Đối soát két cuối ca là đếm tiền thật trong két, trừ đi quỹ tiền lẻ đầu ca, rồi so với tổng tiền mặt bán được theo sổ hoặc máy tính tiền. Muốn làm nhanh mà không oan ai, cần bốn thứ: quỹ đầu ca cố định, hai người cùng đếm, tiền chuyển khoản tách hẳn ra khỏi tiền mặt, và chênh lệch được ghi lại có chữ ký chứ không bắt đền ngay tại chỗ.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Két tiền là nơi dễ sinh hiểu lầm nhất trong một cửa hàng nhỏ. Thiếu vài chục nghìn, không ai biết vì sao, người đứng quầy thấy mình bị nghi, chủ thì thấy bực. Tập này mình kể cách làm để con số rõ ràng và người làm yên tâm.
Quỹ đầu ca cố định: điểm xuất phát rõ ràng
Mỗi ca bắt đầu với một khoản tiền lẻ cố định, lần nào cũng đúng bằng số đó, chia sẵn theo mệnh giá. Người nhận ca đếm quỹ đầu ca trước khi bắt đầu bán, ký nhận.
Nếu quỹ đầu ca thay đổi tuỳ hôm, lúc đối soát cuối ca rất dễ nhầm: hôm nay bắt đầu với bao nhiêu nhỉ. Một con số cố định loại bỏ câu hỏi đó.
Cuối ca, sau khi đếm, tách đúng số tiền quỹ đầu ca ra để lại cho ca sau, phần còn lại là tiền bán hàng của ca. Việc tách này nên làm trước khi so với sổ.
Nếu ca sau thiếu tiền lẻ, đổi thêm từ quỹ riêng của chủ hoặc quản lý và ghi lại, không lấy từ tiền bán hàng mà không ghi.
Một thói quen nhỏ giúp đỡ cãi nhau: tờ phiếu quỹ đầu ca ghi rõ bao nhiêu tờ mỗi mệnh giá, người giao và người nhận cùng ký. Khi cuối ca có ai hỏi sáng nay nhận đủ không, tờ phiếu trả lời thay, không ai phải dựa vào trí nhớ.
Tách tiền chuyển khoản ra khỏi tiền mặt
Ngày nay phần lớn khách trả bằng chuyển khoản hoặc quét mã. Nếu gộp chung với tiền mặt khi đối soát, con số sẽ rối tung, và chênh lệch không biết từ đâu ra.
Máy tính tiền hoặc sổ bán hàng nên ghi rõ từng đơn trả bằng cách nào. Cuối ca, tổng tiền mặt theo sổ chỉ so với tiền mặt trong két. Tổng chuyển khoản theo sổ so với tiền về tài khoản, việc này có thể làm riêng vào cuối ngày.
Một lỗi rất hay gặp: khách chuyển khoản nhưng người đứng quầy bấm nhầm là tiền mặt, hoặc ngược lại. Kết quả là két thừa hoặc thiếu đúng bằng giá trị đơn đó. Khi thấy chênh lệch tròn bằng một đơn hàng, hãy kiểm tra ngay chuyện này.
Cũng nên kiểm tra khách có chuyển khoản thật không trước khi giao hàng. Chiêu đưa màn hình chuyển khoản giả xảy ra ở nhiều nơi, và người đứng quầy mới dễ bị lừa. Hướng dẫn nhân viên đợi thông báo tiền về thật mới xác nhận đơn.
Hai người cùng đếm, đếm theo mệnh giá
Người đứng quầy đếm, người thứ hai là trưởng ca hoặc người nhận ca đứng cạnh xem và ghi. Hai người cùng thấy một con số thì không ai phải nghi ngờ ai.
Đếm theo từng mệnh giá, ghi vào một tờ phiếu có sẵn các dòng mệnh giá. Đếm như vậy chậm hơn một chút nhưng ít nhầm hơn nhiều so với đếm cả xấp, và dễ đếm lại khi cần.
