Nhận hàng ở cửa sau cho đúng cần một người được giao việc, một khung giờ nhận cố định, đếm và kiểm chất lượng trước khi ký phiếu, đo nhiệt độ với hàng lạnh, ghi mọi chênh lệch ngay trên phiếu, và cất hàng lạnh vào tủ trước rồi mới lo giấy tờ. Ký phiếu trước rồi mới kiểm là cách phổ biến nhất để mất tiền mà không biết.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Cửa sau là nơi tiền của bạn đi vào dưới dạng hàng hoá, nhưng thường lại là nơi ít được để ý nhất. Người giao vội, người trong bếp bận, phiếu được ký cho xong. Tập này mình nói về vài phút ở cửa sau quyết định rất nhiều thứ.
Ai nhận hàng và nhận lúc mấy giờ?
Hàng nên được nhận bởi một người cụ thể trong mỗi ca, không phải ai rảnh thì ra nhận. Người đó được hướng dẫn cách kiểm, biết tiêu chuẩn từng mặt hàng, và có quyền từ chối hàng không đạt.
Nếu ai cũng có thể nhận, sẽ có lúc hàng được ký bởi người mới vào hôm qua, không biết thịt thế nào là đạt, không biết đơn đặt bao nhiêu. Hàng lỗi lọt vào, và không ai chịu trách nhiệm.
Thống nhất với nhà cung cấp một khung giờ nhận, tránh giờ cao điểm của tiệm. Người nhận vào giờ trưa đông khách thì chắc chắn sẽ ký cho xong. Nhận vào sáng sớm hoặc giữa chiều, người nhận có thời gian kiểm.
Với hàng tới ngoài giờ hẹn, người nhận vẫn phải kiểm như thường, dù có phải để người giao chờ vài phút.
Người nhận nên cầm theo bản đơn đặt hàng, không phải chỉ đọc phiếu giao của nhà cung cấp. Phiếu giao chỉ cho biết họ mang tới gì, còn đơn đặt mới cho biết tiệm cần gì. So hai tờ với nhau là cách nhanh nhất để thấy giao thiếu, giao nhầm loại hay giao dư thứ không đặt.
Đếm và kiểm trước khi ký, không phải sau
Luật đơn giản nhất và quan trọng nhất: kiểm xong mới ký. Một khi đã ký phiếu, về mặt giấy tờ bạn đã nhận đủ và đạt. Phát hiện thiếu sau đó thì rất khó đòi.
Đếm số lượng theo đơn vị trên phiếu: số thùng, số bao, số ký. Với hàng cân, có cái cân ngay ở cửa sau và cân lại ít nhất một vài món, nhất là thịt cá. Không cần cân hết mọi thứ mỗi lần, nhưng người giao biết bạn có cân thì sẽ cẩn thận hơn.
Kiểm chất lượng bằng mắt và tay: rau có héo không, thịt có mùi lạ không, trứng có vỡ không, bao bì có rách không, hạn dùng còn bao lâu.
Nếu thiếu hoặc không đạt, ghi ngay lên phiếu trước khi ký: thiếu hai ký, trả lại một thùng dập. Người giao ký xác nhận bên cạnh. Chụp ảnh phiếu đã ghi.
Hàng lạnh và hàng đông lạnh: phần dễ sai nhất
Với hàng lạnh và đông lạnh, ngoài số lượng còn phải kiểm nhiệt độ. Một chiếc nhiệt kế cầm tay đặt ở cửa sau là đủ. Hàng đông lạnh mềm oặt, hàng mát ấm lên, là hàng đã nằm ngoài tủ quá lâu trên đường.
Nhìn thêm dấu hiệu: đá bám bên ngoài bao bì, nước đọng trong thùng, thịt đổi màu ở mép. Những dấu hiệu này cho thấy hàng có thể đã rã đông rồi đông lại.
