Để không mất tài khoản và dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc, cần chuẩn bị từ trước: mọi tài khoản của cửa hàng đăng ký bằng email và số điện thoại của cửa hàng, chủ luôn giữ quyền quản trị cao nhất, mỗi người dùng một tài khoản riêng thay vì dùng chung mật khẩu, có một danh sách tài khoản luôn cập nhật, và có quy trình thu hồi quyền ngay trong ngày người đó nghỉ.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Trang mạng xã hội của tiệm do bạn nhân viên cũ lập bằng số điện thoại riêng. Tài khoản trên sàn thương mại điện tử gắn với email của người quản lý đã nghỉ. Chuyện này phổ biến tới mức gần như cửa hàng nhỏ nào cũng có ít nhất một tài khoản đang nằm ngoài tầm tay chủ. Tập này mình nói cách lấy lại và giữ lại.
Tài khoản của cửa hàng phải đứng tên cửa hàng
Khi mới mở tiệm, người ta hay lập tài khoản bằng thứ tiện nhất: email cá nhân của người đang làm việc đó, số điện thoại của nhân viên trẻ biết dùng công nghệ. Lúc đó không ai nghĩ tới ngày người ấy rời đi.
Hãy tạo một email riêng cho cửa hàng và, nếu được, một số điện thoại riêng cho cửa hàng. Mọi tài khoản quan trọng đều đăng ký và khôi phục qua email và số này: trang mạng xã hội, tài khoản sàn thương mại điện tử, phần mềm bán hàng, ứng dụng giao đồ ăn, bảng tính, tên miền của trang web nếu có.
Chủ giữ mật khẩu email và số điện thoại này. Đây là chìa khoá của mọi chìa khoá.
Nếu đang có tài khoản đứng tên cá nhân của ai đó, chuyển về ngay khi người đó còn làm và còn thiện chí. Đợi tới lúc họ nghỉ thì có khi đã muộn.
Mỗi người một tài khoản, chủ giữ quyền cao nhất
Dùng chung một mật khẩu cho cả tiệm nghe tiện, nhưng có hai vấn đề. Không biết ai đã làm gì. Và khi một người nghỉ, phải đổi mật khẩu cho tất cả mọi người.
Hầu hết phần mềm bán hàng, trang quản lý mạng xã hội, tài khoản sàn đều cho thêm nhiều người dùng với quyền khác nhau. Mỗi nhân viên, quản lý có tài khoản riêng với quyền vừa đủ cho việc của họ.
Chủ luôn giữ quyền quản trị cao nhất, loại quyền có thể thêm hoặc xoá người khác. Quản lý có thể có quyền rộng, nhưng không nên là người duy nhất có quyền cao nhất.
Với những tài khoản bắt buộc dùng chung, như wifi hay một ứng dụng chỉ cho một đăng nhập, ghi rõ trong danh sách và đổi mật khẩu mỗi khi có người nghỉ.
Danh sách tài khoản: một tờ mà nhiều cửa hàng không có
Lập một danh sách mọi tài khoản của cửa hàng: tên dịch vụ, dùng để làm gì, đăng ký bằng email và số nào, ai có quyền gì, ai là quản trị cao nhất. Không cần ghi mật khẩu trong danh sách này.
Mật khẩu nên được giữ ở chỗ an toàn riêng, như một công cụ quản lý mật khẩu hoặc một cuốn sổ chỉ chủ giữ. Không dán mật khẩu lên tường, không gửi mật khẩu vào nhóm chat đông người.
Cập nhật danh sách mỗi khi có tài khoản mới hoặc có người vào, người ra.
Danh sách này cũng giúp khi có sự cố: một tài khoản bị khoá, bị ai đó đăng nhập lạ, bạn biết ngay cần liên hệ đâu và dùng email nào để khôi phục.
Ngày nhân viên nghỉ: thu hồi quyền trong ngày
Có một danh sách việc cho ngày nhân viên nghỉ. Mở danh sách tài khoản, xem người đó có quyền ở những đâu, và gỡ quyền từng chỗ. Đổi mật khẩu những tài khoản dùng chung mà họ biết. Thu lại chìa khoá, thẻ từ, đồng phục có logo nếu cần.
Làm việc này một cách bình thường, như một thủ tục cho mọi người, không phải vì nghi ngờ ai. Nói rõ với nhân viên trước khi họ nghỉ để họ không cảm thấy bị đối xử như người có lỗi.
Nhờ người nghỉ chuyển giao những thứ đang nằm trong điện thoại hay máy tính của họ mà thuộc về công việc: danh bạ khách, tệp thiết kế, tài liệu công thức.
Nếu có tranh chấp khiến người nghỉ không chịu bàn giao tài khoản hay dữ liệu, hãy hỏi người có chuyên môn pháp lý trước khi làm gì thêm.
Sao lưu dữ liệu và kiểm tra định kỳ
Dữ liệu bán hàng, danh sách khách, sổ công nợ, ảnh sản phẩm nên có bản sao lưu ở chỗ mà chủ kiểm soát. Nếu một tài khoản bị mất hay bị khoá, dữ liệu vẫn còn.
Mỗi vài tháng, chủ thử đăng nhập vào từng tài khoản quan trọng bằng quyền của mình để chắc chắn vẫn vào được. Nhiều người chỉ phát hiện mình mất quyền vào đúng lúc cần gấp.
Bật xác thực hai bước cho những tài khoản quan trọng, với mã gửi về số điện thoại hay email của cửa hàng chứ không phải của cá nhân.
Tài khoản và dữ liệu là tài sản của cửa hàng, không khác gì két tiền hay kho hàng. Nếu hôm nay bạn phải tự đăng nhập vào trang mạng xã hội của tiệm mà không nhờ ai, bạn có làm được không?
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng chung một mật khẩu cho cả cửa hàng?
Không nên với tài khoản quan trọng. Mỗi người nên có tài khoản riêng với quyền phù hợp để biết ai làm gì và dễ gỡ quyền khi có người nghỉ.
Tài khoản mạng xã hội của tiệm do nhân viên lập thì làm sao?
Khi nhân viên còn làm, nhờ họ thêm chủ làm quản trị cao nhất và chuyển thông tin khôi phục về email, số điện thoại của cửa hàng. Đợi tới lúc họ nghỉ thì có thể rất khó lấy lại.
Ngày nhân viên nghỉ cần làm gì với tài khoản?
Gỡ quyền của họ ở mọi tài khoản trong danh sách, đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung họ biết, thu lại chìa khoá và thẻ từ, và nhận bàn giao dữ liệu công việc.
Mật khẩu cửa hàng nên lưu ở đâu?
Ở chỗ an toàn chỉ chủ và người được uỷ quyền truy cập, như một công cụ quản lý mật khẩu hoặc sổ riêng. Không dán lên tường và không gửi vào nhóm chat đông người.
Xác thực hai bước có cần cho cửa hàng nhỏ không?
Nên bật cho các tài khoản quan trọng như email cửa hàng, trang mạng xã hội, tài khoản sàn và phần mềm bán hàng, với mã gửi về số hoặc email của cửa hàng.
