Khi nhà cung cấp giao trễ hoặc giao thiếu, việc trước mắt là chạy phương án dự phòng và ghi lại sự việc có giờ, có số, có ảnh. Việc sau đó là nói chuyện với nhà cung cấp dựa trên những gì đã ghi, không dựa trên cơn bực buổi sáng, và cùng thống nhất cách báo trước cho lần sau. Còn phòng ngừa thì bắt đầu từ việc biết mặt hàng nào không được phép thiếu.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Bảy giờ sáng, bếp đã nhóm lửa, mà xe hàng chưa tới. Gọi thì không ai nghe. Tám giờ xe tới, thiếu hai phần ba số thịt. Nếu bạn làm quán ăn đủ lâu, chắc chắn bạn đã có một buổi sáng như vậy. Tập này mình nói cách xử lý trong buổi sáng đó, và cách để nó ít xảy ra hơn.
Buổi sáng thiếu hàng: làm gì trong một giờ đầu
Đầu tiên, xác định rõ thiếu gì và thiếu bao nhiêu, rồi tính xem với lượng đang có, tiệm bán được đến mấy giờ. Nhiều khi thiếu một phần không có nghĩa là phải đóng cửa, chỉ là phải bán ít món đó lại.
Tiếp theo, chạy phương án dự phòng đã chuẩn bị: gọi nhà cung cấp phụ, cử người ra chợ gần nhất, hoặc đổi món. Nếu chưa có phương án nào, đây là lúc ghi nhớ để chuẩn bị cho lần sau.
Báo ngay cho người phục vụ và thu ngân biết món nào hết sớm, món nào nên gợi ý thay. Khách hỏi món hết thì nói rõ và đưa lựa chọn khác, đừng để khách gọi xong mới báo.
Trong lúc đó, đừng dành cả giờ gọi điện trách nhà cung cấp. Việc đó để sau. Buổi sáng này thuộc về khách đang tới.
Nếu buổi đó có đơn đặt trước lớn, như một bữa tiệc hay một đơn suất ăn cho công ty, hãy gọi cho khách sớm để báo tình hình và đưa phương án thay. Khách được báo lúc chín giờ còn chọn được, khách biết lúc mười một giờ thì chỉ còn giận.
Ghi lại sự việc: giờ, số lượng, ảnh
Khi hàng tới, ghi giờ tới thật và so số lượng với đơn đặt. Chụp ảnh phiếu giao hàng và hàng thực nhận. Nếu hàng không đạt, chụp rõ chỗ không đạt.
Ghi vào một cuốn sổ nhà cung cấp, mỗi sự cố một dòng: ngày, nhà cung cấp, đặt bao nhiêu, nhận bao nhiêu, giờ hẹn, giờ tới, đã xử lý thế nào, ảnh hưởng ra sao như hết món lúc mấy giờ.
Ghi chép này có hai công dụng. Thứ nhất, khi nói chuyện với nhà cung cấp, bạn có sự việc cụ thể chứ không phải cảm giác hay trễ. Thứ hai, sau vài tháng, bạn thấy được nhà cung cấp nào trễ thường xuyên và trễ vào những ngày nào.
Có khi bạn sẽ phát hiện một mẫu hình: trễ luôn vào thứ hai, hoặc sau ngày mưa. Biết được mẫu hình, bạn có thể đặt hàng sớm hơn cho những ngày đó.
Nói chuyện với nhà cung cấp sao cho có kết quả
Chọn lúc cả hai bình tĩnh, không phải ngay khi xe vừa tới và bạn đang bực. Gọi vào buổi chiều hoặc hẹn gặp.
Bắt đầu bằng sự việc: tuần này có hai lần trễ quá một tiếng, một lần thiếu thịt, và bếp phải bỏ món lúc mười một giờ. Rồi hỏi: bên anh đang gặp chuyện gì. Nhiều khi nhà cung cấp cũng đang gặp khó, như thiếu người giao, nguồn hàng của họ trục trặc.
