Kiểm kho nhanh và đúng không phải là đóng cửa một ngày để đếm hết. Cách hiệu quả hơn là chia kho thành từng khu, đếm cuốn chiếu mỗi tuần một phần, đếm những mặt hàng giá trị cao thường xuyên hơn, luôn có hai người, một đếm một ghi, đếm trước rồi mới nhìn số trên sổ, và tìm hiểu chênh lệch ngay trong ngày khi mọi người còn nhớ.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Nhiều cửa hàng chỉ kiểm kho vào cuối năm, cả nhà thức tới khuya đếm từng hộp, ra con số lệch mà không ai nhớ nổi vì sao. Tập này mình kể một cách làm nhẹ nhàng hơn, đều đặn hơn, và quan trọng là biết được chuyện gì đang xảy ra trong kho khi còn kịp sửa.
Vì sao đếm hết một lần mỗi năm lại ít tác dụng?
Đếm hết một lần thì mệt, lâu, dễ sai vì người đếm mỏi. Tới giờ thứ năm, người ta bắt đầu đếm ước chừng.
Tệ hơn, khi phát hiện lệch, chẳng ai biết lệch từ bao giờ. Có thể từ tháng ba, có thể từ tuần trước. Hàng mất thì đã mất, nguyên nhân thì đã nguội.
Và vì đếm hết tốn công, người ta ngại làm. Một năm một lần thành hai năm một lần, rồi thôi hẳn. Sổ sách và kho thật cứ thế trôi xa nhau.
Đếm cuốn chiếu giải quyết cả ba chuyện: mỗi lần đếm ít nên chính xác hơn, phát hiện lệch sớm nên còn nhớ nguyên nhân, và nhẹ nhàng nên duy trì được.
Chia kho và lên lịch đếm cuốn chiếu
Chia kho thành vài khu, theo kệ hoặc theo nhóm hàng. Mỗi tuần đếm một hai khu, sao cho sau khoảng một tháng thì cả kho được đếm một vòng.
Những mặt hàng giá trị cao hoặc hay thất thoát thì đếm thường hơn, có thể mỗi tuần. Với quán ăn, đó thường là thịt, hải sản, rượu bia. Với cửa hàng bán lẻ, là hàng nhỏ mà đắt như mỹ phẩm, pin, phụ kiện điện thoại.
Những mặt hàng rẻ, ít biến động thì một vòng mỗi quý là đủ.
Chọn giờ đếm khi kho không có hàng vào ra, như sáng sớm trước giờ nhận hàng hoặc tối sau khi đóng cửa. Đếm trong lúc người khác đang lấy hàng thì số không bao giờ khớp.
Ghi lịch đếm lên bảng hoặc sổ vận hành, để ai phụ trách cũng biết tuần này tới khu nào.
Hai người, đếm mù trước rồi mới so sổ
Luôn đếm hai người: một người đếm và đọc to, một người ghi. Người ghi cũng nhìn theo và nhắc nếu thấy đếm sót. Đếm một mình vừa chậm vừa dễ nhầm.
Quan trọng nhất là đếm mù: người đếm không được biết con số trên sổ trước khi đếm. Nếu biết sổ ghi hai mươi, người đếm thấy mười chín hay hai mốt sẽ có xu hướng đếm lại cho ra hai mươi, hoặc thôi ghi hai mươi luôn.
Tờ đếm chỉ có tên mặt hàng và ô trống. Đếm xong, nộp tờ cho quản lý, quản lý mới so với sổ.
Nên đổi cặp người đếm thỉnh thoảng, và không để người thường xuyên nhập xuất khu đó tự đếm khu đó một mình. Không phải vì nghi ngờ, mà vì con mắt mới thường thấy điều người quen không thấy.
Chênh lệch: tìm hiểu ngay trong ngày
Khi có chênh lệch, đừng vội sửa sổ cho khớp. Hãy đếm lại một lần nữa, có khi hàng nằm lạc sang kệ bên cạnh.
