Hao hụt kho ở quán ăn và cửa hàng nhỏ thường đến từ bốn nguồn: hàng hỏng vì bảo quản không đúng, ghi chép sai, lấy dùng mà không ghi, và mất cắp. Nhận ra nó bằng cách mỗi tuần so lượng lẽ ra phải còn với lượng thật còn cho vài mặt hàng chính. Còn chặn thì phải chặn đúng nguồn, vì sửa nhầm nguồn chỉ làm mọi người khó chịu mà hao hụt vẫn còn.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Nói tới hao hụt, nhiều chủ nghĩ ngay tới chuyện nhân viên lấy cắp. Có lúc đúng, nhưng theo những gì mình thấy ở nhiều cửa hàng nhỏ, phần lớn hao hụt đến từ những thứ bình thường hơn nhiều. Tập này mình đi qua từng nguồn, và cách nhận ra mà không làm mất lòng người làm tốt.
So lượng lẽ ra còn với lượng thật còn
Công cụ căn bản nhất là một phép so đơn giản. Lấy tồn đầu tuần, cộng hàng nhập trong tuần, trừ lượng đã dùng theo sổ bán, ra lượng lẽ ra phải còn. Đếm lượng thật còn. Hiệu số là hao hụt.
Với quán ăn, lượng đã dùng tính theo số phần bán nhân định lượng mỗi phần. Ví dụ bán một trăm bát, mỗi bát một lượng thịt đã chuẩn hoá, thì lẽ ra đã dùng chừng ấy thịt. Đây là chỗ chuẩn hoá định lượng trở nên cực kỳ có ích.
Chỉ làm cho vài mặt hàng chính, những thứ đắt nhất và hay lệch nhất. Làm cho mọi thứ thì không ai theo nổi.
Theo dõi hiệu số qua nhiều tuần. Một tuần lệch nhiều có thể là sai sót. Tuần nào cũng lệch, và lệch tăng dần, là có nguồn hao hụt cần tìm.
Nguồn thứ nhất: hỏng vì bảo quản
Rau héo vì để ngoài tủ lâu, thịt hỏng vì tủ mát không đủ lạnh, bột bị ẩm mốc vì bao mở không buộc kín, bánh khô vì quên đậy. Đây thường là nguồn hao hụt lớn nhất ở quán ăn, và cũng dễ sửa nhất.
Dấu hiệu là thùng rác bếp. Nhìn thùng rác cuối ngày vài hôm liền, bạn sẽ thấy thứ gì đang bị bỏ nhiều.
Sửa bằng những việc cụ thể: kiểm nhiệt độ tủ mỗi sáng, có kẹp buộc miệng bao, có hộp đậy nắp, cất hàng lạnh ngay khi nhận, xoay hàng cũ ra trước.
Ghi lại mọi thứ bị bỏ vì hỏng vào một tờ giấy dán ở cạnh thùng rác. Ghi không để phạt, mà để biết. Hao hụt được ghi thì không còn là hao hụt bí ẩn.
Nguồn thứ hai và thứ ba: ghi sai và lấy dùng không ghi
Ghi sai là khi phiếu nhận hàng ghi hai mươi ký mà thực nhận mười tám, khi hàng trả lại nhà cung cấp không được trừ, khi hàng chuyển sang chi nhánh khác không ai ghi. Trên sổ hàng vẫn còn, trong kho thì không.
Lấy dùng không ghi là những thứ nhỏ nhặt: nhân viên ăn trưa bằng nguyên liệu của quán, món làm lại vì khách đổi ý, món thử công thức mới, món tặng khách quen. Tất cả đều hợp lý, chỉ là không ai ghi.
Hai nguồn này có chung một cách sửa: có chỗ để ghi, và ghi ngay. Một tờ ghi bữa ăn nhân viên, một tờ ghi món làm lại và món tặng. Kiểm phiếu nhận hàng như đã nói ở tập về nhận hàng cửa sau.
