Với hàng có hạn dùng, nguyên tắc đúng là hàng nào hết hạn trước thì xuất trước, không nhất thiết là hàng nào nhập trước. Làm được điều đó bằng bốn việc: cất hàng mới vào phía sau, ghi hạn dùng to và rõ lên thùng, kiểm hạn theo một lịch cố định, và có quy định rõ ràng cho hàng cận hạn. Nghe đơn giản, nhưng kho nào cũng có những hộp hết hạn nằm im ở góc trong cùng.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Mỗi món hàng hết hạn phải bỏ đi là tiền mua hàng bị vứt thẳng vào thùng rác. Nguy hiểm hơn, hàng hết hạn mà lọt tới tay khách là chuyện an toàn thực phẩm. Tập này mình nói về những thói quen nhỏ ở kho giúp tránh cả hai.
Nhập trước xuất trước và hết hạn trước xuất trước khác nhau ở đâu?
Phần lớn thời gian, hàng nhập trước cũng hết hạn trước, nên hai nguyên tắc này trùng nhau. Nhưng không phải luôn luôn.
Có khi lô hàng nhập sau lại có hạn ngắn hơn, vì nhà cung cấp giao hàng từ kho cũ của họ. Có khi một mặt hàng khuyến mãi nhập sau nhưng hạn còn rất ngắn. Nếu chỉ theo thứ tự nhập, lô hạn ngắn sẽ bị để sau và hết hạn.
Vì thế, với hàng thực phẩm và mỹ phẩm, cái cần nhìn là ngày hết hạn in trên bao bì, không phải ngày nhận hàng.
Với hàng không có hạn dùng, như vật tư, bao bì, nguyên tắc nhập trước xuất trước vẫn có ích để tránh hàng cũ bị bạc màu, ẩm mốc hay lỗi thời.
Một chỗ hay bị quên là hàng trưng bày. Hộp bánh đẹp nhất được đặt lên kệ ngoài cho khách nhìn, nằm đó nhiều tuần dưới đèn, trong khi hàng mới hơn được bán từ kho. Hàng trưng bày cũng cần được xoay vòng và kiểm hạn như mọi hàng khác, thậm chí kỹ hơn vì nó chịu nắng và nhiệt.
Cất hàng mới vào phía sau: thói quen quan trọng nhất
Người lấy hàng luôn lấy thứ gần tay nhất, đó là bản năng. Nên muốn hàng cũ được dùng trước, hàng cũ phải nằm gần tay nhất.
Khi nhận hàng mới, người cất hàng kéo hàng cũ ra phía trước, rồi đặt hàng mới vào phía sau. Với tủ mát nhiều tầng, hàng cũ ở tầng dễ lấy, hàng mới ở tầng trong. Việc này tốn thêm vài phút mỗi lần nhận hàng, và vài phút đó là thứ hay bị bỏ qua nhất khi vội.
Nếu kệ cho phép, có thể dùng kệ nghiêng hoặc kệ có hai mặt, nạp hàng từ phía sau và lấy hàng ở phía trước. Hàng tự trượt về phía trước theo đúng thứ tự.
Đưa việc xoay hàng vào quy trình nhận hàng và vào danh sách kiểm tra đóng cửa. Nếu nó chỉ nằm trong đầu một người, nó sẽ biến mất khi người đó nghỉ.
Ghi hạn dùng to và rõ ở nơi dễ nhìn
Hạn dùng in trên bao bì thường nhỏ, ở vị trí khó thấy, và mỗi nhà sản xuất in một kiểu. Người lấy hàng lúc vội không có thời gian lật từng hộp.
Cách làm đơn giản: khi nhận hàng, ghi hạn dùng bằng bút dạ to lên mặt ngoài của thùng hoặc lên một mảnh băng dính dán ở mặt trước. Chỉ cần tháng và ngày là đủ.
