Chi phí vận hành lặt vặt rò rỉ qua những thứ không ai để ý: bếp gas để lửa to khi không nấu, máy lạnh chạy lúc quán vắng, vòi nước rỉ cả đêm, găng tay và hộp nhựa dùng một lần xài hoang. Chặn được bằng ba việc: ghi chỉ số điện, gas, nước mỗi tuần để thấy bất thường, gắn việc tắt mở vào danh sách kiểm tra, và giao cho mỗi khoản một người phụ trách.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Không ai phá sản vì một vòi nước rỉ. Nhưng rất nhiều cửa hàng nhỏ để mất một khoản đáng kể mỗi tháng qua hàng chục cái rỉ nhỏ như thế. Tập này mình không bàn chuyện cắt lương hay cắt chất lượng, mình bàn những khoản mà bỏ đi chẳng ai tiếc.
Vì sao chi phí lặt vặt khó thấy?
Chi phí lớn như tiền thuê, lương, nguyên liệu thì ai cũng nhìn. Chi phí lặt vặt thì nằm rải rác trong nhiều hoá đơn nhỏ, mỗi cái trông chẳng đáng bao nhiêu.
Nó cũng không có người chịu trách nhiệm. Máy lạnh không phải của ai, bếp gas ai đứng thì người đó vặn, đồ dùng một lần thì ai cũng lấy. Không ai thấy mình phải để ý.
Và nó tăng dần một cách im lặng. Hoá đơn điện tháng này cao hơn tháng trước một chút, người ta nghĩ do trời nóng. Sang tháng sau lại cao hơn một chút nữa.
Muốn thấy, phải biến nó thành con số và gắn nó với một người.
Có một cách nhìn nhanh: lấy hoá đơn điện, nước, gas và tiền mua đồ dùng một lần của ba tháng gần nhất, chia cho số khách hoặc số đơn của từng tháng. Nếu chi phí trên mỗi khách cứ nhích lên trong khi cách làm không đổi, đó là dấu hiệu có chỗ rò mà mình chưa thấy, và đáng bỏ một buổi đi tìm.
Ghi chỉ số điện, gas, nước mỗi tuần
Hoá đơn tháng tới quá chậm để phát hiện chuyện gì. Cách nhanh hơn là tự ghi chỉ số công tơ điện, đồng hồ nước mỗi tuần vào cùng một ngày, cùng một giờ. Với gas, ghi số bình đã thay và ngày thay.
Chia cho số ngày để ra mức dùng bình quân mỗi ngày trong tuần. So các tuần với nhau, và so với số khách hoặc doanh thu tuần đó.
Khi mức dùng tăng mà số khách không tăng, có gì đó đang rò. Đồng hồ nước chạy vào ban đêm khi quán đóng cửa là dấu hiệu rõ nhất của rò rỉ đường ống hoặc vòi rỉ.
Một mẹo kiểm tra rò nước: tối đóng cửa ghi chỉ số, sáng mở cửa trước khi ai dùng nước thì ghi lại. Nếu số tăng, có chỗ rò.
Tắt mở theo danh sách, không theo trí nhớ
Phần lớn điện và gas lãng phí là do quên tắt hoặc bật quá sớm. Máy lạnh bật từ lúc mở cửa dù trưa mới có khách. Đèn biển bật cả ngày. Bếp gas để lửa liu riu giữa hai đợt nấu.
Đưa những việc này vào danh sách kiểm tra mở cửa và đóng cửa đã nói ở tập đầu: bật máy lạnh khu nào lúc mấy giờ, tắt đèn biển khi trời sáng, tắt bếp khi không nấu.
Với bếp gas, thói quen nhỏ tiết kiệm nhiều: đậy nắp nồi khi đun, chỉnh lửa vừa đáy nồi, không để lửa trùm ra ngoài thành nồi, tắt hẳn thay vì để liu riu nếu nghỉ lâu.
Kiểm tra định kỳ các thiết bị: gioăng cửa tủ mát bị hở làm tủ chạy liên tục, lưới lọc máy lạnh bẩn làm máy tốn điện hơn. Chuyện sửa chữa thiết bị điện nên nhờ thợ có chuyên môn.
Đồ dùng một lần: nhỏ mà nhiều
Găng tay, hộp nhựa, túi, ống hút, khăn giấy, màng bọc thực phẩm. Mỗi thứ rẻ, nhưng cộng lại mỗi tháng là cả một khoản, và rất dễ xài hoang.
Tính mức dùng hợp lý theo số đơn: mỗi đơn mang đi cần bao nhiêu hộp, bao nhiêu túi. So với lượng thực tế đã dùng trong tuần. Nếu dùng nhiều hơn hẳn, có thể nhân viên đang dùng dư, hoặc dùng cho việc khác.
Để đồ dùng một lần ở chỗ lấy vừa đủ cho ca, phần còn lại cất trong kho. Khi nguồn cung bày ra ngay trước mặt không giới hạn, người ta lấy nhiều hơn cần.
Hướng dẫn cụ thể: đơn một món dùng túi nhỏ, không bọc hai lớp túi, hỏi khách trước khi cho ống hút và thìa nhựa. Vừa đỡ chi phí vừa bớt rác.
Giao mỗi khoản một người, và chia phần tiết kiệm
Giao cho mỗi khoản chi phí lặt vặt một người để ý: một người ghi chỉ số điện nước, một người theo dõi đồ dùng một lần, bếp trưởng lo gas. Không phải để trách khi tăng, mà để có người nhìn thấy.
Chia sẻ con số với cả tiệm mỗi tháng. Khi mọi người thấy tháng này tiết kiệm được một khoản nhờ tắt máy lạnh đúng giờ, họ sẽ tự giữ thói quen.
Nếu có thể, dành một phần khoản tiết kiệm được cho quỹ chung của nhân viên. Người làm có lợi thì người làm tự để ý, không cần chủ nhắc.
Cắt chi phí lặt vặt không phải là keo kiệt. Đó là chặn những khoản không mang lại gì cho khách cũng không mang lại gì cho người làm. Tối nay đóng cửa, bạn thử ghi chỉ số đồng hồ nước xem sáng mai có nhảy số không nhé.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí nào trong cửa hàng hay bị rò rỉ nhất?
Thường là điện do máy lạnh và thiết bị để chạy không cần thiết, gas do để lửa to hoặc liu riu khi không nấu, nước do vòi và đường ống rỉ, và đồ dùng một lần do lấy dư.
Làm sao biết đường ống nước bị rò?
Ghi chỉ số đồng hồ nước lúc đóng cửa và lúc mở cửa hôm sau trước khi ai dùng nước. Nếu số tăng thì có chỗ rò, nên gọi thợ kiểm tra.
Có nên tắt tủ mát ban đêm để tiết kiệm điện?
Không nên với tủ chứa thực phẩm vì ảnh hưởng an toàn thực phẩm. Tiết kiệm bằng cách giữ gioăng cửa kín, không mở tủ lâu và vệ sinh dàn nóng định kỳ.
Tiết kiệm đồ dùng một lần có làm khách khó chịu?
Không, nếu làm hợp lý như hỏi khách trước khi đưa ống hút và thìa nhựa, dùng túi vừa cỡ. Nhiều khách còn đánh giá cao việc giảm rác.
Có nên thưởng nhân viên khi tiết kiệm được chi phí?
Nhiều cửa hàng dành một phần khoản tiết kiệm cho quỹ chung của nhân viên. Cách này giúp mọi người tự giữ thói quen tốt mà không cần nhắc.
