Bảo trì phòng ngừa là chăm sóc máy móc theo lịch trước khi chúng hỏng: vệ sinh, tra dầu, kiểm dây điện và gioăng, thay những chi tiết đã mòn. Với bếp và xưởng nhỏ, không cần hệ thống phức tạp, chỉ cần bốn thứ: một danh sách máy quan trọng, một lịch việc theo ngày, tuần, tháng, một người phụ trách, và một cuốn sổ máy ghi lại mọi lần sửa.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Máy xay đá chết đúng trưa thứ bảy. Tủ đông hỏng lúc nửa đêm, sáng ra cả kho hải sản mềm oặt. Máy may công nghiệp đứt dây curoa giữa đơn gấp. Phần lớn những sự cố như vậy đều có dấu hiệu báo trước vài tuần, chỉ là không ai nhìn. Tập này mình nói cách nhìn.
Sửa khi hỏng và bảo trì trước khi hỏng: khác nhau ở đâu?
Sửa khi hỏng nghe tiết kiệm: máy còn chạy thì cứ chạy. Nhưng máy luôn hỏng vào lúc tệ nhất, vì lúc tệ nhất cũng là lúc nó chạy nhiều nhất. Giờ cao điểm, mùa cao điểm, đơn gấp.
Khi máy hỏng giữa ca, cái mất không chỉ là tiền sửa. Còn là doanh thu bị mất trong lúc chờ thợ, nguyên liệu hỏng, khách phải chờ hoặc bỏ về, và nhân viên xoay xở mệt mỏi.
Gọi thợ gấp cũng đắt hơn, và có khi thợ không tới ngay được. Phụ tùng phải đặt thì mất cả ngày.
Bảo trì phòng ngừa chuyển việc sửa sang lúc mình chọn: sáng sớm, ngày vắng, trước mùa đông khách. Vẫn tốn công, nhưng là công có kế hoạch.
Danh sách máy quan trọng: bắt đầu từ máy mà hỏng là dừng
Không cần lập kế hoạch cho mọi thiết bị. Hãy liệt kê những máy mà nếu hỏng thì tiệm phải dừng hoặc mất nhiều tiền: tủ đông, tủ mát, bếp chính, máy pha cà phê, máy xay, máy nén khí, máy may chính, máy in chính.
Với mỗi máy, ghi: tên máy, nơi mua, ngày mua, số điện thoại thợ sửa hoặc hãng bảo hành, và sách hướng dẫn nếu còn. Sách hướng dẫn thường ghi rõ những việc bảo dưỡng nhà sản xuất khuyên làm và bao lâu một lần.
Nếu mất sách hướng dẫn, nhiều hãng có bản điện tử, hoặc có thể hỏi thợ sửa quen. Đừng tự đoán lịch bảo dưỡng cho máy phức tạp.
Danh sách này thường chỉ khoảng chục máy với tiệm nhỏ. Dán nó ở chỗ quản lý dễ thấy.
Với những máy mà hỏng là dừng hẳn, hỏi thêm một câu: nếu nó hỏng thì mình chạy tạm bằng gì. Một bếp gas mini dự phòng, một máy xay cầm tay cũ, một tủ mát nhỏ ở nhà mang tới được. Phương án tạm không cần tốt, chỉ cần đủ để qua một ca trong lúc chờ thợ.
Lịch việc theo ngày, tuần, tháng
Việc hằng ngày là những việc nhanh, gắn vào danh sách đóng cửa: vệ sinh máy xay, rửa vòi hơi máy pha, lau gioăng cửa tủ, đổ nước xả khí máy nén nếu có. Người đóng ca làm.
Việc hằng tuần là những việc lâu hơn một chút: vệ sinh lưới lọc hút mùi, kiểm dây curoa có nứt không, xem nhiệt kế tủ có còn đúng không bằng cách so với một nhiệt kế khác, kiểm ống gas có mềm, nứt không.