Với nguyên liệu đã mở hoặc đã sơ chế, như nước dùng nấu sẵn, rau đã rửa, sốt đã pha, ghi ngày làm và hạn dùng nội bộ lên hộp. Hạn dùng nội bộ này nên theo hướng dẫn an toàn thực phẩm phù hợp, nếu không chắc thì hỏi cơ quan phụ trách ở địa phương.
Một số bếp dùng nhãn màu theo ngày trong tuần: thứ hai màu xanh, thứ ba màu vàng. Nhìn tủ là biết hộp nào đã để lâu.
Kiểm hạn theo lịch cố định
Dù đã xoay hàng tốt, vẫn cần kiểm hạn định kỳ. Chọn một ngày cố định trong tuần, một người phụ trách, đi qua từng kệ và kéo ra những gì sắp hết hạn trong khoảng thời gian tiệm đã quy định.
Với tủ mát và tủ đông trong bếp, kiểm hằng ngày lúc mở cửa. Hộp nào quá hạn nội bộ thì bỏ, không tiếc.
Ghi lại những gì phải bỏ vì hết hạn, kèm lý do nếu biết. Sau vài tuần, danh sách này nói cho bạn biết mặt hàng nào đang nhập quá nhiều so với tốc độ dùng. Đó là thông tin để chỉnh điểm gọi hàng.
Đừng để việc kiểm hạn thành chuyện đợi rảnh mới làm. Ngày kiểm hạn nên nằm trong lịch, như ngày nhận hàng.
Hàng cận hạn: có quy định trước thì đỡ lúng túng
Khi tìm thấy hàng cận hạn nhưng chưa hết hạn, nhân viên thường lúng túng: bỏ thì tiếc, bán thì sợ. Có quy định trước thì mọi người biết phải làm gì.
Với cửa hàng bán lẻ, hàng cận hạn có thể được đưa ra một kệ riêng, ghi rõ là hàng cận hạn và bán giảm giá. Nói rõ với khách là cách giữ uy tín.
Với quán ăn, nguyên liệu cận hạn nội bộ có thể được ưu tiên dùng cho món trong ngày, hoặc món cho nhân viên ăn, miễn là vẫn còn an toàn.
Còn hàng đã quá hạn thì luôn bỏ, không có ngoại lệ, không để lại cho nhân viên mang về. Đó là quy định an toàn, không phải chuyện tiết kiệm. Tuần này, trong tủ mát tiệm bạn có hộp nào mà không ai biết đã làm từ hôm nào không?
Câu hỏi thường gặp
Hàng nhập sau có hạn ngắn hơn thì xử lý thế nào?
Đặt lô đó lên trước, dùng hoặc bán trước dù nhập sau. Đó là lý do nên nhìn ngày hết hạn in trên bao bì thay vì chỉ theo thứ tự nhập hàng.
Nên kiểm hạn sử dụng bao lâu một lần?
Với tủ mát và nguyên liệu đã mở trong bếp, kiểm mỗi ngày. Với kho hàng khô, một lần mỗi tuần theo lịch cố định thường là đủ cho cửa hàng nhỏ.
Có được bán hàng cận hạn không?
Hàng còn trong hạn có thể bán, và nhiều cửa hàng bán giảm giá kèm thông báo rõ cho khách. Hàng đã quá hạn thì không nên bán hay sử dụng.
Hạn dùng của nguyên liệu đã mở tính thế nào?
Theo hướng dẫn của nhà sản xuất và quy định an toàn thực phẩm. Nếu không chắc, hỏi cơ quan phụ trách an toàn thực phẩm ở địa phương và ghi hạn nội bộ lên hộp.
Làm sao giảm lượng hàng hết hạn phải bỏ?
Ghi lại mọi thứ bị bỏ vì hết hạn, xem mặt hàng nào lặp lại, rồi giảm lượng nhập hoặc tăng số lần nhập cho mặt hàng đó. Kết hợp với thói quen xoay hàng khi nhận.
