Quy trình biến thành thủ tục rườm rà khi mỗi lần có sự cố, người ta thêm một bước kiểm, nhưng chẳng bao giờ có ai gỡ bước cũ đi. Muốn cắt cho đúng, hãy hỏi từng bước: nó đang chặn rủi ro nào, rủi ro đó còn tồn tại không, và có cách nào rẻ hơn để chặn nó không.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mấy tập trước mình khuyên bạn viết quy trình. Tập này mình nói mặt trái: khi quy trình mọc quá nhiều, xin một cuộn băng keo cũng phải qua ba chữ ký. Doanh nghiệp nhỏ có lợi thế là nhanh, và thủ tục thừa là thứ lặng lẽ ăn mất lợi thế đó.
Quy trình phình to từ đâu ra?
Hầu như không ai cố ý làm quy trình rườm rà. Nó lớn lên từng chút một, mỗi chút đều có lý do chính đáng. Một lần mất hàng, thêm bước ký nhận. Một lần mua nhầm, thêm bước duyệt. Một lần khách kiện, thêm bước lưu chứng từ.
Mỗi bước thêm vào lúc đó đều đúng. Vấn đề là sau vài năm, người nhân viên từng làm mất hàng đã nghỉ, cái kho đã có camera, mà bước ký nhận vẫn còn đó, và giờ có thêm bước kiểm camera nữa.
Còn một nguồn phình khác: bắt chước doanh nghiệp lớn. Chủ đi học một khoá quản trị, mang về một bộ biểu mẫu của công ty vài nghìn người, áp vào xưởng hai mươi người. Mỗi biểu mẫu tự nó không sai, chỉ là nó được thiết kế cho một nơi mà người ta không quen biết nhau.
Ở doanh nghiệp nhỏ, rất nhiều rủi ro được chặn bằng chính việc mọi người nhìn thấy nhau mỗi ngày. Thủ tục chồng lên đó là trả tiền hai lần cho cùng một sự an toàn.
Dấu hiệu thủ tục đã thành gánh nặng
Dấu hiệu rõ nhất là người ta bắt đầu lách. Khi xin duyệt một khoản chi nhỏ mất hai ngày, nhân viên sẽ tự bỏ tiền túi mua rồi xin hoàn sau, hoặc gộp nhiều khoản nhỏ lại. Lúc đó thủ tục không những chậm mà còn làm sổ sách kém chính xác hơn.
Dấu hiệu thứ hai là chữ ký không còn nghĩa. Nếu người duyệt ký mà không đọc, vì một ngày có năm mươi tờ cần ký, thì chữ ký đó chẳng chặn được gì. Nó chỉ tạo cảm giác an toàn.
Dấu hiệu thứ ba là khách phải chờ vì thủ tục bên trong. Một tiệm sửa xe mà mỗi lần thay phụ tùng phải gọi chủ xin phép thì khách ngồi đợi, trong khi phụ tùng đó rẻ hơn tiền công thợ ngồi đợi.
Dấu hiệu cuối là không ai giải thích được một bước tồn tại để làm gì. Hỏi ba người, được ba câu trả lời khác nhau, hoặc nhận câu từ trước đến giờ vẫn vậy.
Hỏi ba câu cho mỗi bước trước khi cắt
Câu thứ nhất: bước này chặn rủi ro gì. Viết ra cụ thể, ví dụ chặn chuyện mua trùng hàng, chặn chuyện giao nhầm địa chỉ. Nếu không viết ra được, đó là ứng viên cắt đầu tiên.
Câu thứ hai: rủi ro đó còn lớn như lúc đặt ra không. Có thể hồi đó kho chưa có ai trông cố định, giờ đã có thủ kho. Có thể hồi đó khách chủ yếu trả tiền mặt, giờ gần hết chuyển khoản và có sao kê.
Câu thứ ba: nếu rủi ro vẫn còn, có cách nào rẻ hơn để chặn không. Thay vì duyệt từng khoản chi, có thể đặt hạn mức và kiểm cuối tuần. Thay vì ký nhận từng thùng hàng, có thể đếm theo lô và chụp ảnh.
