Thu công nợ đúng hạn mà vẫn giữ được khách bắt đầu từ trước khi bán, không phải sau khi khách trễ. Thoả thuận rõ hạn trả và cách trả ngay từ đơn đầu tiên, xuất hoá đơn ngay khi giao hàng, nhắc nhẹ trước hạn vài ngày, gọi đúng người phụ trách thanh toán bên khách, và có những bước leo thang rõ ràng khi khách trễ. Phần lớn khách trả chậm không phải vì cố tình, mà vì không ai nhắc.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ ngại đòi nợ. Sợ mất lòng, sợ mất khách, nên cứ để đó, rồi cuối tháng thiếu tiền trả lương. Tập này mình kể cách thu nợ như một phần bình thường của vận hành, không cần mặt nặng mày nhẹ.
Thoả thuận rõ từ đơn hàng đầu tiên
Chuyện thu nợ dễ hay khó được quyết định ngay từ lúc nhận đơn. Nếu lúc đó chỉ nói miệng kiểu anh cứ lấy hàng, tính sau, thì sau này mọi mốc thời gian đều mơ hồ.
Hãy ghi rõ trên báo giá hoặc đơn hàng: hạn thanh toán là bao nhiêu ngày kể từ khi giao, trả bằng cách nào, gửi hoá đơn cho ai. Nếu khách là doanh nghiệp, hỏi luôn quy trình thanh toán của họ: kế toán duyệt vào ngày nào trong tháng, cần những chứng từ gì.
Với khách mới chưa quen, cân nhắc thu trước một phần hoặc thu ngay khi giao cho vài đơn đầu. Khi đã có lịch sử trả tiền tốt, mới mở công nợ.
Nói rõ ngay từ đầu không làm mất lòng khách. Ngược lại, khách làm ăn nghiêm túc sẽ thấy bạn chuyên nghiệp.
Xuất hoá đơn ngay và gửi đúng người
Một lý do rất phổ biến khiến tiền về chậm là chính bên bán gửi hoá đơn chậm. Gom cả tháng mới xuất một lần, gửi tới một địa chỉ chung chung, và hoá đơn nằm trong hộp thư của ai đó chưa mở.
Xuất hoá đơn hoặc phiếu thanh toán ngay khi giao hàng, hoặc cùng ngày. Hạn trả tính từ ngày giao, hoá đơn tới càng sớm thì khách càng có thời gian sắp xếp.
Gửi đúng người phụ trách thanh toán, không chỉ gửi cho người đặt hàng. Người đặt hàng có thể là bếp trưởng hay trưởng phòng mua, họ không trực tiếp chuyển tiền.
Kiểm lại hoá đơn trước khi gửi: đúng tên, đúng số lượng, đúng giá đã thoả thuận. Một hoá đơn sai là lý do chính đáng để khách giữ lại không trả, và phải làm lại từ đầu.
Nhắc trước hạn, không phải sau hạn
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ chỉ nhắc nợ khi đã quá hạn. Lúc đó cuộc gọi mang cảm giác đòi, và khách phải giải thích vì sao trễ.
Cách nhẹ nhàng hơn là nhắc trước hạn vài ngày: một tin nhắn ngắn gửi người phụ trách thanh toán, báo khoản nào sắp tới hạn, kèm lại hoá đơn. Không đòi, chỉ nhắc.
Nhắc trước hạn thường đủ để khoản tiền được xếp vào đợt thanh toán gần nhất của khách. Nhiều khách còn cảm ơn vì được nhắc.
Giữ một bảng công nợ đơn giản: khách, số tiền, ngày giao, ngày tới hạn, đã nhắc chưa. Mỗi tuần nhìn bảng một lần, nhắc những khoản sắp tới hạn trong tuần tới.
Sắp bảng theo tuổi nợ: khoản chưa tới hạn, khoản trễ ít ngày, khoản trễ lâu. Nhìn cách xếp này, bạn thấy ngay tiền đang kẹt ở nhóm nào. Kinh nghiệm chung là khoản nợ càng để lâu càng khó thu, nên nhóm trễ lâu cần được gọi trước tiên, chứ không phải để cuối vì ngại.
Các bước khi khách trễ hạn
Có một lộ trình rõ ràng giúp bạn không phải quyết lại mỗi lần. Ví dụ: trễ vài ngày thì nhắn tin hỏi thăm và gửi lại hoá đơn. Trễ lâu hơn thì gọi điện cho người phụ trách thanh toán, hỏi có vướng gì không, hẹn ngày trả cụ thể.
Nếu vẫn trễ, gọi cho người có quyền quyết định bên khách, như chủ doanh nghiệp. Đồng thời tạm dừng giao đơn mới có công nợ, chuyển sang thu tiền khi giao, và nói rõ lý do một cách lịch sự.
Nếu khoản nợ lớn và kéo dài, lúc đó mới cân nhắc các biện pháp pháp lý, và nên hỏi luật sư hoặc người có chuyên môn trước khi làm.
Khi khách thật sự gặp khó khăn, có thể thoả thuận trả dần. Ghi rõ lịch trả dần bằng văn bản. Một khách trả chậm nhưng trả đều vẫn tốt hơn một khách biến mất.
Giữ khách trong khi thu nợ
Thu nợ và giữ khách không mâu thuẫn nhau nếu bạn làm đúng giọng. Luôn bắt đầu bằng thiện chí: hỏi xem có vướng gì không, hoá đơn có đúng không, có cần gửi lại chứng từ gì không.
Tách chuyện đòi nợ ra khỏi người bán hàng, nếu được. Người bán giữ quan hệ, người khác lo nhắc nợ. Khách không cảm thấy người mình quý đang gây áp lực.
Ghi nhận những khách trả đúng hạn. Một lời cảm ơn, một ưu tiên khi hàng khan, hay một điều kiện tốt hơn cho khách trả đều là cách khuyến khích thói quen tốt.
Khách thật sự tốt không bỏ đi vì bạn nhắc nợ lịch sự. Khách bỏ đi vì bị nhắc nợ thường là khách đã có ý không trả. Trong sổ công nợ của bạn lúc này, có khoản nào đã quá hạn mà chưa ai gọi không?
Câu hỏi thường gặp
Nên nhắc nợ khách trước hạn bao nhiêu ngày?
Khoảng vài ngày trước hạn là vừa, đủ để khách xếp khoản tiền vào đợt thanh toán gần nhất. Với doanh nghiệp có ngày duyệt chi cố định, nên nhắc trước ngày duyệt đó.
Có nên tính lãi khi khách trả trễ?
Chỉ khi điều khoản này đã được thoả thuận rõ trong hợp đồng hoặc đơn hàng từ đầu. Về mặt pháp lý nên hỏi người có chuyên môn để ghi điều khoản đúng.
Làm gì khi khách không nghe máy và không trả tiền?
Gửi tin nhắn hoặc thư có ghi rõ khoản nợ và hạn, liên hệ người có quyền quyết định bên khách, tạm dừng giao đơn công nợ mới. Nếu khoản nợ lớn, nên tham khảo luật sư trước khi áp dụng biện pháp khác.
Có nên cho khách mới được nợ không?
Nên thận trọng. Với khách mới, thu trước một phần hoặc thu khi giao trong vài đơn đầu, rồi mở công nợ khi đã có lịch sử trả tiền tốt.
Người bán hàng có nên tự đòi nợ khách?
Có thể, nhưng tốt hơn là tách người giữ quan hệ và người nhắc nợ khi doanh nghiệp đủ người. Cách này giúp quan hệ mua bán không bị ảnh hưởng.