Khi những thứ này được ghi, phần hao hụt không giải thích được thu nhỏ lại rất nhiều. Và khi đó, nếu còn lại một khoản lớn, bạn mới biết mình cần nhìn vào nguồn thứ tư.
Nguồn thứ tư: mất cắp, xử lý thế nào cho đúng
Mất cắp có xảy ra, từ bên trong hoặc bên ngoài. Nhưng đừng bắt đầu bằng nghi ngờ. Một tiệm mà chủ nghi ngờ mọi người thì người làm tốt sẽ ra đi trước.
Chặn mất cắp chủ yếu bằng hệ thống chứ không bằng canh gác: kho có khoá và chỉ vài người giữ chìa, hàng giá trị cao để riêng và đếm mỗi tuần, cửa sau đóng khi không nhận hàng, người nhận hàng và người đếm kho không phải luôn là một người.
Nếu hao hụt của một mặt hàng vẫn lớn sau khi đã sửa ba nguồn kia, hãy xem mẫu hình: lệch vào ca nào, ngày nào, khi ai trực. Mẫu hình đó cho bạn manh mối, nhưng chưa phải bằng chứng.
Khi nghi có mất cắp nghiêm trọng, nên nhờ người có chuyên môn tư vấn cách xử lý đúng pháp luật, không tự ý khám xét hay buộc tội. Một lời buộc tội sai có thể gây hậu quả lớn hơn cả khoản hàng mất.
Biến việc chặn hao hụt thành việc chung của cả tiệm
Chia sẻ con số hao hụt với nhân viên theo cách tích cực: tháng này mình bỏ đi chừng này rau vì héo, tháng sau thử giảm một nửa. Người làm bếp thường có sáng kiến rất hay khi được hỏi.
Ghi nhận khi hao hụt giảm. Nếu tiệm có điều kiện, có thể chia một phần khoản tiết kiệm được cho cả ca, như một bữa liên hoan. Khi mọi người được hưởng lợi từ việc giữ gìn, họ tự giữ gìn.
Tránh treo con số hao hụt kiểu truy tìm thủ phạm. Điều đó chỉ khiến mọi người giấu những gì bị hỏng, và bạn mất hết thông tin.
Hao hụt không bao giờ về không. Nhưng giữa hao hụt biết rõ nguồn và hao hụt bí ẩn là cả một khoảng cách lớn về tiền và về không khí trong tiệm. Tuần này, thùng rác bếp nhà bạn đang nói gì với bạn?
Câu hỏi thường gặp
Hao hụt kho ở quán ăn thường do đâu nhiều nhất?
Ở nhiều quán, nguồn lớn nhất là hàng hỏng do bảo quản và phần lấy dùng không ghi như bữa nhân viên hay món làm lại, chứ không phải mất cắp. Ghi chép đầy đủ giúp thấy rõ tỷ lệ của từng nguồn.
Làm sao tính hao hụt nguyên liệu theo tuần?
Lấy tồn đầu tuần cộng hàng nhập trừ lượng lẽ ra đã dùng theo số phần bán nhân định lượng, rồi so với lượng thật đếm được. Chỉ cần làm cho vài mặt hàng chính.
Có nên cho nhân viên ăn bằng nguyên liệu của quán?
Nhiều quán cho, và đó là một phúc lợi hợp lý. Điều quan trọng là có quy định rõ và ghi lại, để nó không trở thành hao hụt không giải thích được.
Nghi nhân viên lấy hàng thì nên làm gì?
Trước hết xem lại hệ thống như khoá kho, người giữ chìa, cách nhận hàng và đếm kho. Nếu nghi ngờ nghiêm trọng, nên hỏi người có chuyên môn pháp lý trước khi làm gì, tránh tự ý buộc tội.
Có nên phạt nhân viên khi hàng bị hỏng?
Thường không nên với hỏng hóc thông thường, vì sẽ khiến mọi người giấu hàng hỏng. Nên tìm nguyên nhân như tủ yếu, cách bảo quản chưa đúng để sửa.
