Giao ban đầu ca năm phút chỉ cần bốn chuyện: hôm nay có gì khác thường, món hay hàng nào đang thiếu hoặc cần bán nhiều, ai đứng vị trí nào, và một điều cả ca cùng để ý trong ngày. Đứng nói, không ngồi, và kết thúc đúng giờ. Mọi chuyện khác, để dành cho lúc khác.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Giao ban đầu ca là thứ nhiều tiệm có trên giấy mà ít tiệm làm cho ra hồn. Hoặc bị bỏ vì bận, hoặc kéo dài thành buổi trách móc. Tập này mình kể cách giữ nó ngắn, đều, và có ích, để cả ca bước vào giờ mở cửa cùng một nhịp.
Vì sao năm phút đầu ca đáng giá hơn một buổi họp dài?
Những thông tin quan trọng nhất cho một ca làm việc thường rất ngắn: hôm nay có đoàn khách đặt bàn lúc mười hai giờ, hết cá từ hôm qua chưa về, máy pha cà phê đang yếu áp. Nếu không nói ra, mỗi người phát hiện một lần, và mỗi lần là một lúng túng trước mặt khách.
Năm phút này làm cho cả ca biết cùng một điều vào cùng một lúc. Nó thay cho hàng chục câu hỏi nhỏ trong ca, kiểu ơ, hôm nay còn món cá không chị.
Nó cũng là khoảnh khắc chuyển trạng thái. Người vừa tới còn mang theo chuyện kẹt xe, chuyện ở nhà. Năm phút đứng cùng nhau giúp mọi người bước vào vai trò của mình.
Còn họp dài thì thường không ai nhớ gì, vì thông tin quan trọng bị chôn giữa những chuyện không liên quan tới ca hôm nay.
Bốn chuyện cần nói, theo đúng thứ tự
Chuyện thứ nhất là hôm nay có gì khác thường: khách đặt bàn lớn, đơn giao số lượng nhiều, có người mới vào làm, có thợ tới sửa máy, trời dự báo mưa to. Những gì khiến hôm nay khác hôm qua.
Chuyện thứ hai là hàng hoá: món nào hết, món nào sắp hết, món nào cần bán nhiều vì nguyên liệu sắp hết hạn dùng. Nhân viên phục vụ biết trước thì gợi ý cho khách đúng, không phải xin lỗi sau khi khách đã gọi.
Chuyện thứ ba là ai đứng đâu. Ai thu ngân, ai chạy bàn khu trong, ai lo đơn giao, ai là trưởng ca. Nói ra thành tiếng giúp tránh hai người cùng làm một việc còn một việc không ai làm.
Chuyện thứ tư là một điều cả ca cùng để ý hôm nay. Chỉ một điều thôi: hôm qua có hai bàn phàn nàn canh nguội, hôm nay để ý bưng canh ra ngay. Một điều thì nhớ được, năm điều thì quên cả năm.
Những chuyện nên để ra ngoài giao ban
Phê bình cá nhân không thuộc về giao ban. Nói lỗi của một người trước mặt cả ca, ngay trước giờ mở cửa, là cách chắc chắn để người đó làm việc tệ cả ngày. Chuyện riêng thì nói riêng.
Những thảo luận cần nhiều ý kiến, như đổi quy trình hay đổi thực đơn, cũng không hợp. Năm phút không đủ để bàn, và bàn dở dang thì sinh thêm hoang mang. Có thể nhắc ngắn là tuần này sẽ có buổi bàn riêng.
Chuyện doanh thu chi tiết, chuyện khó khăn tài chính của tiệm, cũng không nên đem ra đầu ca. Nó làm mọi người lo mà không giúp gì cho việc phục vụ trong vài giờ tới.
Nếu có chuyện gì cần hơn năm phút, đó là tín hiệu cần một buổi khác, không phải lý do để kéo dài giao ban.
Đứng, đúng giờ, và luân phiên người nói
Giao ban nên đứng, không ngồi. Đứng thì tự nhiên ngắn. Ngồi xuống là bắt đầu có người rót trà, có người hỏi chuyện ngoài lề.
Chọn một giờ cố định, ví dụ mười lăm phút trước khi mở cửa, và bắt đầu đúng giờ dù chưa đủ người. Người đến muộn sẽ hỏi lại đồng nghiệp, và lần sau tự khắc đến sớm hơn.
Người điều khiển không nhất thiết lúc nào cũng là chủ hay quản lý. Luân phiên cho trưởng ca hoặc từng người nói phần của mình giúp mọi người có trách nhiệm hơn. Bếp nói về món, phục vụ nói về khu bàn.
Có thể dùng một tờ giấy nhỏ ghi sẵn bốn mục, điền vào trước giao ban. Người điều khiển đọc từ đó, không phải nhớ.
Một chi tiết nhỏ mà hiệu quả: đứng ở đúng chỗ làm việc, như giữa bếp hay cạnh quầy, chứ không đứng ở phòng nghỉ. Nói xong là mỗi người bước vào vị trí ngay, không có khoảng lơ là giữa họp và làm.
Giữ giao ban sống qua nhiều tháng
Giao ban thường chết dần theo một kiểu: những ngày bận bị bỏ, rồi những ngày vắng cũng bỏ vì thấy không có gì để nói. Hãy giữ nó cả những ngày tưởng không có gì. Những ngày đó chỉ mất hai phút, nhưng giữ được nếp.
Thỉnh thoảng hỏi cả ca: giao ban có giúp gì không, có chuyện gì nên nói mà chưa nói. Nhân viên thường có ý hay, như đề nghị thêm phần khách quen hôm nay có sinh nhật.
Kết thúc giao ban bằng một câu tích cực ngắn. Không phải khẩu hiệu, chỉ là một lời ghi nhận thật: hôm qua ca tối làm rất tốt với đoàn khách lớn.
Năm phút mỗi ngày nhân với cả năm là một khoảng thời gian đáng kể. Dùng đúng cách, đó là khoảng thời gian có ích nhất trong ngày. Sáng mai, điều duy nhất bạn muốn cả ca để ý là gì?
Câu hỏi thường gặp
Giao ban đầu ca khác họp nhân viên hàng tuần thế nào?
Giao ban đầu ca ngắn, chỉ nói những gì cần cho ca hôm nay. Họp hàng tuần dài hơn, để nhìn lại và bàn chuyện cần nhiều ý kiến như đổi quy trình. Hai loại không nên thay thế nhau.
Tiệm chỉ ba bốn người có cần giao ban không?
Vẫn có ích, dù chỉ hai ba phút. Nhóm nhỏ dễ nghĩ ai cũng biết rồi, nhưng thông tin như món hết hay khách đặt bàn vẫn thường bị lỡ.
Có nên giao ban cả ca chiều lẫn ca sáng?
Nên, mỗi ca một lần lúc bắt đầu. Ca chiều có thể nghe thêm vài điều từ ca sáng như món đã hết, sự cố đã xảy ra.
Làm gì khi giao ban cứ bị kéo dài?
Dùng tờ giấy bốn mục, đứng thay vì ngồi, và hẹn một buổi khác cho chuyện cần bàn lâu. Người điều khiển cần mạnh dạn nói chuyện này mình bàn sau nhé.
Có nên nhắc lỗi trong giao ban?
Có thể nhắc lỗi chung của cả ca như canh nguội, dưới dạng một điều cần để ý. Không nên nêu lỗi của một cá nhân trước mặt mọi người, hãy nói riêng sau.
