết thường quá tải và chậm. Nếu tiệm có bán giao tận nơi, báo khách rõ ngày chốt đơn giao trước Tết, và cân nhắc tự giao với những đơn quan trọng.
Đừng quên chính mình. Chủ tiệm kiệt sức vào tuần cuối trước Tết thì những quyết định cuối cùng thường sai. Chia bớt việc, và để một người khác làm trưởng ca vài buổi.
Sau Tết: những ngày chợ chưa họp
Nhiều tiệm lên kế hoạch kỹ cho trước Tết rồi bỏ quên sau Tết. Mở cửa lại mà nhà cung cấp chưa giao, chợ đầu mối chưa họp, thì bán gì.
Dựa vào ngày giao đầu tiên của từng nhà cung cấp, tính số ngày mở cửa mà phải dùng hàng đã tích trước. Chuẩn bị đủ cho những ngày đó, với thực đơn rút gọn dùng nguyên liệu để được lâu.
Cũng đừng tích quá nhiều hàng dành cho Tết. Hàng quà Tết còn lại sau rằm tháng giêng thường khó bán. Nhập theo đợt, theo dõi tốc độ bán mỗi ngày để quyết định có gọi thêm đợt cuối không.
Tết đến rồi đi mỗi năm, và mỗi năm là một lần diễn tập cho năm sau nếu bạn chịu ghi chép. Năm nay, bạn đã biết ngày giao cuối cùng trước Tết của nhà cung cấp chính chưa?
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu chuẩn bị hàng Tết trước bao lâu?
Với mặt hàng chính và hay khan, nên liên hệ nhà cung cấp từ khi còn cách Tết vài tháng. Việc đặt hàng cụ thể và sắp xếp kho có thể làm gần hơn, tuỳ loại hàng.
Làm sao dự đoán lượng hàng cần cho mùa Tết?
Dựa vào sổ bán năm trước theo từng ngày, rồi điều chỉnh theo thay đổi của năm nay. Nếu không có sổ, hỏi nhân viên cũ và nhập theo đợt để điều chỉnh dần.
Hàng Tết tồn lại sau Tết thì xử lý thế nào?
Hàng còn hạn có thể bán giảm giá sớm ngay sau Tết khi khách còn nhu cầu, hoặc dùng làm quà tặng kèm. Cách tốt nhất vẫn là nhập theo đợt để hạn chế tồn.
Có nên đặt cọc cho nhà cung cấp để giữ hàng Tết?
Với mặt hàng quan trọng và hay khan, đặt cọc có thể giúp được ưu tiên. Nên có xác nhận rõ ràng bằng văn bản hoặc tin nhắn về số lượng, ngày giao và điều kiện hoàn cọc.
Sau Tết mở cửa sớm có đáng không khi nhà cung cấp chưa giao?
Tuỳ khách của bạn. Nếu mở, nên có thực đơn rút gọn dùng nguyên liệu đã tích trước và để được lâu, thay vì mở đủ món rồi hết hàng giữa chừng.