Nếu vẫn lệch, xem lại giấy tờ của khu đó từ lần đếm trước: phiếu nhận hàng, phiếu xuất, hàng hỏng đã ghi chưa, hàng trả nhà cung cấp đã trừ chưa. Phần lớn chênh lệch nằm ở giấy tờ chứ không phải ở kho.
Chỉ sau khi đã tìm, mới ghi điều chỉnh vào sổ, kèm lý do nếu biết và ghi chưa rõ nếu không biết.
Ghi chênh lệch theo từng lần đếm. Sau vài tháng, bạn sẽ thấy khu nào, mặt hàng nào lệch thường xuyên. Đó là chỗ cần nhìn kỹ hơn, mà mình sẽ bàn trong tập về hao hụt kho.
Đếm nguyên liệu dở dang ở quán ăn thế nào?
Kho của quán ăn có một cái khó mà kho bán lẻ không có: nguyên liệu dở dang. Nửa bao bột đã mở, nồi nước dùng nấu từ sáng, hộp thịt đã thái sẵn. Đếm theo thùng, theo bao thì không ra.
Cách thực tế là quy ước đơn vị đếm cho từng loại. Bao đã mở thì cân. Nước dùng thì ước theo vạch trên nồi, đánh dấu vạch từ trước. Thịt đã chia sẵn thì đếm theo hộp định lượng.
Không cần chính xác tuyệt đối với phần dở dang. Mục tiêu là cách đếm giống nhau mỗi lần, để khi so giữa các tuần thì thấy được xu hướng.
Nếu phần dở dang quá khó đếm, chọn giờ đếm lúc nó ít nhất, như ngay trước khi nhận hàng buổi sáng, khi bếp chưa sơ chế gì.
Giữ thói quen kiểm kho về lâu dài
Kiểm kho cuốn chiếu chỉ có tác dụng khi làm đều. Đưa nó vào lịch như một việc cố định, có người phụ trách, có giờ, không đợi rảnh.
Mỗi lần đếm chỉ nên mất khoảng nửa giờ tới một giờ. Nếu lâu hơn, có thể khu đó quá lớn, nên chia nhỏ hơn, hoặc kho đang lộn xộn, nên sắp xếp lại trước.
Chia sẻ kết quả với những người làm kho: tháng này chênh lệch giảm ở khu nào, nhờ đâu. Người làm kho thấy công việc cẩn thận của họ được nhìn thấy.
Kho được đếm đều là kho mà bạn có thể tin con số trên sổ. Và khi tin được sổ, mọi quyết định đặt hàng, tính giá vốn đều chắc tay hơn. Lần gần nhất kho tiệm bạn được đếm là khi nào?
Câu hỏi thường gặp
Đếm kho cuốn chiếu là gì?
Là cách chia kho thành nhiều phần và đếm lần lượt từng phần theo lịch, thay vì đếm toàn bộ một lần. Sau một chu kỳ, toàn bộ kho đều được đếm, nhưng mỗi lần đếm nhẹ và chính xác hơn.
Vì sao nên đếm mù khi kiểm kho?
Vì người đếm biết trước con số trên sổ thường vô thức đếm cho khớp. Đếm mù giúp con số phản ánh đúng thực tế, kể cả khi lệch.
Mặt hàng nào nên đếm thường xuyên nhất?
Những mặt hàng giá trị cao, nhỏ gọn dễ mất, hoặc hay có chênh lệch. Với quán ăn thường là thịt, hải sản và đồ uống có cồn.
Có nên đóng cửa để kiểm kho?
Với cách đếm cuốn chiếu thì không cần. Chỉ cần chọn giờ không có hàng vào ra như sáng sớm hoặc sau giờ đóng cửa.
Chênh lệch kho bao nhiêu thì đáng lo?
Không có mức chung cho mọi ngành. Đáng lo là khi một mặt hàng hoặc một khu lệch lặp lại qua nhiều lần đếm, hoặc chênh lệch tăng dần theo thời gian.