Ba câu hỏi này giúp bạn tránh cả hai kiểu sai: giữ thủ tục vô ích vì sợ, và cắt bừa một bước đang âm thầm bảo vệ doanh nghiệp.
Cắt từng bước và thử trong thời gian ngắn
Đừng cắt một lúc mười bước. Chọn hai ba bước tốn thời gian nhất mà rủi ro thấp nhất, bỏ thử trong một tháng, và nói rõ với mọi người đây là thử.
Trong tháng đó, theo dõi đúng cái rủi ro mà bước đó từng chặn. Nếu bỏ ký nhận từng thùng mà số hàng lệch cuối tháng vẫn như cũ, bước đó thật sự thừa. Nếu lệch tăng lên, quay lại hoặc tìm cách chặn khác.
Cũng nên hỏi những người trong cuộc thấy thế nào. Thường họ sẽ kể ra thêm vài bước khác mà họ thấy vô ích, và đó là danh sách cho đợt sau.
Một điều quan trọng: có vài bước không bao giờ nên cắt dù trông rườm rà. Các bước liên quan an toàn cháy nổ, an toàn thực phẩm, và các chứng từ mà kế toán cần cho thuế. Với nhóm này, nếu thấy nặng thì hỏi kế toán hoặc cơ quan chức năng cách làm gọn hơn, chứ đừng tự bỏ.
Giữ quy trình gọn về lâu dài
Một thói quen tốt là mỗi khi thêm một bước mới, hãy hỏi luôn có bước nào có thể bỏ. Không phải lúc nào cũng có, nhưng câu hỏi đó khiến việc thêm thủ tục không còn là phản xạ tự động sau mỗi sự cố.
Thói quen thứ hai là ghi lý do bên cạnh mỗi bước khi đặt ra. Một dòng ngắn: bước này có từ khi mất hàng ở kho cũ. Vài năm sau, người rà soát đọc là hiểu và quyết định dễ hơn.
Thói quen thứ ba là mỗi năm một lần, ngồi cùng vài nhân viên đi qua toàn bộ các thủ tục chính, như dọn tủ quần áo. Cái gì không dùng thì bỏ.
Doanh nghiệp nhỏ không thắng doanh nghiệp lớn bằng độ chặt chẽ. Nó thắng bằng tốc độ và sự linh hoạt. Bạn thử đếm xem, trong tiệm mình hiện giờ có bao nhiêu chữ ký mà người ký không còn đọc.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao phân biệt quy trình cần thiết và thủ tục rườm rà?
Quy trình cần thiết chặn một rủi ro cụ thể mà nếu bỏ đi sẽ gây thiệt hại thật. Thủ tục rườm rà là bước không ai giải thích được mục đích, hoặc rủi ro nó chặn đã được chặn bằng cách khác.
Có nên bỏ hết các bước duyệt chi cho cửa hàng nhỏ?
Không nên bỏ hết, nhưng có thể thay duyệt từng khoản bằng hạn mức cho mỗi người và kiểm tổng vào cuối tuần. Cách này giữ được kiểm soát mà không làm chậm việc hằng ngày.
Ai nên được quyền đề xuất bỏ một bước trong quy trình?
Bất kỳ ai làm việc đó hằng ngày nên được đề xuất, vì họ thấy rõ bước nào vướng nhất. Quyết định cuối cùng thuộc về người chịu trách nhiệm về rủi ro mà bước đó đang chặn.
Thủ tục rườm rà ảnh hưởng thế nào tới nhân viên giỏi?
Người làm giỏi thường khó chịu nhất với thủ tục vô ích vì họ thấy rõ thời gian bị lãng phí. Để lâu, họ hoặc lách, hoặc tìm chỗ làm khác nơi họ được tin hơn.
Doanh nghiệp đang lớn nhanh có nên thêm quy trình không?
Có, vì khi người mới vào nhiều thì quy trình giúp giữ cách làm. Nhưng thêm có chọn lọc cho những việc lặp nhiều và rủi ro cao, đồng thời đặt lịch rà soát để bỏ những bước không còn cần.