Việc hằng tháng hoặc hằng quý thường là việc của thợ: vệ sinh dàn nóng tủ lạnh và máy lạnh, kiểm hệ thống gas, thay bộ lọc nước, bảo dưỡng máy may. Đặt lịch với thợ từ trước, vào ngày vắng.
Ghi lịch này thành một bảng dán cạnh máy hoặc trong sổ vận hành. Mỗi lần làm xong, người làm đánh dấu và ký. Bảng có chữ ký giúp biết việc nào bị bỏ sót.
Nghe và nhìn máy: dấu hiệu báo trước
Máy hiếm khi hỏng đột ngột mà không báo. Tủ đông chạy liên tục không nghỉ, cửa tủ đóng không kín, máy xay kêu tiếng lạ, máy may bắt đầu nhảy mũi, bếp có mùi gas nhẹ, ổ cắm nóng lên khi cắm máy.
Người dùng máy hằng ngày là người phát hiện sớm nhất. Hãy dặn mọi người: thấy máy có gì lạ thì ghi vào sổ ca hoặc báo ngay, đừng cố dùng tiếp cho hết ca.
Riêng với gas và điện, bất kỳ dấu hiệu nào như mùi gas, tia lửa, ổ cắm nóng, dây điện sờn đều phải ngừng dùng thiết bị ngay và gọi thợ có chuyên môn. Không tự sửa, không để ai tự sửa.
Khen những người báo sớm. Một cái máy được cứu nhờ ai đó để ý tiếng kêu lạ là một khoản tiền lớn được giữ lại.
Cuốn sổ máy và quyết định thay mới
Mỗi máy quan trọng có một trang trong sổ máy: mỗi lần bảo dưỡng, mỗi lần hỏng, sửa gì, thay gì, tốn bao nhiêu, ai sửa. Sổ này có thể là giấy hoặc bảng tính.
Sau một thời gian, sổ máy cho bạn thông tin quý: máy nào hỏng thường xuyên, chi tiết nào hay phải thay, thợ nào sửa bền. Khi một máy mà chi phí sửa trong năm gần bằng tiền mua máy mới, đó là lúc cân nhắc thay.
Sổ máy cũng giúp khi bán lại hoặc khi làm việc với bảo hành: có ghi chép bảo dưỡng đều đặn là một lợi thế.
Máy móc là những nhân viên không biết nói. Chăm chúng đều đặn thì chúng làm việc êm, bỏ mặc thì chúng nghỉ đúng lúc bạn cần nhất. Trong tiệm bạn, máy nào mà nếu dừng vào trưa mai thì cả tiệm phải đóng cửa?
Câu hỏi thường gặp
Bảo trì phòng ngừa có tốn kém không?
Có tốn công và một phần chi phí thợ định kỳ, nhưng thường rẻ hơn nhiều so với sửa gấp giữa ca, cộng với doanh thu và nguyên liệu mất khi máy dừng đột ngột.
Bao lâu nên vệ sinh dàn nóng tủ lạnh và máy lạnh?
Tuỳ môi trường và khuyến cáo của nhà sản xuất. Bếp nhiều dầu mỡ và bụi thường cần vệ sinh thường xuyên hơn. Nên hỏi thợ quen và theo sách hướng dẫn của máy.
Có nên để nhân viên tự sửa máy nhỏ?
Những việc đơn giản như vệ sinh, thay lưới lọc theo hướng dẫn thì được. Với điện, gas và máy phức tạp, luôn gọi thợ có chuyên môn để đảm bảo an toàn.
Dấu hiệu nào cho thấy tủ đông sắp hỏng?
Tủ chạy liên tục không nghỉ, đá bám dày bất thường, nhiệt độ trong tủ dao động, cửa đóng không kín, hoặc có tiếng kêu lạ. Thấy những dấu hiệu này nên gọi thợ kiểm tra sớm.
Khi nào nên thay máy mới thay vì sửa?
Khi chi phí sửa trong năm gần bằng giá máy mới, khi máy hỏng lặp lại ảnh hưởng vận hành, hoặc khi phụ tùng khó tìm. Sổ máy giúp đưa ra quyết định này dựa trên con số.
