Hàng tồn chậm bán nên được nhận diện bằng một mốc thời gian cố định, chẳng hạn một mặt hàng không bán được món nào trong một khoảng mà tiệm tự đặt ra. Khi đã chạm mốc, xử lý theo thứ tự từ nhẹ tới nặng: đổi chỗ trưng bày, bán kèm với hàng chạy, đổi hoặc trả với nhà cung cấp nếu thoả thuận cho phép, giảm giá có thời hạn, và cuối cùng là thanh lý dứt khoát. Điều tệ nhất là để nó nằm đó mãi vì tiếc.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Kho nào cũng có một góc mà ai đi qua cũng biết nhưng không ai nói: những thùng hàng nhập từ mùa trước, mùa trước nữa. Chúng không kêu, không đòi, chỉ lặng lẽ giữ tiền của bạn và chiếm chỗ của hàng bán chạy. Tập này mình nói cách đưa góc đó ra ánh sáng.
Vì sao hàng tồn chậm bán nguy hiểm hơn ta tưởng?
Cái giá đầu tiên là tiền đọng. Tiền đã trả cho nhà cung cấp nằm im trên kệ, không quay vòng được để nhập hàng bán chạy. Với cửa hàng nhỏ, tiền đọng là thứ làm dòng tiền căng nhanh nhất.
Cái giá thứ hai là chỗ. Kho nhỏ, kệ nhỏ. Mỗi chỗ hàng chậm chiếm là một chỗ hàng bán chạy không có. Người lấy hàng phải lách qua, tìm kiếm lâu hơn.
Cái giá thứ ba là hàng xuống cấp theo thời gian: bạc màu, lỗi mốt, hết hạn, bao bì cũ. Càng để lâu càng khó bán, càng phải giảm sâu.
Và cái giá khó thấy nhất là tâm lý. Chủ tiệm nhìn đống hàng ấy mỗi ngày và nghĩ về quyết định nhập sai. Nhiều người giữ nó lại chỉ để khỏi phải thừa nhận lỗ. Nhưng lỗ đã xảy ra từ lúc hàng không bán được, việc giữ lại chỉ làm lỗ thêm.
Đặt mốc thời gian để nhận diện sớm
Cần một luật rõ để quyết định hàng nào là hàng chậm, thay vì cảm giác. Luật đơn giản nhất là mốc thời gian: một mặt hàng mà trong một khoảng thời gian nhất định không bán được món nào, hoặc bán rất ít so với lượng tồn, thì vào danh sách theo dõi.
Khoảng thời gian đó tuỳ ngành. Hàng tươi thì tính bằng ngày, hàng thời trang tính bằng vài tuần tới một mùa, đồ gia dụng có thể lâu hơn. Mỗi tiệm tự đặt mốc dựa trên kinh nghiệm.
Nếu có phần mềm bán hàng, đa số đều cho xem ngày bán gần nhất của từng mặt hàng. Nếu ghi sổ tay, có thể đánh dấu ngày nhập lên thùng và mỗi tháng đi một vòng kho xem thùng nào vẫn còn nguyên.
Làm một danh sách hàng chậm mỗi tháng, xem nó dài ra hay ngắn lại. Danh sách này cũng cho biết nhập hàng đang sai ở nhóm nào để lần sau nhập ít đi.
Thứ tự xử lý: từ nhẹ tới nặng
Bước nhẹ nhất là đổi chỗ trưng bày. Nhiều khi hàng không bán được không phải vì dở, mà vì nằm ở chỗ khách không nhìn thấy. Đưa ra gần cửa, gần quầy thu ngân, hoặc đặt cạnh món liên quan. Thử một hai tuần.
Bước thứ hai là bán kèm. Ghép hàng chậm với hàng chạy thành một gói, hoặc tặng kèm khi mua món chính. Khách thấy được lợi, bạn giải phóng được hàng mà không phải giảm giá công khai.
Bước thứ ba là nói chuyện với nhà cung cấp. Một số nhà cung cấp cho đổi hàng chậm lấy hàng khác, hoặc nhận lại một phần. Điều này tuỳ thoả thuận ban đầu, nên lần sau nhập hàng mới hãy hỏi điều kiện này trước.
