Dự báo dòng tiền mười ba tuần là một bảng đơn giản ghi số tiền dự kiến vào và ra theo từng tuần, trong khoảng một quý sắp tới. Mỗi tuần, bạn thay dự kiến bằng số thật và thêm một tuần mới ở cuối. Công dụng của nó rất cụ thể: thấy trước tuần nào sẽ thiếu tiền, để xoay từ sớm, thay vì phát hiện khi ngày trả lương đã tới.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mười ba tuần là khoảng một quý, đủ xa để thấy những khoản lớn như tiền thuê nhà theo quý hay tiền thưởng dịp lễ, đủ gần để dự đoán không quá mơ hồ. Cách làm này được nhiều người làm tài chính dùng, và mình thấy nó rất hợp với cửa hàng nhỏ nếu làm gọn.
Vì sao theo tuần mà không theo tháng?
Nhìn theo tháng, bạn có thể thấy tháng sau tiền vào nhiều hơn tiền ra, và yên tâm. Nhưng trong tháng đó, tiền ra có thể dồn vào tuần đầu, như tiền thuê nhà và tiền hàng, còn tiền vào lại tới vào tuần cuối, khi khách thanh toán công nợ.
Kết quả là tuần đầu tháng két trống, trong khi cả tháng thì có lãi. Bảng theo tháng che mất chuyện đó. Bảng theo tuần cho thấy rõ.
Với doanh nghiệp nhỏ, thiếu tiền một tuần là đủ để có chuyện: trả lương trễ, nhà cung cấp dừng giao, phải vay nóng với lãi cao.
Nhìn xa mười ba tuần giúp thấy trước, nhìn theo từng tuần giúp thấy đúng lúc.
Dựng bảng: hàng ngang là tuần, hàng dọc là các khoản
Bảng có mười ba cột, mỗi cột một tuần. Dòng đầu là tiền đầu tuần, tức số tiền có trong két và tài khoản.
Phần tiền vào: tiền bán hàng dự kiến theo tuần, tiền khách trả nợ theo lịch hẹn, các khoản khác nếu có. Với tiền bán hàng, dùng số trung bình các tuần gần đây, chỉnh theo mùa nếu có mùa cao điểm hoặc thấp điểm.
Phần tiền ra: tiền hàng trả nhà cung cấp theo lịch đã thoả thuận, lương theo ngày trả lương, tiền thuê mặt bằng, điện nước, trả nợ vay, thuế theo lịch, và một dòng cho các khoản lặt vặt.
Dòng cuối là tiền cuối tuần, bằng tiền đầu tuần cộng tiền vào trừ tiền ra. Tiền cuối tuần này lại là tiền đầu tuần của tuần sau. Làm trên bảng tính hay trên giấy kẻ ô đều được.
Dựa vào lịch thật, không đoán mò
Chỗ quan trọng nhất là các khoản ra phải dựa vào lịch thật. Ngày trả lương cố định. Tiền thuê nhà theo hợp đồng. Tiền hàng theo điều kiện thanh toán với từng nhà cung cấp. Lấy lịch ra, điền từng khoản vào đúng tuần.
Các khoản vào cũng vậy. Khách nợ đã hẹn trả ngày nào thì ghi tuần đó. Nhưng hãy thận trọng: với khách hay trả chậm, ghi lùi một hai tuần so với ngày hẹn.
Đừng quên những khoản không đều: tiền thuê theo quý, phí gia hạn giấy phép, thưởng dịp lễ, sửa chữa đã lên kế hoạch. Những khoản này là thứ hay làm két trống bất ngờ nhất.
Nguyên tắc chung: tiền vào nên ước thấp một chút, tiền ra nên ước đủ. Bảng dự báo lạc quan quá thì không bảo vệ được ai.
Cập nhật mỗi tuần: phần làm nên giá trị
Một bảng dự báo lập một lần rồi để đó thì sau vài tuần đã sai. Giá trị của nó nằm ở việc cập nhật đều đặn.
Mỗi tuần, chọn một thời điểm cố định, chẳng hạn sáng thứ hai. Thay số dự kiến của tuần vừa qua bằng số thật. So xem chênh lệch ở đâu và vì sao. Rồi thêm một tuần mới ở cuối để bảng luôn nhìn xa mười ba tuần.
Việc so dự kiến với thực tế giúp bạn dự báo giỏi hơn theo thời gian. Bạn sẽ biết mình hay ước bán hàng cao quá, hay quên khoản nào.
Mất khoảng nửa giờ mỗi tuần khi đã quen. Nửa giờ đó có thể cứu bạn khỏi những buổi sáng phải gọi điện vay tiền gấp.
Một mẹo nhỏ: giữ lại bản của mỗi tuần thay vì ghi đè. Sau một quý, lật lại các bản cũ, bạn sẽ thấy dự báo của mình lệch theo kiểu nào, lạc quan hay bi quan, lệch ở khoản vào hay khoản ra. Biết mình hay lệch theo hướng nào là biết cần trừ hao chỗ nào ở những lần dự báo sau.
Thấy tuần thiếu tiền rồi thì làm gì?
Khi bảng cho thấy một tuần phía trước có tiền cuối tuần âm hoặc quá thấp, bạn có thời gian để xoay. Và càng sớm thì càng nhiều lựa chọn.
Có thể nhắc khách trả nợ sớm hơn, hoặc gọi cho khách nợ lớn để hẹn lịch trả chắc chắn. Có thể thương lượng với nhà cung cấp dời một khoản sang tuần sau. Có thể hoãn một khoản mua sắm chưa gấp. Có thể giảm lượng nhập hàng trong vài tuần.
Nếu vẫn thiếu, có thời gian để tìm một khoản vay với điều kiện đàng hoàng thay vì vay gấp lãi cao. Chuyện vay nên hỏi kế toán hoặc ngân hàng quen.
Điều quan trọng là không để tuần đó tới một cách bất ngờ. Một khoản thiếu biết trước sáu tuần là một bài toán, một khoản thiếu phát hiện sáng hôm trả lương là một cuộc khủng hoảng. Tuần thứ bảy tính từ hôm nay, tiệm bạn sẽ có đủ tiền cho mọi khoản phải trả không?
Câu hỏi thường gặp
Vì sao lại là mười ba tuần?
Mười ba tuần xấp xỉ một quý, đủ xa để thấy những khoản lớn theo quý và đủ gần để dự đoán không quá mơ hồ. Đây là khoảng thời gian được nhiều người làm tài chính dùng cho dự báo tiền mặt ngắn hạn.
Doanh nghiệp rất nhỏ có cần dự báo dòng tiền không?
Có ích, nhất là khi có lương nhân viên, tiền thuê và nhà cung cấp phải trả theo lịch. Bảng có thể rất đơn giản, chỉ vài dòng thu chi chính.
Dự báo dòng tiền khác kế hoạch kinh doanh thế nào?
Kế hoạch kinh doanh nhìn mục tiêu doanh thu và lợi nhuận dài hạn. Dự báo dòng tiền chỉ nhìn tiền mặt vào ra theo tuần để tránh thiếu tiền trong ngắn hạn.
Nên ước tiền bán hàng thế nào cho sát?
Dùng số trung bình của các tuần gần đây cùng mùa, điều chỉnh theo lịch lễ hay sự kiện. Nên ước thấp một chút để có biên an toàn.
Ai nên giữ bảng dự báo dòng tiền?
Chủ doanh nghiệp hoặc người điều hành chịu trách nhiệm về tiền, có thể nhờ kế toán hỗ trợ. Quan trọng là một người cố định cập nhật mỗi tuần.