Đếm ở chỗ khuất tầm nhìn của khách, không đếm ngay quầy khi còn khách trong tiệm. Vừa an toàn, vừa không bị ngắt quãng.
Sau khi đếm xong, ghi con số, so với sổ, và cả hai người ký vào phiếu. Tiền được cho vào túi hoặc phong bì có ghi ngày ca, cất đúng chỗ đã quy định.
Chênh lệch: ghi lại, tìm nguyên nhân, đừng bắt đền ngay
Chênh lệch nhỏ thì ca nào cũng có thể xảy ra: thối nhầm, bấm nhầm, tiền lẻ rơi dưới quầy. Ghi lại số chênh lệch, cả thừa lẫn thiếu, kèm chữ ký của hai người đếm.
Rồi tìm nguyên nhân trong vài phút: có đơn nào bấm nhầm cách trả không, có đơn huỷ mà chưa xoá không, có khoản chi tạm nào lấy từ két mà chưa ghi không.
Nhiều tiệm bắt nhân viên đền ngay mọi khoản thiếu. Cách này khiến người đứng quầy sợ, và người sợ thì dễ làm sai hơn, hoặc tệ hơn là giấu. Chuyện bồi thường nếu có nên có quy định rõ ràng, phù hợp pháp luật lao động, tốt nhất là hỏi người có chuyên môn.
Điều cần để ý là mẫu hình. Chênh lệch lẻ tẻ ngẫu nhiên là chuyện thường. Chênh lệch thiếu liên tục ở cùng một ca, cùng một người, là chuyện cần tìm hiểu kỹ và nói chuyện riêng.
Giữ đối soát nhanh để không ai muốn bỏ qua
Nếu đối soát mất nửa giờ, người ta sẽ tìm cách bỏ qua vào những hôm mệt. Mục tiêu là một quy trình mười phút, lặp lại mỗi ca như một thói quen.
Chuẩn bị sẵn phiếu đếm tiền in các dòng mệnh giá. Có máy tính cầm tay ở quầy. Máy tính tiền hoặc sổ bán hàng in được tổng tiền mặt của ca chỉ bằng một thao tác.
Hạn chế tối đa việc lấy tiền từ két để chi lặt vặt trong ca. Nếu bắt buộc, có một quỹ chi nhỏ riêng, không lẫn với két bán hàng.
Két tiền rõ ràng không chỉ bảo vệ tiền của chủ, mà còn bảo vệ danh dự của người đứng quầy. Ở tiệm bạn, khi két lệch, người đứng quầy có cảm thấy mình được đối xử công bằng không?
Câu hỏi thường gặp
Có nên bắt nhân viên đền tiền khi két thiếu?
Chênh lệch nhỏ ngẫu nhiên thường do nhầm lẫn, bắt đền ngay dễ gây sợ hãi và giấu lỗi. Nếu có quy định bồi thường, cần rõ ràng và phù hợp pháp luật lao động, nên hỏi người có chuyên môn.
Quỹ tiền lẻ đầu ca nên có bao nhiêu?
Tuỳ lượng khách trả tiền mặt và mệnh giá hay dùng. Quan trọng là một con số cố định mỗi ca, chia sẵn theo mệnh giá, để đối soát dễ dàng.
Làm sao phát hiện chuyển khoản giả?
Chỉ xác nhận đơn khi đã thấy thông báo tiền về thật từ ngân hàng hoặc ứng dụng của cửa hàng, không tin vào màn hình điện thoại của khách. Hướng dẫn điều này cho mọi nhân viên đứng quầy.
Két thừa tiền thì xử lý thế nào?
Ghi lại như chênh lệch thiếu và tìm nguyên nhân, thường là thối thiếu cho khách hoặc bấm nhầm cách trả. Không nên để người đứng quầy giữ phần thừa.
Có cần đối soát két mỗi ca hay chỉ cuối ngày?
Nên đối soát mỗi khi đổi người đứng quầy, vì đó là lúc trách nhiệm chuyển giao. Nếu chỉ đối soát cuối ngày, chênh lệch không biết thuộc ca nào.
