Một lịch trả tiền nhà cung cấp tốt có bốn đặc điểm: gom các khoản vào một hoặc hai ngày cố định mỗi tuần, trả đúng hạn đã thoả thuận chứ không trả sớm khi chẳng được lợi gì, đối chiếu phiếu nhận hàng với hoá đơn trước khi chuyển tiền, và có thứ tự ưu tiên rõ ràng cho những tuần tiền không đủ. Làm vậy, tiền ở lại với bạn lâu nhất có thể mà uy tín vẫn nguyên vẹn.
Chào bạn, đây là Nhà Điều Hành. Ở nhiều cửa hàng nhỏ, trả tiền nhà cung cấp diễn ra rất ngẫu hứng: ai tới đòi thì trả, ai nhắn thì chuyển, có khoản trả hai lần, có khoản quên cả tháng. Tập trước mình nói về thu tiền. Tập này là chiều ngược lại.
Gom vào ngày trả tiền cố định
Thay vì trả rải rác mỗi ngày, chọn một hoặc hai ngày trong tuần làm ngày trả tiền. Mọi khoản tới hạn trong tuần được trả vào ngày đó.
Lợi ích đầu tiên là bạn nhìn thấy tổng số tiền phải trả mỗi tuần, thay vì bị những khoản nhỏ rút dần mà không để ý.
Lợi ích thứ hai là giảm nhầm lẫn. Một người phụ trách, một ngày cố định, một danh sách, thì khó trả trùng hay bỏ sót hơn nhiều so với trả lúc nào nhớ ra.
Báo cho nhà cung cấp biết ngày trả tiền của bạn. Đa số sẽ hiểu và điều chỉnh việc gửi hoá đơn cho phù hợp. Với nhà cung cấp nhỏ lấy tiền mặt khi giao hàng, có thể giữ nguyên cách đó, nhưng vẫn ghi vào sổ trong ngày.
Trả đúng hạn, không sớm, không trễ
Trả trễ làm mất uy tín, và nhà cung cấp sẽ đối xử với bạn tương ứng: giao sau khách khác khi hàng khan, bớt ưu đãi, hoặc đòi trả trước.
Nhưng trả sớm khi không có lợi gì cũng không phải là điều tốt. Mỗi ngày tiền còn trong tài khoản của bạn là một ngày bạn có thêm khả năng xoay xở nếu có chuyện bất ngờ.
Ngoại lệ là khi nhà cung cấp cho ưu đãi nếu trả sớm. Lúc đó hãy tính xem khoản ưu đãi có đáng không so với việc giữ tiền thêm vài tuần. Nếu dòng tiền đang căng, giữ tiền có khi quan trọng hơn khoản ưu đãi nhỏ.
Giữ một bảng các khoản phải trả với ngày tới hạn. Mỗi ngày trả tiền, nhìn bảng và trả những khoản tới hạn trong khoảng từ hôm nay tới ngày trả tiền tiếp theo.
Đối chiếu trước khi trả: phiếu nhận và hoá đơn
Trước khi chuyển tiền, so hoá đơn của nhà cung cấp với phiếu nhận hàng mà người của bạn đã ký. Số lượng có khớp không, giá có đúng như thoả thuận không, hàng trả lại đã được trừ chưa.
Chênh lệch nhỏ nhưng lặp lại mỗi tuần có thể thành một khoản đáng kể trong năm. Và thường nó không phải do nhà cung cấp gian lận, mà do nhầm lẫn giấy tờ ở cả hai bên.
Nếu phát hiện chênh lệch, báo cho nhà cung cấp trước ngày trả tiền và trả phần không tranh cãi đúng hạn. Đừng giữ lại toàn bộ khoản chỉ vì một dòng sai, làm vậy mất lòng không cần thiết.
Lưu phiếu nhận, hoá đơn và chứng từ chuyển tiền cùng một chỗ, theo từng nhà cung cấp. Kế toán sẽ cảm ơn bạn, và khi có tranh chấp, bạn tìm lại được ngay.
Tuần không đủ tiền: ai được trả trước?
Sẽ có những tuần tiền không đủ cho mọi khoản. Có thứ tự ưu tiên sẵn thì bạn không phải quyết trong hoảng loạn.
Nhiều người điều hành đặt lương nhân viên lên đầu, vì đó là sinh kế của người làm và niềm tin của cả tiệm. Tiếp theo là những khoản mà trễ sẽ làm dừng hoạt động, như điện, nước, và nhà cung cấp nguyên liệu chính. Các khoản thuế và nghĩa vụ theo quy định cũng cần được ưu tiên, nên hỏi kế toán về hạn và hậu quả nếu trễ.
Với những nhà cung cấp còn lại, gọi trước cho họ, nói thật tình hình, và đề nghị một ngày trả cụ thể. Nhà cung cấp được báo trước thường thông cảm hơn nhiều so với nhà cung cấp phải gọi đi đòi.
Nếu tình trạng này lặp lại nhiều tuần, đó không còn là chuyện lịch trả tiền nữa, mà là tín hiệu cần xem lại dòng tiền tổng thể như đã nói ở tập về dự báo mười ba tuần.
Giữ lịch trả tiền khi người phụ trách vắng
Nếu chỉ chủ biết khoản nào tới hạn, khi chủ đi vắng hoặc ốm, nhà cung cấp sẽ không được trả. Cần có bảng các khoản phải trả mà người được uỷ quyền đọc được và làm theo được.
Quyền chuyển tiền là chuyện nhạy cảm. Có thể để quản lý chuẩn bị danh sách và chứng từ, còn chủ duyệt và chuyển từ xa. Hoặc giao hạn mức cho quản lý, như mình sẽ nói ở loạt bài về uỷ quyền.
Mỗi tháng, xem lại tổng số tiền đã trả cho từng nhà cung cấp. Con số này hữu ích khi thương lượng: bạn biết mình là khách lớn hay nhỏ của họ.
Trả tiền đúng hẹn là một trong những cách rẻ nhất để được đối xử tốt khi thị trường khó. Tuần này, ngày trả tiền nhà cung cấp của tiệm bạn là ngày nào?
Câu hỏi thường gặp
Có nên trả tiền nhà cung cấp ngay khi nhận hàng?
Nếu đó là điều kiện của nhà cung cấp thì phải trả. Nếu được cho thời hạn, trả đúng hạn giúp tiền ở lại lâu hơn để xoay xở, trừ khi trả sớm có ưu đãi đáng kể.
Làm sao tránh trả trùng một hoá đơn?
Gom các khoản vào ngày trả cố định, một người phụ trách, đánh dấu đã trả kèm ngày và chứng từ chuyển tiền ngay trên hoá đơn hoặc bảng theo dõi.
Hoá đơn sai so với hàng nhận thì làm gì?
Báo nhà cung cấp trước ngày trả tiền, trả phần không có tranh cãi đúng hạn, và đề nghị điều chỉnh phần sai. Có phiếu nhận hàng đã ký giúp việc đối chiếu nhanh.
Khi thiếu tiền, nên ưu tiên trả khoản nào?
Nhiều người ưu tiên lương, rồi các khoản mà trễ sẽ làm dừng hoạt động như điện nước và nguyên liệu chính, cùng các nghĩa vụ theo quy định. Với nhà cung cấp khác, gọi báo trước và hẹn ngày cụ thể.
Có nên cho quản lý quyền chuyển tiền trả nhà cung cấp?
Có thể, với hạn mức rõ ràng và quy trình đối chiếu chứng từ. Hoặc quản lý chuẩn bị, chủ duyệt và chuyển. Tuỳ mức tin cậy và quy mô doanh nghiệp.