Mục tiêu là cùng tìm cách, không phải thắng cuộc cãi vã. Có thể thống nhất giờ giao sớm hơn, giao thành hai chuyến, hoặc báo trước khi thiếu để bạn kịp xoay.
Nếu đã nói vài lần mà mọi chuyện không đổi, lúc đó mới tính chuyện giảm đơn hoặc chuyển nhà cung cấp, và bạn có sẵn cuốn sổ để quyết định dựa trên sự thật.
Thống nhất cách báo trước: điều quan trọng nhất
Trễ và thiếu có thể xảy ra với nhà cung cấp tốt nhất. Điều khác biệt giữa người tốt và người tệ là họ có báo trước hay không.
Hãy thống nhất rõ: nếu biết sẽ trễ hoặc thiếu, báo cho tiệm trước một khoảng thời gian cụ thể, bằng cuộc gọi chứ không chỉ tin nhắn, và gọi cho số của người trực chứ không phải số của chủ đang ngủ.
Một cuộc gọi lúc năm giờ sáng báo sẽ thiếu thịt cho bạn đủ thời gian đi chợ hoặc đổi món. Một chiếc xe tới lúc tám giờ không báo trước thì không cho bạn gì cả.
Khi nhà cung cấp báo trước đúng như đã hứa, hãy cảm ơn họ. Nghe thì nhỏ, nhưng đó là cách khuyến khích họ tiếp tục báo, thay vì im lặng vì sợ bị mắng.
Phòng ngừa bằng tồn kho đệm và đặt hàng sớm
Với những mặt hàng không được phép thiếu và để được vài ngày, giữ một lượng đệm nhỏ. Không nhiều, chỉ đủ cho một buổi sáng nếu hàng về trễ.
Với hàng tươi không giữ được lâu, đệm bằng cách khác: đặt hàng sớm hơn một ngày cho các ngày hay trễ, hoặc có phương án món thay thế sẵn trong thực đơn.
Xem lại cách đặt hàng của chính mình. Có khi nhà cung cấp giao thiếu vì tiệm đặt quá sát giờ, hoặc đặt qua nhiều kênh khác nhau khiến họ nhầm. Một kênh đặt hàng cố định, một giờ chốt đơn cố định giúp cả hai bên.
Giao trễ, giao thiếu không bao giờ hết hẳn. Nhưng một tiệm có ghi chép, có phương án, có thoả thuận báo trước sẽ biến nó từ thảm hoạ thành một buổi sáng hơi vất vả. Lần gần nhất tiệm bạn thiếu hàng, ai là người biết đầu tiên?
Câu hỏi thường gặp
Có nên trừ tiền nhà cung cấp khi giao trễ?
Chỉ khi điều đó đã được thoả thuận trước bằng văn bản. Nếu chưa có, nói chuyện trước để thống nhất cách xử lý cho lần sau. Trừ tiền đột ngột thường làm hỏng quan hệ.
Làm gì khi nhà cung cấp không nghe máy lúc giao trễ?
Chạy phương án dự phòng ngay, đừng chờ. Sau đó thống nhất với nhà cung cấp một số điện thoại trực và cách báo trước. Nếu tình trạng lặp lại, cân nhắc giảm đơn.
Tồn kho đệm nên giữ bao nhiêu?
Đủ để qua một buổi nếu hàng về trễ, và chỉ cho những mặt hàng chính để được. Giữ quá nhiều làm đọng tiền và tăng nguy cơ hàng hết hạn.
Giao thiếu hàng nhưng vẫn tính đủ tiền thì xử lý sao?
Luôn đếm và đối chiếu với phiếu giao ngay khi nhận, ghi rõ số thực nhận và nhờ người giao ký xác nhận. Có ghi chép thì việc điều chỉnh hoá đơn dễ hơn nhiều.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp hay trễ?
Khi sự cố lặp lại dù đã nói chuyện và thống nhất cách báo trước, và khi nó ảnh hưởng rõ tới khách. Nên thử nhà cung cấp mới song song trước khi đổi hẳn.
