Xếp lịch ca cho nhân viên bán thời gian gọn nhất là thế này: thu lịch rảnh của mọi người trước một hạn cố định, dựng khung ca theo lượng khách dự kiến chứ không theo giờ mở cửa, giữ vài người nòng cốt cho giờ cao điểm, công bố lịch sớm, và có luật đổi ca rõ ràng. Phần khó không nằm ở bảng tính, mà ở việc giữ luật khi ai cũng có lý do riêng.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Quán trà, quán cà phê, cửa hàng tiện lợi ở thành phố sống nhờ sinh viên làm bán thời gian. Họ nhanh nhẹn, dễ thương, và lịch học thì thay đổi mỗi học kỳ. Tập này mình kể cách xếp lịch không bị bể mỗi tuần.
Dựng khung ca theo lượng khách chứ không theo giờ mở cửa
Sai lầm hay gặp là chia đều ngày thành hai hoặc ba ca bằng nhau, mỗi ca số người như nhau. Nhưng khách không tới đều. Quán trà gần trường có thể vắng buổi sáng, đông từ chiều tới tối. Quán cà phê văn phòng thì đông sáng sớm và trưa.
Hãy nhìn số đơn theo giờ trong vài tuần, rồi vẽ khung: giờ nào cần một người, giờ nào cần hai, giờ nào cần ba. Từ đó mới chia ca. Có thể có ca ngắn ba tiếng đúng giờ cao điểm chiều, bên cạnh ca dài cho người trực chính.
Ca ngắn lại hợp với sinh viên, vì họ có thể đi làm sau giờ học mà không phải bỏ tiết. Nhiều quán tìm người dễ hơn hẳn khi có ca ngắn.
Khung ca nên ổn định trong một khoảng dài, chỉ đổi khi lượng khách đổi rõ. Người làm quen khung thì đăng ký lịch nhanh hơn.
Thu lịch rảnh trước một hạn cố định
Mỗi tuần, hoặc mỗi hai tuần, mọi người gửi lịch rảnh trước một hạn, ví dụ tối thứ năm cho lịch tuần sau. Ai gửi trễ thì được xếp vào chỗ còn trống. Luật này nghe cứng, nhưng thiếu nó, người xếp lịch sẽ phải sửa đi sửa lại tới tận chủ nhật.
Nên có một mẫu gửi lịch thống nhất: một bảng các ca trong tuần, mỗi người đánh dấu ca nào làm được, ca nào không. Nhận lịch qua tin nhắn tự do, mỗi người viết một kiểu, là cơn ác mộng của người xếp.
Đầu mỗi học kỳ, xin luôn thời khoá biểu hoặc lịch cố định của từng người, và lịch thi dự kiến nếu có. Biết trước mùa thi giúp bạn tuyển thêm người hoặc chuẩn bị ca thay trước vài tuần, thay vì bị động khi cả nhóm cùng xin nghỉ.
Cũng nên hỏi mỗi người muốn làm khoảng bao nhiêu ca một tuần. Có người cần nhiều ca vì cần thu nhập, có người chỉ muốn vài ca. Xếp theo mong muốn đó giữ người lâu hơn.
Giữ người nòng cốt cho giờ cao điểm
Không phải ai cũng làm được giờ cao điểm như nhau. Người mới vào tuần đầu mà đứng ca đông khách thì cả ca chậm. Nên mỗi ca cao điểm cần ít nhất một người nòng cốt, đã làm lâu, biết xử lý khi máy hỏng hay khách phàn nàn.
Người nòng cốt thường là người làm lâu nhất hoặc đã được đào tạo làm trưởng ca. Họ nên được ưu tiên chọn ca trước, và có thể được trả thêm cho vai trò này. Cụ thể trả thế nào là chuyện của từng tiệm.
Khi xếp lịch, hãy điền người nòng cốt vào các ca cao điểm trước, rồi mới điền những người còn lại. Làm ngược lại, bạn dễ có một ca tối thứ bảy toàn người mới.
Đồng thời, xếp người mới làm cùng ca với người nòng cốt trong vài tuần đầu. Đó là cách đào tạo rẻ và tự nhiên nhất.
Công bố lịch sớm và luật đổi ca
Lịch nên được công bố sớm, vài ngày trước khi tuần mới bắt đầu. Sinh viên cũng cần sắp xếp học, làm thêm chỗ khác, việc gia đình. Lịch công bố trễ làm họ khó xoay và dễ bỏ ca.
Luật đổi ca nên đơn giản: muốn đổi ca thì tự tìm người thay có cùng kỹ năng, báo quản lý trước một khoảng thời gian nhất định, và chỉ đổi khi quản lý đồng ý. Người đổi chịu trách nhiệm tới khi có người nhận.
Ghi rõ những ca không được đổi tự do, như ca của người nòng cốt giờ cao điểm, để không ai tự ý đổi người mới vào thay.
Và phải công bằng. Nếu người này được đổi dễ dàng còn người kia thì không, cả nhóm sẽ thấy ngay, và tin tưởng mất đi nhanh hơn bất kỳ lịch sai nào.
Khi lịch bị vỡ và cách giữ bình tĩnh
Dù xếp kỹ thế nào, lịch vẫn sẽ vỡ: có người ốm, có người thi bù đột xuất. Chuẩn bị trước một danh sách vài người sẵn sàng nhận thêm ca khi được gọi. Hỏi trước xem ai muốn vào danh sách đó.
Khi phải gọi người làm thêm, gọi theo vòng để không dồn một người mãi. Ghi lại ai đã nhận ca gấp để lần sau ưu tiên họ khi họ cần đổi ca.
Để ý những ai hay bỏ ca vào phút chót. Một hai lần là chuyện đời. Thành thói quen thì cần nói chuyện rõ ràng, vì người khác đang phải gánh thay.
Một bảng lịch tốt không phải bảng không bao giờ sửa, mà là bảng mà ai cũng biết cách sửa khi cần. Tuần này, tiệm bạn công bố lịch trước bao nhiêu ngày?
Câu hỏi thường gặp
Nên xếp lịch theo tuần hay theo tháng cho nhân viên bán thời gian?
Với sinh viên, xếp theo tuần hoặc hai tuần thường hợp hơn vì lịch học và lịch thi thay đổi. Có thể giữ một khung cố định cho cả học kỳ và chỉ chỉnh từng tuần.
Làm sao xử lý khi nhiều nhân viên cùng xin nghỉ mùa thi?
Xin lịch thi dự kiến từ đầu học kỳ để biết trước, tuyển thêm người hoặc nhờ nhân viên không đi học tăng ca trong giai đoạn đó. Có thể rút gọn giờ mở cửa hoặc thực đơn trong vài ngày cao điểm thi.
Ca làm bán thời gian nên dài bao lâu?
Tuỳ lượng khách và mong muốn của nhân viên. Ca ngắn khoảng ba đến bốn tiếng hợp với sinh viên và giờ cao điểm, còn ca dài hợp với người trực chính. Kết hợp cả hai thường hiệu quả hơn.
Có nên cho nhân viên tự đổi ca với nhau?
Nên cho, nhưng có luật: người thay phải có cùng kỹ năng, phải báo trước và được quản lý đồng ý. Không có luật thì dễ xảy ra ca cao điểm toàn người mới.
Dùng phần mềm xếp lịch có cần thiết không?
Với vài người, một bảng tính chung hoặc bảng giấy là đủ. Khi có từ khoảng mười người trở lên và đổi ca thường xuyên, công cụ xếp lịch giúp đỡ tốn thời gian hơn.
