Tồn kho bao nhiêu là vừa? Là đủ dùng trong khoảng thời gian chờ hàng mới về, cộng thêm một phần đệm cho những ngày bán vượt dự kiến. Còn điểm gọi hàng lại là mức tồn mà khi chạm tới thì phải đặt hàng ngay, tính bằng lượng dùng mỗi ngày nhân với số ngày chờ hàng, rồi cộng phần đệm. Công thức đơn giản, cái khó là có con số đúng để thay vào.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Kho nào cũng mắc một trong hai bệnh, có khi mắc cả hai cùng lúc: hàng này thì thiếu liên tục, hàng kia thì chất đống cả tháng. Tập này mình nói cách tính tồn kho mà không cần phần mềm, và cách để nhân viên nào cũng biết khi nào phải đặt hàng.
Vì sao đặt hàng theo cảm giác dễ sai cả hai chiều?
Khi đặt hàng theo cảm giác, người ta thường nhìn kệ và nghĩ còn nhiều, chưa cần. Nhưng còn nhiều là bao nhiêu ngày. Nếu nhà cung cấp cần ba ngày mới giao, thì thứ trông còn nhiều hôm nay có thể hết trước khi hàng về.
Chiều ngược lại cũng hay xảy ra. Sau một lần hết hàng bị khách phàn nàn, người đặt hàng hoảng, đặt gấp đôi cho chắc. Hàng về chất đống, chiếm chỗ, đọng tiền, và với hàng có hạn dùng thì bắt đầu hỏng.
Vấn đề không phải người đặt kém, mà là họ không có con số nào để dựa vào. Mỗi lần đặt là một lần đoán.
Tính tồn kho vừa đủ là cách biến lần đoán thành lần tính, và giúp bất kỳ ai trong tiệm cũng đặt hàng đúng như nhau.
Ba con số cần biết: dùng bao nhiêu, chờ bao lâu, đệm bao nhiêu
Con số thứ nhất là lượng dùng mỗi ngày của từng mặt hàng. Cách đơn giản: nhìn lượng hàng nhập và lượng tồn đầu cuối trong vài tuần, chia cho số ngày. Với mặt hàng bán theo mùa hay theo ngày trong tuần, tính riêng ngày thường và ngày cao điểm.
Con số thứ hai là thời gian chờ hàng, tính từ lúc đặt tới lúc hàng nằm trên kệ, không phải từ lúc nhà cung cấp hứa. Nếu nhà cung cấp hứa giao sau hai ngày nhưng thực tế thường là ba, dùng con số ba.
Con số thứ ba là phần đệm, để phòng những ngày bán nhiều bất thường hoặc hàng về trễ. Mặt hàng mà thiếu là tiệm phải dừng thì đệm nhiều hơn, mặt hàng dễ mua bù ngoài chợ thì đệm ít.
Ví dụ minh hoạ: một quán dùng mỗi ngày khoảng bốn bao gạo, nhà cung cấp giao sau hai ngày, và chủ muốn đệm thêm hai bao. Điểm gọi hàng lại là bốn nhân hai cộng hai, tức mười bao. Còn mười bao là gọi.
Vạch trên kệ: để ai nhìn cũng biết khi nào đặt
Con số tính ra rồi, làm sao để nhân viên nhớ. Cách hiệu quả nhất mình từng thấy là đánh dấu thẳng lên kệ. Dán một vạch băng dính màu ở độ cao ứng với điểm gọi hàng lại. Khi hàng xuống dưới vạch, đó là tín hiệu.
Với hàng xếp thành chồng, có thể đặt một tấm thẻ màu ở giữa chồng, đúng vị trí bao thứ mười chẳng hạn. Khi lấy tới tấm thẻ, người lấy mang thẻ ra quầy hoặc chụp gửi người đặt hàng.
Cách này có tên trong sách quản trị, nhưng bạn không cần nhớ tên. Chỉ cần nhớ ý: đừng bắt người ta phải tính, hãy để kệ tự báo.
