Bảng tính chung dùng tốt cho vận hành khi tuân theo vài luật đơn giản: mỗi bảng chỉ phục vụ một việc, có một người chủ bảng chịu trách nhiệm, dữ liệu được nhập vào một chỗ và ở dạng thô, công thức được khoá lại, quyền sửa được giới hạn, và có bản sao lưu định kỳ. Thiếu những luật đó, sau vài tháng bảng tính sẽ thành một mớ mà không ai dám đụng vào.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Bảng tính trực tuyến là công cụ số hoá rẻ và linh hoạt nhất cho cửa hàng nhỏ: lịch ca, theo dõi công nợ, danh sách nhà cung cấp, bảng tồn kho. Nhưng cũng chính vì linh hoạt, nó rất dễ rối. Tập này mình kể cách giữ nó gọn.
Mỗi bảng một việc, một người chủ
Cái rối đầu tiên thường đến từ một bảng tính làm mọi thứ: trang này là lịch ca, trang kia là công nợ, trang nọ là danh sách khách, và ai cũng vào sửa mọi trang. Sau vài tháng, không ai biết trang nào còn dùng.
Tách ra: một bảng cho lịch ca, một bảng cho công nợ, một bảng cho nhà cung cấp. Đặt tên rõ ràng theo việc. Tạo một thư mục chung chứa tất cả, có một tờ giới thiệu ngắn liệt kê từng bảng dùng để làm gì.
Mỗi bảng có một người chủ bảng, người chịu trách nhiệm giữ nó gọn, quyết định ai được sửa gì, và dọn dẹp khi cần. Ghi tên người chủ bảng ở ngay đầu bảng.
Khi bảng không còn dùng, đừng để đó. Chuyển vào thư mục lưu trữ và ghi ngày ngừng dùng.
Cũng đừng để mỗi người tự tạo bản sao riêng của cùng một bảng để làm cho tiện. Hai bản sao là hai sự thật khác nhau, và sớm muộn sẽ có người quyết định dựa trên bản cũ. Nếu ai cần một góc nhìn riêng, tạo thêm một trang lọc trong bảng chính thay vì nhân bảng ra.
Nhập dữ liệu thô vào một chỗ, báo cáo ở chỗ khác
Luật quan trọng nhất về cấu trúc: tách phần nhập liệu và phần báo cáo. Phần nhập liệu là một trang, mỗi dòng là một sự việc, như một đơn hàng, một lần nhập kho, một khoản chi. Mỗi cột là một thông tin, như ngày, mặt hàng, số lượng, người ghi.
Không tô màu thay cho thông tin, không gộp ô, không viết ghi chú lẫn vào ô số. Dữ liệu thô càng đơn giản, càng dễ tổng hợp về sau.
Phần báo cáo nằm ở trang khác, dùng công thức để tổng hợp từ trang nhập liệu. Người nhập liệu không cần đụng tới trang báo cáo, và người đọc báo cáo không cần đụng tới dữ liệu thô.
Nhờ vậy, khi có sai sót, bạn biết tìm ở đâu. Và khi muốn thêm một báo cáo mới, bạn chỉ thêm một trang, không phải sửa lại toàn bộ.
Khoá công thức và giới hạn quyền sửa
Một công thức bị ai đó vô tình gõ đè lên là một bảng tính sai mà không ai hay. Chuyện này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ, nhất là khi nhiều người cùng dùng trên điện thoại.
Khoá những ô và những trang chứa công thức, chỉ người chủ bảng được sửa. Hầu hết công cụ bảng tính đều cho làm việc này.
Giới hạn quyền theo nhu cầu: người chỉ cần xem thì chỉ cho xem. Người cần nhập liệu thì chỉ cho sửa trang nhập liệu. Chỉ người chủ bảng có quyền sửa toàn bộ.
Với bảng có thông tin nhạy cảm như lương hay công nợ, càng ít người có quyền truy cập càng tốt. Chia sẻ đường dẫn bảng tính qua nhóm chat đông người là một cách dễ làm lộ thông tin.
Sao lưu và giữ quyền sở hữu
Bảng tính trực tuyến thường có lịch sử phiên bản, nhưng đừng chỉ dựa vào đó. Định kỳ mỗi tuần hoặc mỗi tháng, tải một bản sao về lưu ở chỗ khác.
Bảng tính phải thuộc tài khoản của cửa hàng, không thuộc tài khoản cá nhân của nhân viên. Nếu người tạo bảng nghỉ việc và xoá tài khoản, bảng có thể mất theo.
Nếu lỡ đã có những bảng quan trọng nằm trong tài khoản cá nhân của ai đó, chuyển quyền sở hữu về tài khoản cửa hàng ngay khi còn làm được.
Việc này nghe hành chính nhưng rất thực tế. Mình đã thấy nhiều cửa hàng mất cả năm dữ liệu công nợ chỉ vì người kế toán cũ nghỉ và không ai có quyền vào bảng.
Khi nào bảng tính không còn đủ?
Bảng tính tốt cho giai đoạn đầu và cho những việc linh hoạt. Nhưng có lúc nó không còn đủ: khi dữ liệu quá lớn khiến bảng chạy chậm, khi nhiều người nhập cùng lúc hay đè lên nhau, khi cần những ràng buộc chặt như không cho bán quá số tồn.
Lúc đó là lúc cân nhắc một phần mềm chuyên dụng cho việc đó. Dữ liệu sạch trong bảng tính sẽ giúp việc chuyển sang phần mềm dễ dàng hơn nhiều.
Đừng chuyển chỉ vì thấy người khác dùng phần mềm. Chuyển khi bảng tính thật sự đang cản trở vận hành.
Một bảng tính gọn, có chủ, có khoá, có sao lưu có thể phục vụ cửa hàng nhỏ rất nhiều năm. Trong thư mục chung của tiệm bạn lúc này, có bao nhiêu bảng mà không ai nhớ là để làm gì?
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng một bảng tính lớn hay nhiều bảng nhỏ?
Nhiều bảng nhỏ, mỗi bảng phục vụ một việc và có một người chủ bảng. Một bảng làm mọi thứ sẽ nhanh chóng rối và khó biết phần nào còn dùng.
Dữ liệu thô trong bảng tính là gì?
Là dữ liệu ghi mỗi dòng một sự việc, mỗi cột một thông tin, không tô màu thay thông tin, không gộp ô. Dữ liệu thô dễ tổng hợp và dễ chuyển sang phần mềm khác sau này.
Làm sao tránh người khác sửa nhầm công thức?
Khoá các ô và trang chứa công thức, chỉ người chủ bảng được sửa. Tách trang nhập liệu và trang báo cáo để người nhập không cần đụng tới công thức.
Bảng tính nên thuộc tài khoản nào?
Tài khoản của cửa hàng, không phải tài khoản cá nhân của nhân viên. Nếu người tạo bảng nghỉ việc, cửa hàng vẫn giữ được quyền truy cập.
Khi nào nên chuyển từ bảng tính sang phần mềm chuyên dụng?
Khi bảng chạy chậm vì dữ liệu lớn, nhiều người nhập cùng lúc hay bị đè, hoặc cần những ràng buộc chặt mà bảng tính khó làm. Không nên chuyển chỉ vì thấy người khác dùng.
