Kho nhỏ dễ lấy hàng khi làm đúng năm điều: hàng bán chạy nhất nằm gần cửa và ngang tầm tay, mỗi mặt hàng có một chỗ cố định có nhãn, hàng nặng để ở tầng thấp, những mặt hàng trông giống nhau được đặt xa nhau để tránh nhầm, và lối đi lúc nào cũng trống. Không cần kho rộng, chỉ cần kho có trật tự.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mình từng đứng trong những kho chỉ vài mét vuông mà ai cũng lấy hàng nhanh, và những kho rộng gấp mấy lần mà mỗi lần tìm một thùng hàng mất cả mười phút. Khác biệt không nằm ở diện tích, mà ở vài quyết định sắp xếp. Tập này mình đi qua từng quyết định đó.
Hàng chạy nhất gần cửa, ngang tầm tay
Nhìn lại danh sách những mặt hàng được lấy nhiều lần nhất trong ngày. Thường chỉ một nhóm nhỏ mặt hàng chiếm phần lớn số lần ra vào kho.
Đặt nhóm đó gần cửa kho nhất, ở độ cao từ ngang hông tới ngang vai, nơi lấy không cần cúi và không cần với. Mỗi ngày tiết kiệm vài bước chân cho vài chục lần lấy là tiết kiệm được đáng kể thời gian và sức.
Hàng ít dùng thì đưa vào sâu hơn, lên cao hơn hoặc xuống thấp hơn. Hàng chỉ dùng theo mùa có thể cất ở tầng trên cùng hoặc ở một kho phụ.
Sắp xếp theo tần suất lấy hàng nghe hiển nhiên, nhưng rất nhiều kho được sắp theo lúc nhập: hàng nào về trước thì vào sâu trước, hàng về sau thì để ngoài. Kết quả là vị trí phụ thuộc vào may rủi.
Mỗi mặt hàng một chỗ cố định, có nhãn
Khi hàng không có chỗ cố định, mỗi lần nhận hàng người ta đặt vào chỗ nào còn trống. Tuần sau, cùng một mặt hàng nằm ở ba chỗ khác nhau, và người lấy phải đi tìm.
Gán cho mỗi mặt hàng hoặc nhóm hàng một vị trí cố định, và dán nhãn lên mép kệ ở vị trí đó. Nhãn ghi tên hàng đủ to để đọc từ xa.
Khi hàng hết, chỗ trống vẫn giữ nguyên với nhãn. Chỗ trống có nhãn là tín hiệu nhìn thấy được rằng hàng đã hết, cần kiểm tra đặt hàng.
Với kho có nhiều người dùng, dán thêm một sơ đồ nhỏ ở cửa kho, chỉ vị trí các nhóm hàng. Người mới vào ngày đầu cũng tìm được.
Hàng nặng để thấp, an toàn trước tiện lợi
Bao gạo, két nước, thùng dầu ăn, can hoá chất tẩy rửa luôn để ở tầng thấp nhất. Nhấc một thứ nặng từ trên cao xuống là cách nhanh nhất để đau lưng hoặc làm rơi hàng.
Không chất hàng cao quá mức kệ cho phép, và không chất lên nóc kệ sát trần. Hàng trên cao dễ đổ khi có người va vào kệ, và cản trở đèn chiếu sáng.
Hoá chất tẩy rửa phải để riêng, xa thực phẩm, tốt nhất ở tầng thấp của một kệ riêng. Không bao giờ để hoá chất phía trên thực phẩm, vì nếu rò rỉ sẽ nhỏ xuống.
Nếu có thang hay ghế bậc để lấy hàng trên cao, phải là loại chắc chắn, không dùng thùng hàng hay ghế nhựa để đứng lên.
Tách những mặt hàng dễ nhầm
Hai loại nước mắm cùng hãng khác độ đạm, hai loại bột có bao bì gần giống nhau, hai cỡ ly giấy khác nhau chút xíu. Đặt chúng cạnh nhau là mời nhầm lẫn.
Cách đơn giản là tách chúng ra, đặt ở hai kệ khác nhau hoặc hai đầu của một kệ. Người lấy phải đi tới đúng chỗ, và việc đi tới đó buộc họ nhìn lại.
