Chu kỳ tiền mặt là số ngày từ lúc bạn bỏ tiền ra trả cho nhà cung cấp tới lúc tiền quay về từ khách. Nó bằng số ngày hàng nằm trong kho, cộng số ngày khách nợ, trừ đi số ngày nhà cung cấp cho bạn nợ. Chu kỳ càng dài, doanh nghiệp càng cần nhiều tiền chỉ để giữ cho máy chạy, dù sổ sách vẫn ghi là có lãi.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mình không dạy đọc báo cáo tài chính ở đây. Mình chỉ muốn bạn hình dung một đồng tiền: nó rời khỏi túi bạn để thành nguyên liệu, nằm trong kho, thành sản phẩm, được bán, nằm trong sổ nợ của khách, rồi mới quay về. Tập này mình theo đồng tiền đó.
Theo chân một đồng tiền trong một xưởng gốm nhỏ
Hãy hình dung một xưởng gốm nhỏ. Chủ xưởng mua đất và men, trả tiền ngay khi nhận. Đất nằm trong kho một thời gian, rồi được nặn, phơi, nung, tráng men. Sản phẩm xong lại nằm chờ đơn. Khi có đơn từ một cửa hàng, xưởng giao hàng, và cửa hàng hẹn thanh toán sau một thời gian.
Từ lúc trả tiền đất tới lúc tiền của cửa hàng về tài khoản, có thể là vài tháng. Trong suốt vài tháng đó, tiền của chủ xưởng không nằm trong túi, mà nằm trong đất, trong gốm mộc đang phơi, trong kho thành phẩm, và trong sổ nợ của khách.
Nếu xưởng nhận thêm nhiều đơn, xưởng phải mua thêm đất, trả thêm lương, trong khi tiền của các đơn trước chưa về. Đó là lý do một xưởng làm ăn tốt vẫn có thể phải đi vay nóng để trả lương.
Hiểu chu kỳ này không đòi hỏi kế toán. Chỉ cần biết ba con số ngày.
Ba con số ngày: kho, khách nợ, nợ nhà cung cấp
Con số thứ nhất là số ngày hàng nằm trong kho, tính từ lúc nhập nguyên liệu tới lúc bán sản phẩm. Với quán ăn, con số này rất ngắn, vài ngày. Với xưởng may, xưởng gốm, cửa hàng thời trang, có thể là vài tuần tới vài tháng.
Con số thứ hai là số ngày khách nợ, tính từ lúc giao hàng tới lúc thu tiền. Bán lẻ thu tiền ngay nên gần như bằng không. Bán cho doanh nghiệp, cho đại lý thì thường có công nợ.
Con số thứ ba là số ngày nhà cung cấp cho bạn nợ. Nếu trả tiền ngay khi nhận thì bằng không. Nếu được trả cuối tháng thì trung bình khoảng nửa tháng.
Cộng hai con số đầu, trừ con số thứ ba, ra chu kỳ tiền mặt. Ví dụ minh hoạ: hàng nằm kho ba mươi ngày, khách nợ bốn mươi lăm ngày, nhà cung cấp cho nợ mười lăm ngày, thì chu kỳ là sáu mươi ngày. Trong sáu mươi ngày đó, bạn phải tự có tiền để chạy.
Vì sao có lãi mà vẫn thiếu tiền?
Lãi được tính khi bán hàng. Tiền thì chỉ có khi khách trả. Hai thời điểm đó có thể cách nhau rất xa.
Khi chu kỳ tiền mặt dài và doanh số tăng, số tiền bị khoá trong kho và trong sổ nợ khách cũng tăng theo. Doanh nghiệp càng bán được nhiều, càng cần thêm tiền để lấp chỗ trống.
Đây không phải lỗi của chiến lược, mà là đặc tính của vận hành. Nhưng người điều hành có thể tác động vào từng con số ngày, và mỗi ngày rút ngắn được là một khoản tiền được giải phóng.
