Xưởng nhỏ không cần và thường không đủ sức kiểm từng sản phẩm. Cách thực tế hơn là lấy mẫu: rút ngẫu nhiên vài sản phẩm từ mỗi mẻ hoặc mỗi khoảng thời gian, kiểm theo một bảng tiêu chí có sẵn mẫu chuẩn để so, và có luật rõ ràng khi mẫu không đạt, chẳng hạn dừng mẻ đó lại để kiểm kỹ hơn trước khi giao đi.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Ở loạt bài trước mình nói về việc đếm hàng lỗi trong xưởng. Tập này là tấm lưới cuối cùng trước khi hàng rời xưởng: làm sao bắt được lỗi trước khi nó tới tay khách, mà không cần một đội kiểm tra đông người.
Vì sao lấy mẫu mà không kiểm hết?
Kiểm từng sản phẩm nghe chắc ăn, nhưng với xưởng làm vài trăm hũ tương, vài trăm chiếc áo mỗi ngày, việc đó tốn thời gian ngang một khâu sản xuất. Và người kiểm hàng trăm sản phẩm giống hệt nhau sẽ mỏi mắt, bỏ sót nhiều hơn người ta nghĩ.
Có những kiểu kiểm không làm với từng sản phẩm được, vì kiểm xong là hỏng: nếm thử, mở nắp, cắt đôi xem bên trong. Với những kiểu này, lấy mẫu là cách duy nhất.
Lấy mẫu dựa trên một giả định đơn giản: nếu cả mẻ làm cùng nguyên liệu, cùng máy, cùng người, thì vài sản phẩm ngẫu nhiên phản ánh khá tốt cả mẻ. Khi mẫu có lỗi, rất có thể nhiều sản phẩm khác cũng có.
Lấy mẫu không bắt được mọi lỗi lẻ tẻ. Nó bắt được lỗi hệ thống, loại lỗi làm hỏng cả mẻ, và đó là loại lỗi đắt nhất.
Rút mẫu thế nào cho thật sự ngẫu nhiên?
Chữ ngẫu nhiên rất quan trọng. Nếu người kiểm luôn lấy sản phẩm ở trên cùng, hoặc cái đầu tiên ra khỏi máy, mẫu sẽ không đại diện. Sản phẩm đầu mẻ thường khác sản phẩm giữa mẻ, vì máy chưa ổn định.
Cách đơn giản: chia mẻ thành đầu, giữa, cuối, và lấy mẫu từ cả ba. Hoặc lấy theo giờ, mỗi giờ rút một vài sản phẩm bất kỳ trên chuyền.
Số lượng mẫu tuỳ quy mô và mức rủi ro. Với sản phẩm ảnh hưởng sức khoẻ như thực phẩm, lấy nhiều hơn và thường hơn. Các phương pháp lấy mẫu chuẩn có bảng tính số lượng theo cỡ lô, nếu cần làm bài bản thì nên hỏi người có chuyên môn về quản lý chất lượng.
Ghi rõ mẫu lấy từ mẻ nào, lúc nào, ai lấy. Không có ghi chép thì khi có phàn nàn từ khách, bạn không truy lại được.
Với thực phẩm, nhiều xưởng còn giữ lại một vài sản phẩm của mỗi mẻ trong một thời gian sau khi giao, gọi là mẫu lưu. Nếu khách phản ánh, xưởng mở mẫu lưu cùng mẻ ra kiểm để biết lỗi nằm ở mẻ hay ở khâu vận chuyển, bảo quản sau đó. Thời gian giữ mẫu lưu bao lâu nên hỏi cơ quan an toàn thực phẩm.
Bảng tiêu chí và mẫu chuẩn để so
Người kiểm cần biết thế nào là đạt. Viết ra một bảng tiêu chí ngắn cho mỗi sản phẩm: màu, độ đặc, độ kín nắp, nhãn dán thẳng, khối lượng nằm trong khoảng nào, đường may đều, không chỉ thừa.
Với những tiêu chí khó diễn đạt bằng lời như màu sắc hay độ bóng, giữ một mẫu chuẩn ngay tại bàn kiểm. Người kiểm so sản phẩm với mẫu chuẩn, không so với trí nhớ.
