Tỷ lệ làm lại là số sản phẩm phải sửa hoặc làm lại, chia cho tổng số sản phẩm làm ra trong cùng khoảng thời gian. Ở xưởng nhỏ, bạn đếm được nó bằng một cái giỏ riêng cho hàng lỗi và một tờ giấy ghi lý do. Con số cho biết có vấn đề, còn phần lý do mới cho biết sửa ở đâu.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Xưởng nào cũng có hàng lỗi, và gần như xưởng nào cũng đánh giá thấp nó. Lý do đơn giản: phần lớn lỗi được thợ lặng lẽ sửa ngay tại bàn, không ai ghi, không ai thấy. Tập này mình nói về cách làm cho cái chi phí vô hình đó hiện ra.
Chi phí thật của một sản phẩm phải làm lại
Khi một chiếc áo may lỗi đường vai, cái mất không chỉ là vài phút tháo ra may lại. Còn có thời gian của người phát hiện, thời gian chuyển lại, chiếc áo đó chiếm chỗ trên bàn, và cả lô hàng có thể phải chờ vì thiếu một chiếc.
Còn một chi phí khó thấy hơn: giờ máy và giờ người của khâu nghẽn bị dùng để làm lại, thay vì làm hàng mới. Nếu khâu nghẽn là khâu may, mỗi chiếc áo sửa lại là một chiếc áo mới không được may.
Nếu lỗi lọt ra tới khách, chi phí nhân lên nhiều lần: tiền ship đổi trả, lời phàn nàn, và niềm tin mất đi.
Vì thế, những xưởng làm tốt không coi hàng lỗi là chuyện của từng thợ. Họ coi nó là một con số vận hành, nhìn mỗi tuần như nhìn doanh thu.
Giỏ riêng và tờ ghi lý do: cách đếm đơn giản nhất
Đặt một cái giỏ màu khác hẳn các giỏ khác, màu đỏ chẳng hạn, ở cuối mỗi khâu hoặc cuối chuyền. Mọi sản phẩm phát hiện lỗi đều bỏ vào đó, kèm một mẩu giấy nhỏ ghi khâu, lỗi gì, ai phát hiện.
Cuối ngày, người phụ trách đếm số sản phẩm trong giỏ, chép lý do vào một tờ tổng hợp, rồi mới chuyển hàng đi sửa. Mất khoảng mười phút.
Để có tỷ lệ, chia số hàng lỗi cho tổng số làm ra trong ngày. Ví dụ, nếu một ngày xưởng hoàn thành hai trăm sản phẩm và có mười cái vào giỏ đỏ, tỷ lệ là năm trên một trăm. Con số trong ví dụ này chỉ để minh hoạ cách tính.
Quan trọng hơn con số là cột lý do. Sau hai tuần, bạn sẽ thấy vài lý do lặp đi lặp lại chiếm phần lớn. Đó là chỗ bạn cần dồn sức.
Đếm cả những lỗi đã sửa kịp tại bàn
Đây là chỗ nhiều xưởng bỏ sót. Thợ may phát hiện đường chỉ lệch, tháo ra may lại ngay, không bỏ vào giỏ nào. Trên sổ sách, chiếc áo đó hoàn hảo. Nhưng thời gian đã mất thật.
Nếu chỉ đếm lỗi lọt qua khâu, bạn sẽ thấy một tỷ lệ đẹp hơn thực tế nhiều. Và bạn sẽ không biết vì sao năng suất cứ thấp hơn kế hoạch.
Cách đếm thực tế là mỗi thợ có một tờ nhỏ ở bàn, mỗi lần tự sửa thì gạch một vạch. Không cần ghi chi tiết, chỉ cần đếm. Làm vài tuần để biết mức độ, không cần làm mãi.
Lúc đầu thợ có thể ngại ghi vì sợ bị đánh giá kém. Nói rõ trước: con số này để tìm chỗ máy, chỗ vải, chỗ hướng dẫn chưa ổn, không dùng để trừ lương ai.