Với các quyết định lớn như có nên mở rộng khi đang thiếu tiền, mình để dành cho những người bàn chiến lược. Phần của người chạy máy là làm cho đồng tiền quay nhanh hơn trong bộ máy hiện có.
Rút ngắn từng con số ngày bằng việc vận hành
Rút số ngày hàng nằm kho: nhập ít hơn, nhập nhiều lần hơn, xử lý hàng tồn chậm sớm, sản xuất theo đơn thay vì làm sẵn quá nhiều. Mỗi thùng hàng không nằm im là một phần tiền được trả lại.
Rút số ngày khách nợ: xuất hoá đơn ngay khi giao, không đợi cuối tháng mới gom. Nhắc nợ trước hạn chứ không phải sau hạn. Cho khách nhiều cách trả tiền tiện lợi. Với khách mới, cân nhắc thu trước một phần.
Kéo dài hợp lý số ngày nợ nhà cung cấp: thương lượng thời hạn thanh toán phù hợp, trả đúng hạn đã thoả thuận chứ không trả sớm khi không có lợi gì. Nhưng không trả trễ hạn, vì mất uy tín với nhà cung cấp còn đắt hơn.
Không cần làm tất cả cùng lúc. Chọn con số dài nhất trong ba con số, và bắt đầu từ đó.
Theo dõi chu kỳ tiền mặt mỗi tháng
Không cần tính chính xác từng ngày. Mỗi tháng, ước lượng ba con số: hàng tồn cuối tháng đủ bán trong bao nhiêu ngày, tổng khách nợ tương đương bao nhiêu ngày bán hàng, tổng nợ nhà cung cấp tương đương bao nhiêu ngày mua hàng.
Nhờ kế toán giúp tính lần đầu nếu cần. Từ tháng sau, bạn chỉ cần làm theo cùng cách để so.
Điều quan trọng là xu hướng. Nếu chu kỳ dài ra dần qua các tháng, có thứ gì đó đang khoá tiền của bạn: khách trả chậm hơn, hàng tồn tăng, hoặc nhà cung cấp bắt trả sớm hơn.
Hiểu đồng tiền của mình đang nằm ở đâu là bước đầu tiên để không bị bất ngờ khi két trống. Nếu hôm nay cần gấp một khoản tiền, bạn có biết phần lớn tiền của tiệm đang bị khoá ở kho hay ở sổ nợ của khách không?
Câu hỏi thường gặp
Chu kỳ tiền mặt ngắn có luôn tốt không?
Thường là tốt vì doanh nghiệp cần ít tiền hơn để vận hành. Nhưng rút ngắn bằng cách nào cũng cần cân nhắc, ví dụ ép khách trả ngay có thể mất khách, hoặc nhập quá ít có thể thiếu hàng.
Quán ăn có cần quan tâm chu kỳ tiền mặt không?
Quán ăn bán lẻ thường có chu kỳ ngắn vì thu tiền ngay và hàng nằm kho ít ngày. Nhưng nếu có bán suất ăn cho công ty với công nợ, chu kỳ sẽ dài ra và cần theo dõi.
Làm sao tính số ngày khách nợ một cách đơn giản?
Lấy tổng số tiền khách đang nợ chia cho doanh thu bình quân mỗi ngày. Kết quả là số ngày bán hàng mà tiền còn nằm trong sổ nợ.
Có nên trả nhà cung cấp chậm để giữ tiền lâu hơn?
Nên trả đúng hạn đã thoả thuận, không trả sớm khi không có lợi và không trả trễ. Muốn thời hạn dài hơn thì thương lượng rõ ràng từ đầu.
Chu kỳ tiền mặt khác lợi nhuận thế nào?
Lợi nhuận cho biết bán hàng có lời hay không. Chu kỳ tiền mặt cho biết phải chờ bao lâu mới thu được tiền về. Một doanh nghiệp có thể có lãi mà vẫn thiếu tiền vì chu kỳ dài.