Về mức nhiệt độ cụ thể cho từng loại hàng, nên hỏi cơ quan phụ trách an toàn thực phẩm ở địa phương hoặc theo hướng dẫn của nhà sản xuất in trên bao bì. Ghi mức đó lên tờ quy trình nhận hàng.
Hàng lạnh phải được cất vào tủ ngay sau khi kiểm, trước cả việc ghi sổ. Thứ tự đúng là hàng đông lạnh, rồi hàng mát, rồi hàng khô.
Cất hàng đúng chỗ và đúng thứ tự
Cất hàng mới vào phía sau, hàng cũ đẩy ra phía trước, để hàng nhận trước được dùng trước. Nếu không, hàng cũ bị đẩy vào góc trong và hết hạn trong im lặng.
Ghi ngày nhận lên thùng hoặc bao bằng bút dạ, nhất là với hàng đã mở hoặc chia nhỏ. Người lấy hàng sau này nhìn là biết cái nào cũ hơn.
Không để hàng trên sàn nhà, kể cả tạm thời. Hàng để sàn dễ bẩn, dễ bị chuột bọ, và dễ bị đá hoặc làm đổ.
Cửa sau cũng phải được đóng lại sau khi nhận hàng xong. Cửa sau mở toang trong lúc mọi người vào bếp làm việc là cửa cho thất thoát, cho côn trùng, và cho người lạ.
Dấu hiệu thất thoát ở cửa sau cần để ý
Thất thoát ở cửa sau không phải lúc nào cũng là gian lận. Phần lớn là do vội và cả nể. Nhưng cũng có những dấu hiệu nên để ý: phiếu thường ký sẵn trước khi hàng tới, cùng một người giao luôn thiếu một ít, hàng nhận luôn được ký bởi một người và không ai khác được kiểm.
Cách giảm rủi ro đơn giản là thỉnh thoảng đổi người nhận, hoặc quản lý ra kiểm ngẫu nhiên một lần nhận hàng. Không phải vì nghi ngờ ai, mà vì một hệ thống có hai người nhìn thì an toàn hơn.
So số trên phiếu nhận với hoá đơn cuối tháng của nhà cung cấp. Nếu hoá đơn cao hơn tổng các phiếu đã ký, có gì đó cần tìm hiểu.
Vài phút đứng ở cửa sau mỗi sáng nghe có vẻ tầm thường, nhưng đó là nơi bạn giữ tiền trước khi nó thành món ăn. Sáng mai, ai ở tiệm bạn sẽ ký phiếu nhận hàng, và họ có cân lại món nào không?
Câu hỏi thường gặp
Có cần cân lại mọi hàng khi nhận không?
Không cần cân mọi thứ mỗi lần, nhưng nên cân các mặt hàng giá trị cao như thịt cá, và cân ngẫu nhiên các mặt hàng khác. Việc có cân ở cửa sau khiến người giao cẩn thận hơn.
Hàng không đạt thì trả lại ngay hay nhận rồi đổi sau?
Nên trả lại ngay tại chỗ và ghi rõ lên phiếu có chữ ký người giao. Nhận rồi đổi sau dễ dẫn tới tranh cãi về việc hàng hỏng do ai.
Ai nên có quyền từ chối hàng khi nhận?
Người được giao nhiệm vụ nhận hàng trong ca nên có quyền này, dựa trên tiêu chuẩn đã viết sẵn. Nếu phải gọi chủ cho mọi lần từ chối, người nhận sẽ có xu hướng nhận cho xong.
Nên kiểm hạn dùng thế nào khi nhận hàng đóng gói?
Xem hạn in trên bao bì và so với lượng tiệm dùng. Hàng còn hạn quá ngắn so với tốc độ dùng nên được thoả thuận đổi, hoặc thống nhất với nhà cung cấp về hạn còn lại tối thiểu khi giao.
Nhận hàng vào giờ đông khách có sao không?
Nên tránh vì người nhận sẽ vội và bỏ qua bước kiểm. Hãy thống nhất với nhà cung cấp một khung giờ ngoài giờ cao điểm.