Từ lý do lỗi tới nguyên nhân gốc
Cột lý do thường ghi triệu chứng: đường may lệch, lỗ khoan sai vị trí, in lệch màu. Muốn sửa, phải hỏi tiếp vì sao đường may lệch. Có thể do mẫu rập bị mòn, có thể do vải lô này co nhiều, có thể do thợ mới chưa được hướng dẫn.
Nhiều khi nguyên nhân nằm ở khâu trước. Lỗi phát hiện ở khâu may nhưng gốc lại từ khâu cắt, vì dao cắt cùn khiến mép vải không thẳng. Nếu chỉ nhắc thợ may cẩn thận hơn, lỗi sẽ không bao giờ hết.
Một mẹo đơn giản là khi một lý do lặp lại ba lần trong tuần, gọi người làm khâu đó và người làm khâu trước cùng đứng xem một sản phẩm lỗi. Hai người nhìn cùng một vật thường tìm ra chuyện nhanh hơn một người ngồi đoán.
Mình có loạt bài riêng về tìm nguyên nhân gốc trong mục chất lượng và sự cố. Ở đây chỉ cần nhớ: con số chỉ hướng, còn đứng trước sản phẩm lỗi mới thấy đường.
Dùng con số làm lại mà không biến nó thành roi
Nếu con số hàng lỗi được dùng để phạt, nó sẽ đẹp lên rất nhanh, và hàng lỗi thật sẽ đi vào ngăn kéo hoặc được đẩy sang khâu sau. Bạn mất công cụ đo và vẫn giữ nguyên vấn đề.
Hãy dùng con số theo nhóm và theo thời gian: tỷ lệ của cả chuyền tuần này so với tuần trước, lý do nào giảm, lý do nào tăng. Ghi nhận khi một lý do lớn giảm hẳn nhờ ai đó đề xuất cách sửa.
Chỉ khi một cá nhân lặp lại cùng một lỗi mà cả chuyền khác không gặp, mới là lúc nói chuyện riêng, và bắt đầu bằng câu hỏi có vướng gì không, thay vì lời trách.
Một xưởng nhỏ không cần hệ thống quản lý chất lượng hoành tráng. Nó cần một cái giỏ đỏ, một tờ giấy, và thói quen nhìn vào đó mỗi tuần. Tuần này, giỏ hàng lỗi ở xưởng bạn đang đầy vì lý do gì?
Câu hỏi thường gặp
Tỷ lệ làm lại bao nhiêu là chấp nhận được?
Không có con số chung cho mọi ngành, và mình không đưa mức chuẩn nào ở đây. Điều đáng theo dõi là xu hướng của chính xưởng bạn qua các tuần, và những lý do lỗi nào đang chiếm phần lớn.
Hàng lỗi và hàng làm lại khác nhau thế nào?
Hàng làm lại là hàng lỗi nhưng sửa được để đạt chuẩn. Hàng hỏng là hàng lỗi không sửa được, phải bỏ hoặc bán thanh lý. Nên đếm riêng hai loại vì chi phí của chúng khác nhau.
Ai nên chịu trách nhiệm đếm hàng lỗi trong xưởng?
Mỗi khâu tự bỏ hàng lỗi vào giỏ, còn một người cố định, thường là tổ trưởng hoặc người kiểm hàng, đếm và tổng hợp cuối ngày. Có một người phụ trách thì con số mới đều đặn.
Có nên thưởng cho khâu có tỷ lệ lỗi thấp?
Cẩn thận với thưởng theo con số lỗi vì dễ dẫn tới giấu lỗi. Thưởng cho những đề xuất giúp giảm một lý do lỗi cụ thể thường an toàn và hiệu quả hơn.
Xưởng rất nhỏ chỉ vài thợ có cần đo không?
Vẫn nên đo trong vài tuần để biết thời gian đang mất ở đâu. Với xưởng nhỏ, chỉ cần một tờ giấy chung ghi mỗi lần làm lại và lý do là đủ.