Nếu buộc phải để gần nhau, dùng màu: nhãn đỏ cho loại này, nhãn xanh cho loại kia. Dán cả lên kệ và lên thùng.
Nhầm hàng trong kho tưởng nhỏ nhưng có thể thành chuyện lớn: dùng nhầm loại bột làm hỏng cả mẻ bánh, giao nhầm cỡ hàng cho khách thì phải đổi trả.
Chỗ tạm cho hàng mới nhận và hàng chờ trả
Kho nhỏ nào cũng cần một khoảng tạm gần cửa, đánh dấu rõ bằng vạch sơn hoặc băng dính dưới sàn. Hàng vừa nhận đặt vào đó để kiểm, rồi mới lên kệ. Hàng chờ trả nhà cung cấp, hàng lỗi chờ xử lý cũng có một ô riêng, có biển ghi rõ.
Thiếu khoảng tạm này, hàng chưa kiểm dễ bị lẫn vào hàng đã kiểm, hàng lỗi dễ bị lấy nhầm ra dùng. Chuyện đó xảy ra nhiều hơn người ta nghĩ, nhất là khi ca bận.
Khoảng tạm phải được dọn hết trước khi hết ca. Nếu nó thành nơi chứa lâu dài, nó mất tác dụng và lại thành một góc lộn xộn mới.
Một ô nhỏ cho hàng lỗi còn có một lợi ích nữa: nhìn vào đó mỗi tuần, bạn biết nhà cung cấp nào hay giao hàng không đạt.
Giữ lối đi trống và giữ trật tự lâu dài
Lối đi trong kho nhỏ luôn có xu hướng bị lấp: một thùng hàng vừa nhận để tạm, một xe đẩy để quên, một chồng vỏ thùng chưa kịp bỏ. Lối đi bị lấp làm lấy hàng chậm và nguy hiểm khi có sự cố cần thoát ra.
Đặt luật: không để gì trên lối đi quá một khoảng ngắn, hàng mới nhận phải cất lên kệ trước khi hết ca. Đưa việc dọn lối đi vào danh sách kiểm tra đóng cửa.
Vỏ thùng rỗng nên được gập và bỏ ra ngoài ngay, đừng tích lại trong kho. Chúng chiếm chỗ, dễ cháy, và là nơi trú ẩn của côn trùng.
Mỗi quý một lần, đứng ở cửa kho và nhìn với con mắt của người mới: có tìm được hàng nhanh không, có chỗ nào lộn xộn không. Rồi sắp lại theo tần suất lấy hàng hiện tại. Nếu bạn nhắm mắt, bạn có chỉ ra được mặt hàng bán chạy nhất đang nằm ở chỗ nào trong kho không?
Câu hỏi thường gặp
Nên sắp xếp kho theo nhóm hàng hay theo tần suất lấy?
Kết hợp cả hai: chia kho theo nhóm hàng cho dễ nhớ, và trong mỗi nhóm thì đặt mặt hàng lấy nhiều nhất ở chỗ gần và dễ với nhất.
Có cần dán nhãn cho từng vị trí trong kho nhỏ không?
Nên dán, nhất là khi có nhiều người cùng lấy hàng. Nhãn giúp người mới tìm hàng nhanh và giúp giữ hàng về đúng chỗ.
Hoá chất tẩy rửa nên để ở đâu trong kho?
Để riêng trên kệ khác, ở tầng thấp, xa thực phẩm và không bao giờ phía trên thực phẩm. Nên theo hướng dẫn trên nhãn sản phẩm về bảo quản.
Kho quá nhỏ thì làm sao cho đủ chỗ?
Tận dụng chiều cao bằng kệ chắc chắn cho hàng nhẹ ít dùng, dọn hàng tồn chậm, nhập nhiều lần với lượng nhỏ hơn, và bỏ vỏ thùng ra ngoài ngay.
Bao lâu nên sắp xếp lại kho?
Mỗi quý hoặc mỗi khi thực đơn, danh mục hàng thay đổi lớn. Hàng bán chạy thay đổi theo mùa nên vị trí cũng cần thay đổi theo.