Bước thứ tư là giảm giá có thời hạn rõ ràng, một mức đủ hấp dẫn và chỉ trong một khoảng ngắn. Giảm giá lai rai kéo dài vừa không bán được vừa làm khách quen chờ giảm.
Bước cuối là thanh lý dứt khoát: bán sỉ cho người thu mua hàng tồn, tặng cho tổ chức từ thiện nếu phù hợp, hoặc bỏ đi. Việc xử lý này có thể liên quan tới sổ sách thuế, nên báo kế toán để ghi đúng.
Đừng để tiếc nuối quyết định thay mình
Người ta hay nói hàng này nhập giá chừng đó, bán thấp hơn thì lỗ. Nhưng số tiền đã trả cho hàng tồn là tiền đã mất, bán hay giữ thì nó cũng không quay lại. Câu hỏi đúng không phải là mình đã trả bao nhiêu, mà là giờ bán được bao nhiêu và giữ thêm thì mất gì.
Nếu giữ thêm vài tháng mà khả năng bán được giá cao hơn là thấp, trong khi chỗ và tiền đang cần cho hàng khác, thì bán sớm là quyết định đúng, dù đau.
Một mẹo tâm lý: giao việc xử lý hàng tồn cho một người khác người đã nhập nó. Người nhập hàng thường khó buông hơn, người khác nhìn khách quan hơn.
Và ghi lại bài học: vì sao hàng này chậm. Nhập quá nhiều, chọn sai mẫu, sai mùa, hay giá không hợp. Bài học đó mới là thứ đáng giữ lại từ đống hàng tồn.
Phòng ngừa: nhập ít, nhập nhiều lần, thử trước
Cách tốt nhất để không có hàng tồn chậm là đừng nhập nhiều hàng chưa chắc bán được. Với mặt hàng mới, nhập một lượng nhỏ để thử, xem tốc độ bán vài tuần rồi mới nhập thêm.
Chấp nhận giá nhập cao hơn một chút cho lô nhỏ, đổi lại rủi ro tồn thấp hơn nhiều. Nhà cung cấp hay chào giá tốt cho lô lớn, nhưng giá tốt cho một lô không bán được thì chẳng tốt chút nào.
Với hàng theo mùa, lên kế hoạch xả hàng từ giữa mùa chứ không đợi cuối mùa. Hàng mùa hè giảm giá lúc còn nắng thì bán dễ hơn nhiều so với lúc đã sang thu.
Nhìn góc kho mà ai cũng lờ đi là một việc khó chịu, nhưng cần làm đều. Nếu hôm nay phải chọn ba món hàng để giải phóng, bạn chọn món nào, và vì sao chúng vẫn còn đó?
Câu hỏi thường gặp
Thế nào là hàng tồn chậm bán?
Là hàng không bán được hoặc bán rất ít so với lượng tồn trong một khoảng thời gian mà cửa hàng tự đặt ra. Khoảng thời gian đó khác nhau theo ngành, hàng tươi ngắn, hàng gia dụng dài hơn.
Có nên giảm giá sâu để xả hàng tồn?
Nên thử các cách nhẹ trước như đổi chỗ trưng bày, bán kèm. Nếu giảm giá thì nên có thời hạn rõ ràng, tránh giảm lai rai kéo dài khiến khách quen chờ giảm.
Hàng tồn có trả lại nhà cung cấp được không?
Tuỳ thoả thuận với từng nhà cung cấp. Nhiều nơi cho đổi hàng hoặc nhận lại một phần. Nên hỏi và ghi rõ điều kiện này khi nhập hàng mới.
Thanh lý hàng tồn có ảnh hưởng tới sổ sách không?
Có, việc bán dưới giá vốn hoặc huỷ hàng cần được ghi nhận đúng. Nên báo và hỏi kế toán cách ghi chép để phù hợp quy định thuế.
Làm sao tránh nhập hàng rồi tồn?
Với mặt hàng mới, nhập lượng nhỏ để thử và theo dõi tốc độ bán trước khi nhập thêm. Với hàng theo mùa, lên kế hoạch xả từ giữa mùa.