Giữ thêm một mẫu không đạt đặc trưng cho mỗi lỗi hay gặp, dán nhãn lỗi. Người mới nhìn mẫu lỗi là hiểu ngay phải tìm gì.
Mẫu chuẩn cũng cần thay khi hết hạn hoặc phai màu. Ghi ngày lên mẫu chuẩn.
Với thực phẩm, các tiêu chí liên quan an toàn như nhiệt độ, độ kín, hạn dùng in trên nhãn nên theo hướng dẫn của cơ quan an toàn thực phẩm.
Luật khi mẫu không đạt
Phần quan trọng nhất của lấy mẫu là biết làm gì khi mẫu lỗi. Nếu không có luật, người kiểm sẽ lưỡng lự, và hàng vẫn được giao vì đơn đang gấp.
Một luật đơn giản: một mẫu lỗi thì lấy thêm mẫu từ mẻ đó. Nếu mẫu thêm vẫn lỗi, dừng giao cả mẻ, kiểm từng sản phẩm hoặc xử lý lại. Đồng thời báo cho khâu sản xuất để tìm nguyên nhân trước khi làm mẻ tiếp.
Người kiểm cần có quyền dừng mẻ mà không cần hỏi ai. Nếu họ phải xin phép chủ, và chủ đang bận, hàng sẽ đi.
Mỗi lần dừng mẻ, ghi lại lý do và cách xử lý. Theo thời gian, bạn thấy lỗi nào hay làm hỏng cả mẻ, và đó là chỗ cần tìm nguyên nhân gốc.
Giữ việc lấy mẫu đều đặn khi xưởng bận
Lấy mẫu thường bị bỏ đầu tiên khi xưởng bận, vì nó không làm ra thêm sản phẩm nào. Nhưng chính lúc bận là lúc dễ sai nhất: đổi nguyên liệu vội, người mới đứng máy, máy chạy liên tục.
Gắn việc lấy mẫu vào lịch cố định, như mỗi giờ hoặc mỗi mẻ, và giao cho một người cụ thể. Nếu người đó bận, người thay thế đã được chỉ định.
Chia sẻ kết quả kiểm mẫu hằng tuần với xưởng. Mẻ nào đạt hết, mẻ nào phải dừng, vì sao. Người làm thấy kết quả thì cẩn thận hơn.
Một hũ tương lỗi mở ra trong bếp của khách có thể mất một khách hàng lâu năm. Vài phút lấy mẫu mỗi mẻ là cái giá rất rẻ để tránh chuyện đó. Ở xưởng bạn, người kiểm hàng có quyền dừng một mẻ mà không cần hỏi ai không?
Câu hỏi thường gặp
Lấy mẫu kiểm chất lượng là gì?
Là rút một số sản phẩm ngẫu nhiên từ mỗi mẻ hoặc mỗi khoảng thời gian để kiểm theo tiêu chí, thay vì kiểm từng sản phẩm. Cách này phát hiện tốt những lỗi làm hỏng cả mẻ.
Nên lấy bao nhiêu mẫu mỗi mẻ?
Tuỳ cỡ mẻ và mức rủi ro của sản phẩm. Thực phẩm và sản phẩm ảnh hưởng sức khoẻ nên lấy nhiều hơn. Nếu cần làm bài bản, nên tham khảo người có chuyên môn về quản lý chất lượng.
Mẫu chuẩn là gì và giữ thế nào?
Là một sản phẩm đạt yêu cầu được giữ lại tại bàn kiểm để so sánh màu sắc, hình dáng, độ hoàn thiện. Ghi ngày lên mẫu và thay khi mẫu cũ phai màu hoặc hết hạn.
Mẫu không đạt thì làm gì?
Lấy thêm mẫu từ mẻ đó. Nếu vẫn lỗi, dừng giao cả mẻ để kiểm kỹ hoặc xử lý lại, và báo khâu sản xuất tìm nguyên nhân trước khi làm mẻ tiếp.
Ai nên có quyền dừng một mẻ hàng?
Người được giao kiểm chất lượng nên có quyền này mà không cần xin phép. Nếu phải hỏi chủ trong lúc đang gấp, hàng lỗi rất dễ vẫn được giao đi.