Với hàng lạnh trong tủ, có thể dán nhãn ngay trên cửa tủ: còn ít hơn chừng này hộp thì gọi. Người mở tủ lấy hàng sẽ nhìn thấy mỗi lần.
Mặt hàng nào đáng tính kỹ, mặt hàng nào không
Không cần tính kỹ cho mọi mặt hàng. Một kho nhỏ có thể có vài trăm thứ, tính hết thì mệt và không ai duy trì. Hãy chia ra ba nhóm.
Nhóm thứ nhất là số ít mặt hàng chiếm phần lớn tiền nhập, như thịt, gạo, hạt cà phê, vải chính. Nhóm này tính kỹ, xem lại điểm gọi hàng mỗi tháng.
Nhóm thứ hai là mặt hàng rẻ nhưng thiếu thì dừng việc, như túi đựng, ly giấy, nhãn in. Nhóm này đệm rộng tay vì giữ nhiều cũng không tốn mấy.
Nhóm thứ ba là những thứ rẻ, dễ mua bù, ít quan trọng. Nhóm này để người đặt hàng tự nhìn, không cần vạch hay công thức.
Phân nhóm xong, công sức dồn vào đúng chỗ: tính kỹ cho vài chục thứ quan trọng, còn lại thì thả lỏng.
Xem lại con số khi thực tế thay đổi
Lượng dùng thay đổi theo mùa, theo món mới, theo số khách. Thời gian chờ thay đổi khi đổi nhà cung cấp hay vào mùa mưa. Điểm gọi hàng tính một lần rồi để nguyên cả năm sẽ sai dần.
Nhịp hợp lý là xem lại mỗi tháng với nhóm mặt hàng quan trọng nhất, và ngay khi có thay đổi lớn như thêm món, đổi nhà cung cấp, vào mùa Tết.
Dấu hiệu cần xem lại sớm: một mặt hàng hết hai lần trong tháng dù đã đặt đúng lúc chạm vạch, tức vạch đang thấp quá. Hoặc một mặt hàng luôn còn rất nhiều khi hàng mới về, tức vạch đang cao quá.
Tồn kho vừa đủ không phải một con số cố định, mà là một thói quen nhìn và chỉnh. Trong kho của bạn lúc này, mặt hàng nào đang không có ai biết khi nào phải gọi thêm?
Câu hỏi thường gặp
Điểm gọi hàng lại là gì?
Là mức tồn kho mà khi hàng giảm xuống tới đó thì phải đặt hàng ngay. Nó bằng lượng dùng mỗi ngày nhân số ngày chờ hàng về, cộng thêm một phần đệm cho những ngày bán nhiều bất thường.
Tồn kho đệm nên nhiều hay ít?
Tuỳ mức quan trọng và độ ổn định của nhà cung cấp. Mặt hàng mà thiếu là phải dừng bán hoặc nhà cung cấp hay trễ thì đệm nhiều hơn. Mặt hàng dễ mua bù hoặc dễ hỏng thì đệm ít.
Có cần phần mềm quản lý kho để tính điểm gọi hàng?
Không bắt buộc. Với cửa hàng nhỏ, tính bằng tay cho vài chục mặt hàng quan trọng và đánh dấu vạch trên kệ là đủ. Phần mềm giúp khi số mặt hàng nhiều và thay đổi thường xuyên.
Làm sao biết lượng dùng mỗi ngày của một mặt hàng?
Lấy lượng tồn đầu kỳ cộng lượng nhập trong kỳ trừ lượng tồn cuối kỳ, rồi chia cho số ngày. Nên tính trong vài tuần và tách ngày thường với ngày cao điểm.
Hàng tươi có áp dụng điểm gọi hàng lại được không?
Với hàng tươi đặt mỗi ngày, cách làm hợp hơn là đặt theo lượng dự kiến bán ngày mai trừ lượng còn lại tối nay. Điểm gọi hàng lại phù hợp nhất với hàng để được vài ngày trở lên.
