Để vẫn bán được khi mất điện, mất mạng hay máy tính tiền sập, cửa hàng cần chuẩn bị sẵn bốn thứ: một bộ bán tay gồm sổ ghi đơn, bảng giá in, máy tính cầm tay và tiền lẻ; một cách nhận chuyển khoản không phụ thuộc mạng của quán; một danh sách việc để bảo vệ hàng lạnh; và luật nhập lại dữ liệu khi mọi thứ hoạt động trở lại. Chuẩn bị mất nửa giờ, còn không chuẩn bị thì có thể mất cả buổi bán.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Càng số hoá, cửa hàng càng phụ thuộc vào điện và mạng. Máy tính tiền, máy in đơn, ứng dụng giao hàng, mã chuyển khoản, tất cả đều đứng hình cùng lúc khi cúp điện. Tập này mình nói cách giữ cho tiệm vẫn bán, vẫn ghi, và không mất tiền trong những giờ đó.
Bộ bán tay: một chiếc hộp nhỏ để sẵn dưới quầy
Chuẩn bị một chiếc hộp, để cố định dưới quầy, ai cũng biết chỗ. Trong hộp có: một cuốn sổ ghi đơn hoặc tập phiếu in sẵn, vài cây bút, một máy tính cầm tay chạy pin, bảng giá in trên giấy, và một ít tiền lẻ dự phòng.
Bảng giá in là thứ hay bị quên. Khi máy tính tiền sập, nhân viên mới không nhớ giá từng món, nhất là món có nhiều cỡ, nhiều tuỳ chọn. In ra, cập nhật mỗi khi đổi giá.
Phiếu ghi đơn nên có sẵn các cột: số bàn hoặc tên khách, món, số lượng, thành tiền, cách trả. Ghi theo mẫu thì lúc nhập lại dễ hơn nhiều so với ghi lộn xộn.
Kiểm hộp này mỗi tháng: pin máy tính còn không, bảng giá đúng chưa, bút còn mực không. Một bộ dự phòng hỏng thì cũng như không có.
Nhận tiền khi mất mạng
Nhiều cửa hàng giờ nhận chuyển khoản là chính. Khi mạng của quán mất, máy quẹt thẻ và màn hình mã chuyển khoản động có thể không chạy.
Chuẩn bị một mã chuyển khoản tĩnh in trên giấy, dán ở quầy hoặc để trong hộp dự phòng. Khách dùng mạng điện thoại của họ để chuyển. Người đứng quầy kiểm tiền về bằng điện thoại cá nhân có mạng di động, hoặc bằng thông báo của tài khoản.
Quy định rõ: đơn chuyển khoản trong lúc mất mạng phải được ghi lại tên hoặc nội dung chuyển khoản và số tiền, để đối soát sau.
Cẩn thận với những lúc lộn xộn như vậy, vì đây cũng là lúc dễ gặp chuyển khoản giả. Chỉ xác nhận khi thấy tiền về thật, như đã nói ở tập về đối soát két.
Mất điện: bảo vệ hàng lạnh trước tiên
Mất điện ngắn thì chủ yếu là chuyện bán hàng. Mất điện dài thì hàng lạnh là nỗi lo lớn nhất.
Việc đầu tiên: giữ cửa tủ mát và tủ đông đóng kín, không mở trừ khi thật cần. Tủ đóng kín giữ lạnh được lâu hơn nhiều so với tủ mở ra đóng vào liên tục.
Ghi lại giờ bắt đầu mất điện và nhiệt độ tủ nếu có nhiệt kế. Khi có điện lại, kiểm nhiệt độ. Hàng đã nằm ở nhiệt độ không an toàn quá lâu thì phải cân nhắc bỏ, theo hướng dẫn an toàn thực phẩm. Không chắc thì hỏi cơ quan phụ trách, và đừng tiếc.
Nếu khu vực hay cúp điện, cân nhắc máy phát điện hoặc bộ lưu điện cho tủ quan trọng. Việc lắp máy phát phải do thợ điện có chuyên môn làm, đặt ở chỗ thông thoáng, vì khí thải máy phát rất nguy hiểm trong không gian kín.
Rút gọn thực đơn và báo khách
Khi mất điện, nhiều thiết bị không chạy: máy xay, lò nướng điện, máy pha. Chuẩn bị trước một thực đơn mất điện gồm những món vẫn làm được bằng bếp gas và những món đã làm sẵn.
Thông báo cho khách ngay khi họ bước vào: quán đang mất điện, hiện chỉ phục vụ những món này, thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản qua mã in. Khách được báo trước thường thông cảm.
Với đơn giao qua ứng dụng, tạm tắt nhận đơn nếu không làm kịp hoặc không nhận được đơn. Để đơn tới rồi huỷ thì khách và đánh giá của quán đều chịu thiệt.
Đèn là chuyện an toàn. Chuẩn bị vài đèn sạc pin hoặc đèn pin trong bếp và lối đi, đặc biệt nếu quán mở buổi tối.
Nhập lại dữ liệu khi mọi thứ trở lại
Khi có điện, có mạng lại, việc cuối cùng là nhập lại mọi đơn đã ghi tay vào máy tính tiền hoặc sổ bán hàng. Giao việc này cho một người cụ thể, làm ngay trong ca hoặc cuối ngày, không để sang hôm sau.
Đối soát tổng tiền mặt và tổng chuyển khoản của khoảng thời gian mất điện với các đơn đã ghi. Nếu lệch, tìm hiểu ngay khi mọi người còn nhớ.
Nếu không nhập lại, số liệu bán hàng, tồn kho và doanh thu hôm đó sẽ sai, và những con số vận hành bạn theo dõi mỗi ngày cũng sai theo.
Sau sự cố, hỏi cả ca: bộ dự phòng thiếu gì, bước nào lúng túng. Bổ sung vào hộp và vào quy trình. Nếu ngay lúc này tiệm bạn mất điện, người đứng quầy có biết hộp bán tay nằm ở đâu không?
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ có cần máy phát điện dự phòng không?
Tuỳ tần suất mất điện ở khu vực và giá trị hàng lạnh. Nếu hay mất điện và có nhiều hàng đông lạnh, máy phát hoặc bộ lưu điện cho tủ quan trọng có thể đáng đầu tư. Việc lắp đặt phải do thợ có chuyên môn thực hiện.
Mất điện bao lâu thì hàng trong tủ đông phải bỏ?
Tuỳ loại tủ, độ đầy và loại hàng. Giữ cửa tủ đóng kín và kiểm nhiệt độ khi có điện lại. Nên theo hướng dẫn của cơ quan an toàn thực phẩm và không tiếc hàng nghi ngờ.
Làm sao nhận chuyển khoản khi quán mất mạng?
In sẵn một mã chuyển khoản tĩnh, khách dùng mạng di động của họ để chuyển, người đứng quầy kiểm tiền về bằng điện thoại có mạng di động. Ghi lại từng đơn để đối soát sau.
Có nên tiếp tục mở cửa khi mất điện?
Có thể, nếu vẫn làm được một số món an toàn và đủ ánh sáng. Nếu không bảo đảm được an toàn thực phẩm hay an toàn cho người, tạm đóng cửa là quyết định đúng.
Bảng giá in có cần thiết khi đã có máy tính tiền?
Rất cần cho lúc máy sập. Nhân viên mới thường không nhớ giá từng món và tuỳ chọn. Bảng giá in cập nhật đều giúp bán tay nhanh và đúng.
